Immer mehr Firmen senken Reisekosten mit Firmenkreditkarten
Alle Reisekosten laufen auf einem Konto zusammen Wenn einer eine Reise tut – dann kann er oft das Geld vorstrecken. Das ist für Unternehmen nur auf den ersten Blick von Vorteil. Die Übersicht über die Kosten geht rasch verloren, Mitarbeiter werden sauer, wenn sie zu lange auf ihr Geld warten müssen. Abhilfe schafft die Firmenkreditkarte.
Mitarbeiter auf Geschäftsreisen
Zahlreiche Unternehmen schicken Mitarbeiter auf Geschäftsreisen. Die Kosten dafür machen in vielen Firmen einen hohen Prozentsatz der Gesamtausgaben aus. Zudem müssen Mitarbeiter die Kosten auslegen. Über die Reisekostenabrechnung können sie dies im Nachhinein vom Unternehmen zurückfordern. Bei großen Unternehmen hat man diese Praxis weitgehend zurückgefahren. Vor allem im Mittelstand ist sie weiterhin alltägliche Praxis, weiß Michael Holdkamp, Geschäftsführer der auf Geschäftsreisen spezialisierten Expert Travel GmbH in Oberhausen.
Nicht bares Geld verschenken
Dass Unternehmen, auch kleine, damit bares Geld verschenken, wüssten die wenigsten. Dies führt bei ihnen zudem zu starker Intransparenz. Auch verhindert es einen Echtzeit-Überblick über die Reisekosten. Erst nach Eingang der Reisekostenabrechnung herrscht Klarheit. Schließlich verzichten so Unternehmen und Reisende auf verschiedene Vorteile.
Bezahlt, abgerechnet und kontrolliert
Doch wie werden diese Beträge bezahlt, abgerechnet und kontrolliert? Dazu gibt es verschiedene Methoden. Mit so genannten Reisestellenkarten, Firmenkreditkarten oder Corporate Cards bieten sich für Unternehmen und Reisende interessante Vorteile, weiß Bianca Schmitz vom „baldaja“-Blog. Hier gebe es für die unterschiedlichen Phasen der Geschäftsreise verschiedene Lösungen.
TIPP: Verringern Sie den Arbeitsaufwand durch Firmenkreditkarten!
Unternehmen könnten durch deren Einsatz
- die indirekten Kosten,
- den buchhalterischen Arbeitsaufwand samt
- Controlling und
- den Aufwand auf Seiten des Reisenden selbst
drastisch verringern.
Ein Viertel Reisekosten ließen sich einsparen
Experten schätzen das Einsparungspotential auf gut ein Viertel der Gesamtkosten – und das schon ab drei Verwendern innerhalb eines Unternehmens. Die Kosten für die Firmenkreditkarten-Lösungen richten sich nach dem abgewickelten Volumen, sind aber Schmitz zufolge im Vergleich zu den Einsparungsmöglichkeiten als gering zu betrachten.
Reisestellenkonten für die Buchung
Während des Buchungsprozesses kommen so genannte Reisestellenkonten zum Einsatz. Dies sind virtuelle Kreditkarten, die mit bestimmten Firmenkonten verknüpft sind. Bucht der Reisende oder ein Reiseverantwortlicher im Unternehmen Leistungen wie Flug- oder Bahntickets, Hotels oder Mietwagen, laufen diese zentral über das gewünschte Reisestellenkonto. Bei Buchungen über ein Geschäftsreisebüro werden die Daten einmalig hinterlegt, danach werden diese automatisch für alle Buchungen verwendet.
Zentrale Abrechnung mit Aufstellung der Reisekosten
Der Vorteil liegt auf der Hand: Das Unternehmen erhält eine zentrale Abrechnung mit einer detaillierten Aufstellung der angefallenen Reisekosten und einer umfangreichen Möglichkeit der Auswertung. Das Sammeln einzelner Belege oder das Warten auf Rechnungen entfällt. Selbige werden im gewünschten Rhythmus automatisch an das Unternehmen versendet. Darüber hinaus bieten einige Anbieter längere Zahlungsziele, was Unternehmen durch einen verbesserten Cashflow ebenfalls zugutekommt.
Hinweis der Redaktion: Öffentliche Verkehrsmittel auf Geschäftsreisen nutzen!
Über einen weiteren Weg zur Reduzierung der Reisekosten berichtet „SteuerSparbrief AKTUELL“ (3/2017 März): die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel. Wer mit solchen zur Arbeit fährt, kann höhere Werbungskosten geltend machen als bei Fahrten mit dem Auto. Die entsprechenden gesetzlichen Regelungen zu einer Entfernungspauschale verstoßen laut einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) nicht gegen den verfassungsrechtlichen Gleichheitsgrundsatz.
