21.01.2020

Mit diesen 15 Tipps verbessern Sie den Umweltschutz im Büro

Kosten und Umweltschutz im Büro sind keineswegs ein Widerspruch, sofern man nicht nur die reinen Anschaffungskosten betrachtet. Manche Maßnahmen bedeuten sogar eine reine Kostenersparnis.

Laptop auf Rasen

Umweltschutz im Büro und umweltfreundliche Produkte müssen nicht automatisch die Kosten erhöhen, wie das Entscheider im Beschaffungswesen häufig glauben. Gerade eine umweltfreundliche Beschaffung kann über den gesamten Lebenszyklus hinweg einen Beitrag zur Kostensenkung leisten. Auch die Mitarbeiter an den Büroarbeitsplätzen können zum Umweltschutz im Unternehmen beitragen. Dies geschieht in vielen Fällen durch eine Verhaltensänderung der Mitarbeiter. In anderen Fällen kann die Führungsebene durch eine Veränderung der Prozesse etwas bewegen.

Umweltschutz im Büro ganzheitlich betrachten

Wie fast immer steht im Mittelpunkt des Umweltschutzes die Minimierung von Verschwendung. Dies heißt z.B., dass Papier und Reinigungsmittel nicht verschwendet, sondern möglichst vollständig genutzt und, wo dies nicht möglich ist, recycelt wird. Erst dann geht es darum, den unvermeidlichen Abfall umweltschonend zu beseitigen.

Die Vermeidung von Verschwendung steht auch im Mittelpunkt bei der Energie: Oft kann beim Betrieb von Geräten und bei der Beleuchtung erheblich Energie eingespart werden.

Neben dem Schutz der Umwelt gibt es in einem Betrieb immer ein weiteres wichtiges Argument: Geld sparen. Voraussetzung dafür ist allerdings eine gute Planung, damit die richtigen Maßnahmen ausgewählt werden und die Veränderungen nachhaltig sind.

15 Tipps für mehr Umweltschutz im Büro

Sie müssen nicht gleich auf Ökostrom umsteigen, Bio-Milch in den Kaffeeautomaten anbieten oder eine Blumenwiese vor dem Firmengrundstück pflanzen, um umweltfreundlicher zu werden. Es gibt andere Möglichkeiten, mit denen Sie gleichzeitig Geld sparen können:

  1. Kaffeeautomaten mit Alu- oder Plastikkapseln können Sie durch Vollautomaten mit einem Mahlwerk ersetzen.
  2. Sind die Balkone und Fensterbretter verwaist? Insekten freuen sich über alles, was blüht und Nahrung bietet.
  3. Prüfen Sie, ob alle Geräte auf den Energiesparmodus eingestellt sind.
  4. Ersetzen Sie stationäre PC´s nach und nach durch Laptops mit Docking-Station, externer Tastatur und Monitor. Während ein PC 350 bis 400 Watt verbrauchen kann, sind es beim Laptop unter Umständen nur 70 bis 80 Watt.
  5. Stellen Sie auf digitale Gehaltsabrechnungen um.
  6. Was muss ausgedruckt werden? Prüfen Sie, wie Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro ein Stück weiterkommen können.
  7. Die Rückseite von bedrucktem Papier kann häufig für interne Kopien benutzt werden. Das senkt den Papierverbrauch.
  8. Unterweisen Sie Ihre Mitarbeiter zu den Themen papierloses Büro, Stromsparen am Computer und Müllvermeidung – zum Beispiel ohne großen Aufwand mit einer fertig vertonten Unterweisungslösung von WEKA.
  9. Regen Sie eine zentrale Abschaltung von PC´s ab einer gewissen Uhrzeit an – nicht alle Mitarbeiter fahren jeden Tag Ihre Rechner herunter.
  10. Stellen Sie auf günstige Verbraucher wie LED um.
  11. Bewegungsmelder mit automatischer Lichtabschaltung in Räumen, die nicht ständig genutzt werden (z.B. kleine Materiallager, Teeküchen etc.) können dafür sorgen, dass nicht unnötig das Licht brennt.
  12. Diskutieren Sie mit dem Hausmanagement, welche Räume auf wieviel Grad geheizt sein müssen. Wenn man nur gelegentlich etwas holt oder nur einmal in der Woche der Praktikant einen Raum benutzt, muss dieser Raum nicht ständig geheizt sein.
  13. Hängen Sie eine Checkliste an die Bürotüren. Wer nach Hause geht, soll noch mal daran erinnert werden, dass er alle Energieverbraucher ausgeschaltet hat.
  14. Vermeiden Sie Einzelbestellungen von Büromaterialien, sondern sammeln Sie Bestellungen. Auf diese Weise werden viele Fahrten vermieden.
  15. Sorgen sie dafür, dass in den Büros überall die Möglichkeit besteht, den „Müll“, der in Wirklichkeit ja zu großen Teilen aus recyclingfähigen Materialien besteht, zu trennen.

Oder fragen Sie doch einfach mal Ihre Mitarbeiter, welche Ideen für den Umweltschutz sie haben. Sie können Mitarbeiter nämlich vor allem dadurch animieren, indem Sie nach ihrer Meinung fragen. Wichtig ist auch, dass Sie entsprechende Ideen dann umsetzen.

