08.01.2021

Dokumentierte Information nach ISO 14001

Durchblick statt Blätterchaos: Ein Umweltmanagement-Handbuch bündelt alle notwendigen Dokumente leicht zugänglich an einem festen Ort. Dieser Beitrag beschreibt den Nutzen sowie die möglichen Inhalte eines Umweltmanagement-Handbuchs.

Hände an Tastatur erstellen eine Betriebsanweisung anhand Checkliste

Anforderungen an die Dokumentierte Information im Umweltmanagementsystem

In der DIN EN ISO 14001:2015 wird gefordert, dass ein Unternehmen seine dokumentierte Information angemessen zu kennzeichnen und zu beschreiben hat, indem es diese z.B. mit Titel, Datum, Autor oder Referenznummer versieht, sie in einem angemessenen Format und Medium wiedergibt und die Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit sicherstellt.

Ebenso wird in der Norm eine geeignete Lenkung der dokumentierten Information gefordert, um sicherzustellen, dass sie verfügbar und leicht auffindbar ist, wenn sie zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort benötigt wird, und angemessen geschützt wird.

Normen, Vorschriten und Rechtsprechung

  • DIN EN ISO 14001 Umweltmanagementsysteme – Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung
  • DIN EN ISO 14031 Umweltmanagement – Umweltleistungsbewertung – Leitlinien
  • Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 über die freiwillige Teilnahme von Organisationen an einem Gemeinschaftssystem für Umweltmanagement und Umweltbetriebsprüfung
  • Leitlinie Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation

Was ist von Ihrer Organisation zu tun?

Umweltmanagementhandbuch sinnvoll

In der DIN EN ISO 14001:2015 wird in Anhang A zwar explizit darauf hingewiesen, dass die dokumentierten Informationen nicht zwingend in einem Handbuch niedergelegt werden müssen. Doch hat es sich in der bisherigen Praxis durchaus als sinnvoll erwiesen, wenn sich das Unternehmen für die Abfassung eines Umweltmanagementhandbuchs entschieden hat. Im Vergleich zu früheren Handbüchern kann es durchaus knapp gehalten werden, da es mit der revidierten Norm aus dem Jahr 2015 nur noch wenige formale Vorgaben gibt.

Zu den Aufgaben der für das Umweltmanagement verantwortlichen Person gehört die fortlaufende Aktualisierung des Handbuchs. Veränderungen in der Umweltgesetzgebung sowie Neuregelungen betrieblicher Prozesse, Verfahren und Gegebenheiten mit Umweltrelevanz sollten in der jeweils verabschiedeten Form in das Handbuch übernommen werden.

Aktualisierung und Überprüfung der Dokumentierten Informationen

Die umweltrelevanten Gesetze und Verordnungen sollten von der Organisation vierteljährlich auf ihre Aktualität überprüft werden. Ungültige Gesetze, Verordnungen und Normen werden entsprechend gekennzeichnet.

Die Lenkung der dokumentierten Information aus dem Umweltmanagementsystem sollte durch die beauftragten Umweltverantwortlichen vorgenommen werden. Auch für die regelmäßige Aktualisierung und Anpassung der dokumentierten Information sind die entsprechenden Umweltverantortlichen zuständig. Die jeweiligen Elemente des Handbuchs sollten sie nach Bedarf, spätestens jedoch nach zwölf Monaten, überprüfen.

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Mögliche Inhalte eines Umwelt-Managementhandbuchs

Die Dokumentationen müssen die Systemelemente der ISO 14001 und deren Wechselwirkungen untereinander beinhalten. Dies bedeutet, dass die Dokumentationen die einzelnen Systemelemente beschreiben und anschließend deren Ablauf und Ineinandergreifen erläutern müssen. Folgende Inhalte sollten dabei zumindest beachtet werden:

  • Übersicht über Aufbau und Struktur des Umweltmanagementsystems
  • Umweltprüfung (bei Bedarf)
  • Umweltpolitik
  • Umweltaspekte
  • Umweltrecht und andere Forderungen
  • Umweltziele und Umweltmanagementprogramm
  • Managementvertreter
  • Verantwortlichkeiten
  • Mitarbeiterbeteiligung (Schulung und interne Kommunikation)
  • Dokumentenübersicht und -lenkung
  • Umwelterklärung
  • Ablaufverfahren und -lenkung
  • Notfallmanagement
  • Kontroll- und Korrekturmaßnahmen
  • Umweltmanagementsystem-Audit
  • Bewertung durch die oberste Leitung
  • externe Kommunikation
Autor: WEKA Redaktion