08.01.2018

Das Umweltmanagement-Handbuch

Durchblick statt Blätterchaos: Ein Umweltmanagement-Handbuch bündelt alle notwendigen Dokumente leicht zugänglich an einem festen Ort. Dieser Beitrag beschreibt den Nutzen sowie die möglichen Inhalte eines Umweltmanagement-Handbuchs.

Aktenordner

Um Ihr Umweltmanagement abzubilden, ist es ratsam, ein Umweltmanagement-Handbuch anzulegen – insbesondere, wenn sie Ihr Umweltmanagementsystem zertifizieren lassen wollen. Zwar weist die ISO 140001:2015 explizit darauf hin, dass die notwendigen Dokumentationen nicht zwingend in Form eines Handbuchs abgelegt werden müssen. Erfahrungen aus der Praxis jedoch zeigen, dass ein solches Handbuch für viele Unternehmen sinnvoll ist. So fordert z.B. die Norm eine geeignete Lenkung der dokumentierten Information, um sicherzustellen, dass sie verfügbar und leicht auffindbar ist, wenn sie zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort benötigt wird, und angemessen geschützt wird. Außerdem sollen Unternehmen ihre dokumentierten Informationen angemessen kennzeichnen und beschreiben, zum Beispiel mit

  • Titel
  • Datum
  • Autor oder Referenznummer

Ein Umweltmanagement-Handbuch stellt sicher, dass all diesen Anforderungen Genüge getan wird. Tatsächlich wählen die meisten Unternehmen für die Dokumentationen des Umweltmanagementsystems die Form des Handbuchs.

Inhalte eines Umweltmanagement-Handbuchs

Die Umweltpolitik, die umweltbezogenen Aufzeichnungen und Tätigkeiten sollten sich in Ihrem Handbuch wiederfinden. Es sollte in den jährlichen Managementplan Ihres Unternehmens integriert werden.

Das Handbuch braucht nicht umfangreich und komplex zu sein. Was es leisten muss: Es sollte den Beschäftigten vermitteln, wie Sie Ihr Umweltmanagementsystem aufgebaut und strukturiert haben, in welcher Beziehung die verschiedenen Teile des Umweltmanagementsystems zueinander stehen und welche Rolle die einzelnen Beteiligten in diesem System wahrnehmen.

Im Handbuch wird Folgendes beschrieben:

  • Ermittlung und Bewertung bedeutender Umweltaspekte
  • Einhaltung der Rechtsvorschriften – beispielsweise durch eine regelmäßige Überprüfung umweltrelevanter Gesetze und Verordnungen in einem Rhythmus von drei Monaten
  • Verwaltung der Überwachung und der Messungen
  • Notfallvorsorge
  • Verwaltung der Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen
  • Ermittlung des Bedarfs im Bereich Fähigkeit, Schulung und Bewusstsein
  • Kommunikationsprozesse und Kommunikationskanäle
  • Dokumentenverwaltung
  • Aufzeichnungen
  • interne Umweltbetriebsprüfungen

Pflege des Handbuchs

Die beauftragten Umweltverantwortlichen sollten die dokumentierten Information aus dem Umweltmanagementsystem lenken, aktualisieren und anpassen. Eine Überprüfung der jeweiligen Elemente des Handbuchs bietet sich je nach Bedarf, spätestens aber nach zwölf Monaten an.  Es kann als EDV-Version im Intranet oder als cloudbasierte Lösung hinterlegt werden.

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Autor: Dr. Volker Teichert