06.08.2020

Smart Information: Bedeutung von PDF

Smart Information gewinnt zunehmend an Bedeutung, wenn es um nutzerzentrierte Anleitungen geht. Smart Information ist Teil der mobilen Technik-Dokumentation, wobei eine Besonderheit darin besteht, dass die dem Nutzer präsentierten Inhalte automatisch auf seine Qualifikation, sein Vorwissen, seine Tätigkeit und auf das Produkt ausgerichtet sind.

Betriebsanleitung

PDF war bislang dann führend, wenn man leichtfertig von Digitalisierung bei Anleitungen gesprochen hat – dazu reichte schon die Druck-PDF auf dem Smartphone. Und PDF war unumgänglich, wenn es um die Druckvorstufe und die Langzeitarchivierung ging.

Welchen Nutzen hat PDF nun in künftigen Smart-Information-Umgebungen?

In diesem Beitrag befassen wir uns mit der Geschichte der PDF-Entwicklung, den damaligen und heutigen Vorteilen von PDF sowie mit den Möglichkeiten der Verwendung bei Smart Information.

Historie: Adobe erfindet PDF

PDF war eine Revolution – (fast) alle Herausforderungen und Probleme der Druckvorstufe waren mit einem Schlag gelöst. Das war vor 30 Jahren.

Man erinnere sich an die Zeit vor PDF: Postscript-Dateien wurden auf für heutige Verhältnisse kleinen gezippten Wechseldatenspeichern zum Laserbelichter getragen, der daraus die Druckfilme erzeugte. Allzu oft fehlten lizenzierte Schriftendateien. Die eingebundenen Fotos waren immer zu groß, die Postscript-Dateien produzierten Abbrüche mit Syntaxfehlern.

Die Geburt von PDF

Adobe brachte PDF heraus, dazu den kostenlosen Adobe Reader (damals: Acrobat Reader) und das kostenpflichtige Acrobat-Paket – glücklicherweise blieb der Adobe Reader mit seinen inzwischen sehr umfangreichen Komfortfunktionen kostenlos. Dass der Acrobat mit PDF ein proprietäres und wenig transparentes Gesamtsystem war, war damals nicht wichtig; die Vorteile von PDF waren überragend. Damals zählten vor allem:

  • Einbetten von beliebigen Schriften
  • Beibehalten des Quell-Layouts
  • flexible Anpassung von Bildgrößen, optimierbar für den Verwendungszweck
  • Prüfung der Postscript-Syntax vor dem Druck
  • kleine Dateigrößen im Vergleich mit der Postscript-Quelle
  • Unabhängigkeit vom Druckertreiber des Zielgeräts
  • am Bildschirm WYSIWYG-Vorschau zur Kontrolle
  • kostenloses Anzeigeprogramm für PDF-Dateien für jedermann

Weiterentwicklung des Formats

Im Verlauf der späteren Entwicklung kamen weitere Vorteile hinzu, die heute wesentliche Alleinstellungsmerkmale von PDF darstellen:

  1. verschiedene Arten an Schutzmaßnahmen gegen Veränderungen oder unbefugtes Öffnen und Auslesen, Kennwortschutz in verschiedenen Ausprägungen sowie Zertifikatsschutz, docusign oder Cloudsignatur, eine intelligente digitale Signatur zum Nachweis der Unversehrtheit der Datei
  2. indexgesteuerte Volltextsuchen
  3. umfangreiche Kommentierungsmöglichkeiten und Teamunterstützung
  4. Editieren durch den Anwender, wenn es der Ersteller zulässt
  5. Möglichkeit, komplette Dokumente oder zusammengehörige Kapitel daraus als ein einziges Dokument zu veröffentlichen oder mit Menüstruktur im Container als Einzeldateien
  6. Einbetten von Rich-Media-Komponenten wie Videos oder 3-D-Grafiken
  7. Erstellen und Ausfüllen von Formularen mit vielen Optionen
  8. eingebautes JavaScript mit vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten

Stand heute

PDF hat sich zu einem vielseitigen Containerformat entwickelt. Auch wenn es trotz Offenlegung und Normierung des Quellcodes intransparent und alles andere als flexibel bleibt, PDF ist – ein gewisses Know-how vorausgesetzt – einfach zu handhaben. Zudem bietet es überaus viele Funktionen in einer einzigen Containerdatei. Die in der Liste genannten Spezialfunktionen sind allesamt in die PDF-Datei eingebettet.

