Kurzfristige Beschäftigung: Compliance-Anforderungen für Geschäftsführer
Kurzfristige Beschäftigungen bieten Flexibilität, erfordern jedoch von Geschäftsführern präzise Kenntnisse in Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Dieser Beitrag beleuchtet die Compliance-Pflichten und gibt praxisnahe Handlungsempfehlungen.
Zuletzt aktualisiert am: 13. Juni 2025
Warum Geschäftsführer besonders gefordert sind
Kurzfristige Beschäftigungen sind ein beliebtes Mittel, um Auftragsspitzen abzufedern oder für saisonale Einsätze schnell Personal zu gewinnen. Doch gerade bei dieser vermeintlich „einfachen“ Form der Beschäftigung liegt die Verantwortung für korrekte Umsetzung bei der Geschäftsleitung – von der Vertragsgestaltung bis zur Meldung und Dokumentation. Fehler werden bei Betriebsprüfungen oder durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) schnell teuer.
Pauschalversteuerung richtig nutzen
Der Arbeitslohn von kurzfristig Beschäftigten kann entweder individuell oder pauschal versteuert werden. Die Pauschalversteuerung mit 25 % (§ 40a Abs. 1 EStG) ist für Unternehmen häufig der einfachere Weg, da sie keinen ELStAM-Abruf erfordert und keine Einkommensanrechnung beim Beschäftigten auslöst.
Voraussetzungen:
- Keine regelmäßige Wiederholung der Beschäftigung
- Maximal 18 zusammenhängende Arbeitstage
- Durchschnittlich max. 150 € pro Arbeitstag oder 19 € je Stunde
- Unvorhergesehene, sofort erforderliche Einsätze können ebenfalls pauschal versteuert werden
Die Pauschalversteuerung führt zu einer abgeltenden Wirkung – sie erspart dem Arbeitnehmer eine Versteuerung im Rahmen seiner Jahreserklärung und schützt ihn vor dem Zugriff eines höheren persönlichen Steuersatzes.
Sozialversicherung: Meldepflicht trotz Versicherungsfreiheit
Kurzfristig Beschäftigte sind in der Regel sozialversicherungsfrei. Trotzdem besteht eine vollständige Meldepflicht zur Sozialversicherung:
- Anmeldung (Grund 10) und Abmeldung (Grund 30)
- Sofortmeldung (Grund 20) in risikobehafteten Branchen wie Bau, Gastronomie, Logistik oder Sicherheitsdienst
- UV-Jahresmeldung (Grund 92) zur Berufsgenossenschaft
Achten Sie darauf, den Personengruppenschlüssel 110 und Beitragsgruppen mit „0“ korrekt anzugeben. Fehlerhafte oder fehlende Meldungen zählen zu den häufigsten Beanstandungen bei Betriebsprüfungen.
Zudem muss der Krankenversicherungsschutz des Beschäftigten dokumentiert und mit gemeldet werden:
- Kennzeichen „1“ = gesetzlich versichert
- Kennzeichen „2“ = privat oder anderweitig abgesichert
Aufzeichnungspflichten: Dokumentation ist entscheidend
Die Entgeltunterlagen müssen geordnet und in deutscher Sprache geführt werden. Sie enthalten u.a.:
- Angaben zur Beschäftigungsdauer, Vorbeschäftigungen und weiteren Jobs
- Versicherungsstatus (gesetzlich, privat, familienversichert)
- Beschäftigtenstatus (z. B. Schüler, Student)
Darüber hinaus gilt eine verpflichtende Arbeitszeiterfassung nach BAG-Rechtsprechung. Arbeitsbeginn, -ende und -dauer sind innerhalb von 7 Kalendertagen zu dokumentieren und mindestens 2 Jahre aufzubewahren.
Handlungsempfehlungen für Geschäftsführer
- Prüfen Sie vor Beschäftigungsbeginn die Voraussetzungen für die Pauschalversteuerung.
- Sorgen Sie für eine korrekte und rechtzeitige Abwicklung aller SV-Meldungen – auch bei kurzfristigen oder unregelmäßigen Einsätzen.
- Schulen Sie Ihre Personalabteilung regelmäßig zu aktuellen Anforderungen bei Minijobs und Aushilfstätigkeiten.
- Verwenden Sie geeignete Checklisten, Personalbögen und Musterverträge – z. B. von der Minijob-Zentrale.
- Dokumentieren Sie lückenlos – bei fehlenden Unterlagen droht die pauschale Nachverbeitragung.
Fazit: Kurzfristige Beschäftigung – rechtlich kein Nebenthema
Gerade weil kurzfristige Beschäftigungen flexibel und scheinbar unkompliziert sind, werden formale Pflichten oft unterschätzt. Für Geschäftsführer bedeutet das: Sorgfalt und Übersicht sind essenziell. Nur so lassen sich rechtliche Risiken und teure Nachforderungen vermeiden – und die Flexibilität bleibt ein echter Vorteil.
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