11.05.2018

PDF, das universelle Austauschformat

PDF – das „Portable Document Format” – hat sich im Lauf der letzten zehn Jahre zum Standardformat für den Dokumentenaustausch entwickelt. In der Technik-Redaktion hatte es sich schon frühzeitig etabliert und wird dort inzwischen vor allem auch für Teamarbeit und Freigabeprozesse, Langzeitarchivierung und die Erstellung von druckfertigen Dokumenten eingesetzt.

Betriebsanleitung

Aufgrund der langjährigen Nutzung des PDF-Formats sind bei vielen Mitarbeitern einige grundlegende Kenntnisse für die zweckgerichtete Optimierung „verloren gegangen” oder werden zwar als Voraussetzung für die Arbeit mit dem PDF-Format erwartet, sind aber nur unvollständig präsent.

Auch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von PDF sind für viele Mitarbeiter nicht mehr transparent, seitdem das PDF-Format international genormt weiterentwickelt wurde und der „Erfinder” Adobe mit jeder Version wieder neue Funktionen hinzufügt.

PDF und Acrobat – zwei verschiedene Paar Schuhe

Im Sprachgebrauch werden PDF und Acrobat allzu häufig gleichgesetzt, und doch handelt es sich um vollkommen verschiedene Dinge:

  • PDF ist das Dateiformat, das international genormt wurde und mit unterschiedlichen Anwendungsprogrammen erzeugt, editiert und für die Verteilung vorbereitet werden kann.
  • Acrobat ist eines von vielen Programmpaketen für die Erzeugung und Bearbeitung von PDF-Dateien (dennoch ist es kein Zufall, dass Hersteller Adobe zugleich der Erfinder des PDF-Formats ist und dass Acrobat bei Weitem das umfangreichste Funktionsangebot beinhaltet).

Auch andere Mütter haben hübsche Töchter

PDF ist offengelegt und frei verfügbar

Wie im vorigen Abschnitt erwähnt, ist das PDF-Format genormt und nach Offenlegen der Quellen durch den Erfinder Adobe vor einigen Jahren für Software-Entwickler frei zugänglich. Das hat die Bahn freigemacht für eine ganze Reihe von Acrobat-Clones, die heute am Markt verfügbar sind.

Zwar kann keines der Programme den gesamten Funktionsumfang des Acrobat-Pakets auch nur annähernd abdecken, aber durch geschicktes Kombinieren von Einzelprogrammen lassen sich in vielen Unternehmensbereichen PDF-Prozesse ohne Einschränkungen auch ohne Acrobat umsetzen.

Braucht man immer die Acrobat-Vollversion?

Empfehlung: Vor Beschaffen eines Adobe-Acrobat-Pakets sollten Sie prüfen:

  1. Adobe vermarktet Acrobat in verschiedenen Funktionsvarianten. Welches der Pakete aus der Original-Adobe-Acrobat-Familie erfüllt Ihre Anforderungen am ehesten? Muss es die Version Pro sein, oder reicht auch die Version Standard? Genügen an manchen Arbeitsplätzen vielleicht sogar die inzwischen erheblich erweiterten Funktionen des Readers? Gerade in Unternehmen mit vielen Acrobat-Installationen lohnt sich eine Differenzierung zwischen den verschiedenen Arbeitsplätzen.
  2. Zu den Hauptfunktionen des Acrobat-Pakets gibt es am Markt zahlreiche Alternativen. Prüfen Sie, welche Aufgaben im Bereich PDF an den einzelnen Arbeitsplätzen durchgeführt werden müssen! In der Regel werden an vielen Redaktionsarbeitsplätzen in erster Linie PDF-Dateien erstellt, eine nachträgliche Bearbeitung ist aber nicht notwendig (man erstellt ohnehin nach Änderungen der Quelldokumente eher eine neue PDF-Datei, als dass man die ältere überarbeitet). Daher reicht ein preisgünstiges Programm zum reinen Erstellen von PDF-Dateien aus. Empfehlenswert ist lediglich eine Acrobat-Pro-Lizenz für die Nachbearbeitung, Optimierung und Druckvorbereitung an zentraler Stelle.