Nach langer Pause gibt es nun eine Weiterentwicklung des genormten Grundformats: PDF 2.0. Neue Funktionen, die das Format nun besser an mobile Endgeräte anpassen, sind ein wichtiger Fortschritt.

Merkmale von PDF in Bezug auf mobile Dokumentation

Was von diesen Vorteilen einer PDF-Datei bleibt nun übrig, wenn wir nicht drucken wollen, sondern Informationsprodukte auf dem Smartphone oder Tablet wiedergeben möchten?

Schutzmaßnahmen

Die mehr oder weniger ausgefeilten und gegen leichte kriminelle Versuche resistenten Schutzmechanismen des Acrobat Reader verlieren in einem Smart-Information-Umfeld schnell an Bedeutung, wenn man die ausgeklügelte Rechteverwaltung einer Smart-Information-App betrachtet: Diese muss ja genau diese Schutzmaßnahmen im Rahmen ihrer Aufgabe der Nutzerzentrierung mitbringen. Zumeist basiert die Rechteverwaltung auf den Login-Daten des Nutzers.

Einzig das unbefugte Entnehmen von Inhalten, beispielsweise aus eingebetteten 3-D-Konstruktionsdaten, muss zuverlässig unterbunden werden können.

Beibehalten von Seitenlayout und Typografie

Es leuchtet ein, dass das Seitenlayout einer statisch angelegten DIN-A4-Druckseite auf einem Smartphone-Bildschirm unzureichend leserlich sein dürfte: Herunterzoomen auf Ganzseitenansicht lässt die Buchstaben in unzumutbarer Schriftgröße verschwimmen, Hochzoomen der Texte dagegen zeigt nur einen Teilausschnitt der Druckseite – der Nutzer ist gezwungen, permanent mit Gestensteuerungen, Zoomen und Wischen den Inhalt in den Fokus zu bringen.

Die aktuelle Acrobat-Version 2.x bietet einen dynamischen Zeilen- und Seitenumbruch, der das Lesen einer PDF-Druckseite im Sinne eines „responsive Design” auf dem Smartphone erleichtern kann. Das wird allerdings nicht das Problem der monolithischen PDF-Dokumente lösen, die dem Anspruch einer auf den Nutzer, seine Qualifizierung und seine Rolle ausgerichteten Informationsauswahl nicht oder nur mit großem Verwaltungsaufwand von topicorientierten PDF-Modulen genügen kann.

Navigation und Orientierung

PDF bietet für Onscreen-Anwendungen auf Desktoprechnern nicht nur eine Stichwortsuche innerhalb einer Datei, sondern auch eine indexgesteuerte Volltextsuche über viele PDF-Dateien hinweg. Der Adobe Reader für mobile Endgeräte bietet letztere Funktion allerdings nicht an.

Die Navigation über Lesezeichen und Stichwortverzeichnisse innerhalb der PDF-Datei muss vom Ersteller der Quelldatei explizit vorbereitet und in der PDF-Datei implementiert werden.

Insgesamt ist das Einrichten nutzerfreundlicher Navigations- und Suchfunktionalität für Smartphones einigermaßen aufwendig und führt selten zum Komfort, der vergleichbar ist mit den gewohnten üblichen Apps oder den Web-Suchfunktionen.

Kommentierungsmöglichkeiten

Hier ist die Adobe-Umsetzung im PDF einzigartig: Vielfältige Notizfunktionen, Kommentare und sogar das Einbinden von gesprochener Sprache, das Anhängen von Kommentardateien und auch die Zusammenfassung aller Kommentierungseinträge sind auf jedem Desktoprechner ein großer Fortschritt. Auf den Android- und iOS-Plattformen ist das ebenfalls möglich.

Allerdings muss ein Rückspielen der Kommentare aus der PDF-Datei zum Ersteller eingerichtet werden, was IT-technisch nicht in jedem Fall einfach ist: Adobe bietet zwar den Service über eine eigene Cloud, aber das muss zuverlässig funktionieren und sollte für mobile Endgeräte auch bei schwacher Anbindung an globale Netze keine übermäßige Bandbreite fressen. Der Autor hat in der Praxis mit dieser interaktiven Kommentierungsfunktion keine guten Erfahrungen in dieser Hinsicht machen können.

Weitere Ausführungen zu diesem spannenden Thema finden Sie in unserem Produkt „Technische Dokumentation“.

Autor: Prof. Dr. -Ing. Ulrich Thiele (Selbstständiger Technikautor, Dozent an der Fachhochschule Gießen.)