Klare Verantwortlichkeiten helfen

Vergeben Sie im Bereich Umweltschutz Verantwortlichkeiten. Wer sorgt am Abend dafür, dass alle Geräte ausgeschaltet sind? Verantwortet irgendjemand die Anschaffung eines Kaffeeautomaten mit Mahlwerk? Wer prüft regelmäßig die Heizkörperthermostate, ob die Einstellungen Sinn machen? Diese Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass eine Maßnahme auch umgesetzt wird und motiviert die Mitarbeiter auch dazu, sich für die Umwelt zu engagieren.

Ideenwettbewerb für mehr Umweltschutz im Büro

Es empfiehlt sich, dabei möglichst alle Mitarbeiter zu beteiligen. Eine Möglichkeit ist z.B. ein einfacher Wettbewerb: Möglichst jeder soll mindestens einen Vorschlag machen, wie er aus seiner persönlichen Sicht den Umweltschutz in der Arbeit verbessern würde.

Sie greifen also auf bereits vorhandenes Wissen Ihrer Mitarbeiter zurück. Fast noch wichtiger ist allerdings, dass jeder bei den anstehenden Veränderungen sensibilisiert und „mitgenommen“ wird. Sammeln Sie die Ideen und lassen Sie die Mitarbeiter darüber diskutieren, was aus deren Sicht sinnvoll ist und was nicht.

Die Führungsebene will den Umweltschutz

Viele Mitarbeiter sind heute aufgeschlossen, wenn es um Maßnahmen für mehr Umweltschutz geht. Wichtig ist aber, dass ein Unternehmen dies auch animiert und einen Geist des sorgsamen Umgangs mit der Umwelt vorlebt.

Damit eine nachhaltige Verbesserung im Bereich Umweltschutz erreicht wird, muss die Führungsebene klar signalisieren: „Ja, wir wollen den Umweltschutz in unseren Büros verbessern.“

Vorleben kann die Führungsebene dies z.B. durch die Vermeidung von offensichtlicher Verschwendung (Pappbecher für den Kaffee-to-go) und im Arbeitsalltag merkbare Investitionen, zum Beispiel softwaregesteuerte Jalousien zur Beschattung von Fenstern, um die stromintensive Kühlung von Büroräumen zu reduzieren, oder Bewegungsmelder, die automatisch das Licht regulieren.

Investitionen in den Umweltschutz haben oft auch eine zeitliche Komponente: Die Abteilungsleitung initiiert z.B. einen Umweltzirkel und gibt den Beteiligten ein Zeitbudget, das sie auf die Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen verwenden kann. Diese Maßnahmen wiederum sollen auch Geld kosten dürfen. Ermutigen Sie die Teilnehmer des Investitionszirkels allerdings dazu, dass sie neben den Investitionen auch immer die Ersparnisse durch eine geringere Verschwendung beziffern. Dadurch steigt bei der Unternehmensleitung, die die notwendigen Gelder ja freigeben muss, die Akzeptanz der Investition.

Ergebnisse müssen messbar sein

Keine Motivation ist so hoch, dass sie nicht hin und wieder klare Erfolgserlebnisse bräuchte. Deshalb sind Maßnahmen nach Möglichkeit so zu konzipieren, dass die Ergebnisse messbar sind. Regen Sie z.B. an, dass Ihre Kollegen bei allen Maßnahmen immer zunächst einen Ist-Zustand festhalten und dann, nach der Umsetzung, den Erfolg überprüfen.

Wenn Mitarbeiter feststellen, dass ihre Verhaltensänderung etwas bewirkt, werden sie auch bei der Stange bleiben. Und wo Maßnahmen nichts verändern, kann man sie anpassen oder damit aufhören. Klären Sie also bei jeder Idee: Wie messen wir den Erfolg?

Die Erfahrung zeigt: Wo sich Erfolg nicht messen lässt, ist die Maßnahme oft nicht vollständig durchdacht. Insofern steigert die Frage der Messbarkeit oft die Qualität der Verbesserungsvorschläge.

Sind die Ideen schnell umsetzbar?

Sortieren Sie die guten Ideen der Mitarbeiter und der Führungsebene nicht nur danach, wie wirksam sie sind. Prüfen Sie auch, was sich schnell umsetzen lässt und was Zeit benötigt.

Es kann sein, dass die besten Maßnahmen länger brauchen, weil z.B. der Einkauf eingeschaltet werden muss. Wenn jedoch zwischen der Sensibilisierung der Mitarbeiter (z.B. durch eine Befragung) und der Umsetzung der Maßnahmen längere Zeit vergeht, ist der Effekt zum großen Teil schon wieder verpufft und die Motivation dahin.

Beginnen Sie deshalb mit Maßnahmen, die sich schnell umsetzen lassen, und ergänzen Sie diese nach und nach mit Maßnahmen, deren Umsetzung länger benötigt. Dieses Ergebnis sollten Sie immer wieder an alle kommunizieren – dann haben auch alle das Gefühl, dass die Maßnahmen den Umweltschutz verbessert haben.

Autor: WEKA Redaktion