Insgesamt könnte nach aktuellem Stand die Ausstattung für einen PDF-Workflow so aussehen:

Arbeitsplatz PDF-Programm Aufgaben Brutto-Kosten ca.
Technik-Redakteur I Acrobat Standard oder Jaws PDF Creator oder PDF24 oder PDF-T-Maker Texte erfassen und zur Ansicht verteilen je nach Programm zwischen 0 EUR (PDF24) und 16 EUR pro Monat (Acrobat Standard)
Technik-Redakteur II Acrobat Standard Dokumente zur Freigabe und zur Abstimmung verteilen, mit Kommentarfunktion per Adobe Reader 16 EUR pro Monat
Kunden, Verantwortliche Adobe Reader Kommentare, digitale Unterschriften kostenlos
Technik-Redakteur III Acrobat Professional mit Plug-ins, z.B. Infocus Pitstop Druckvorstufe, Verteilung, Archivierung 18 EUR pro Monat zzgl. 700 EUR beispielsweise für Pitstop

Je nach Unternehmensstruktur sind andere Szenarien möglich, das Beispiel zeigt jedoch, dass es durchaus möglich und wirtschaftlich sinnvoll ist, verschiedene Arbeitsplätze mit unterschiedlichen PDF-Produkten auszustatten. Im Pocketguide PDF finden Sie eine ganze Reihe von Alternativen zu Adobe-Produkten für unterschiedliche Zwecke.

Acrobat 5 … n – Upgrades ohne Ende

Kein Umstieg um jeden Preis

Adobe hält seit vielen Acrobat-Versionen einen konstanten Upgrade-Rhythmus ein: etwa alle 18–24 Monate erscheint eine neue Version, beziehungsweise entsprechende Abo-Preise. Der Aufstieg auf die Folgeversion lohnt sich für das Fachgebiet der Technik-Dokumentation seit einigen Generationen nur in seltenen Fällen.

Ein kurzer Blick in die Historie der Acrobat-Entwicklung zeigt folgende Tabelle, die jedoch nicht die aktuellen Versionen zeigt, weil es dort kaum weitere Verbesserungen oder Funktionszuwächse gibt:

Acrobat-Version Besonderheiten Empfehlenswert?
5 sehr stabile Version mit großem Funktionsumfang ja
6 fehleranfällige, sehr langsame Version;
Änderung des Volltextsuchformats, Einschränkung der Schrifteneinbettung
nein
7 verbesserte Reader-Funktionalität, Bugfixes für Version 6;
neues Lizenzierungskonzept mit Hardwarekodierung, Quelle für zahlreiche Installationsprobleme, gilt auch für alle Folgeversionen
ja, wenn man vorher Version 6 hatte
8 stabile vielseitige Version mit großem sinnvollem Funktionsumfang für die Optimierung, die Druckvorstufenvorbereitung; mehr kann man von Acrobat nicht erwarten ja
9 Schwerpunkt der neuen Funktionen ist Multimedia: Webfunktionen, Flash-Einbettung vieler dynamischer Inhalte (z.B. auch PowerPoint). Die für die Technik-Redaktion wesentlichen Funktionen der Erstellung von druckfähigen PDF-Dateien tritt in den Hintergrund. Hoher Ressourcenbedarf. nein, es sei denn, man benötigt diese seltenen Sonderfunktionen im Onscreen-Bereich
X (10) Vor allem Änderungen im Workflow-Bereich:

  • Integration in MS Office 2010
  • Web-Seiten aus Firefox nach PDF
  • PDF-Dateien nach Excel
  • Portfolios selbst gestalten
  • Aktionsassistenten zur Automatisierung
  • PDF-Dateien in Sharepoint anzeigen
  • Verborgene Informationen beseitigen
  • Große Dateien aus Acrobat versenden
  • Suchergebnisse speichern
nein, es sei denn, man möchte diese Anwendungserweiterungen im Unternehmen wirklich nutzen. An den Grundfunktionen hat sich nichts geändert.

PDF für den Zweck optimieren

Der Umgang mit Joboptions-Dateien ist der Schlüssel

Beim wirtschaftlichen und qualitätsorientierten Erzeugen und Verteilen von PDF-Dateien spielt die zweckoptimierte Definition von Joboptions-Dateien die wesentliche Rolle. Mit diesem Werkzeug lassen sich einerseits kompakte PDF-Dateien für den schnellen Mailanhang erzeugen – zugegebenermaßen bei eingeschränkter Abbildungsqualität. Andererseits können aber auch PDF-Dateien in höchster Druckvorstufenqualität generiert werden, die unmittelbar in Digital- oder Offsetdruck eingespeist werden können.

Eigene Joboptions-Dateien anlegen!

Wer heute noch leichtsinnig die von Adobe vorgegebenen wenigen Standard-Definitionen im Pull-down-Menü der Joboptions-Auswahl anklickt, vergibt bereits einen Großteil der erreichbaren Dokumentenqualität. Es hilft nichts: Sie müssen sich Ihre eigenen Joboptions definieren, die Technik-Dokumentation stellt eben ihre eigenen Anforderungen mit ihrer Mischung aus Strichgrafik, Graustufengrafiken und Farbfotos. Der Pocketguide PDF gibt hier ausführliche Hilfestellung zur Vorgehensweise.

Die weiteren Ausführungen dazu finden Sie in unserem Produkt „Technische Dokumentation“.

Autor: Prof. Dr. -Ing. Ulrich Thiele (Selbstständiger Technikautor, Dozent an der Fachhochschule Gießen.)