25.11.2020

Externe Mitarbeiter: Compliance im Mittelpunkt

Aus den Augen, aus dem Sinn. Das ist so praktisch bei Freiberuflern, Freelancern und Beratern: Ist der Job erledigt, kümmern sie einen nicht weiter. Doch bringen sie die nötige Compliance mit für das Unternehmen? Wie Unternehmen Fremdpersonal einkaufen, zeigt eine neue Studie.

Externe Mitarbeiter

Externe Arbeitskräfte decken kurzfristigen Personalbedarf

Unternehmen setzen immer mehr auf externe Arbeitskräfte. Sie sollen helfen, Projekte und Aufträge zu realisieren oder kurzfristigen Personalbedarf zu decken. Zu diesen externen Kräften zählen:

  • Leih- und Zeitarbeiter
  • Freiberufler
  • Freelancer
  • Berater
  • Mitarbeiter mit Werk- und Dienstverträgen.

Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) und Beeline, ein internationaler Anbieter von Vendor Management Systemen (VMS) für Fremdpersonal, haben 83 Einkäufer, HR- und Fachbereichsleiter namhafter Industriebetriebe nach dem Status quo bei der Beschaffung und Verwaltung externer Personal- und Dienstleistungen gefragt. Sie wollten die Herausforderungen herausfinden, um daraus Handlungsempfehlungen für Unternehmen abzuleiten.

Qualität und Compliance im Mittelpunkt

Danach stehen für fast zwei Drittel der Unternehmen mit mehr als 2.000 Vollzeitmitarbeitern Qualität und Compliance im Mittelpunkt beim Einsatz von externen Mitarbeitern. Umso erstaunlicher finden es die Marktforscher daher, dass über 60 Prozent der Befragten die genaue Anzahl an Lieferanten nicht kennen, stelle dies doch ein enormes Compliance-Risiko dar.

In dieses Bild passe, dass der Beschaffungsprozess für externe Mitarbeiter oft nicht zentral und einheitlich für alle Vertragsarten organisiert sei. So sei bei zwei Dritteln der Befragten die Beschaffung zentral über den Einkauf oder die Personalabteilung organisiert, nur bei gut einem Drittel über die zentrale Verwaltung von Dienst- und Werkverträgen zusammen mit den Leiharbeitsverträgen und anderen externen Mitarbeitern.

Hier sehen die Wissenschaftler nachhaltiges Besserungspotential. Damit ließen sich ganzheitlicher Überblick und Kontrolle über alle Ausgaben für externe Mitarbeiter und Dienstleistungen erlangen.

Prozesse verbessern und wirkungsvoller gestalten

Insgesamt sehen die Meinungsforscher viel Luft nach oben, Prozesse zu verbessern und wirkungsvoller zu gestalten. Damit könnten die Unternehmen nicht nur die Transparenz in dieser Einkaufskategorie erhöhen, sondern auch die damit verbundenen Kosten reduzieren und fachgerecht und zeitnah analysieren.

Nur wer einen kompletten und durchgängigen Überblick über alle externen Mitarbeiter habe, könne Compliance-Risiken und Verstöße gegen Gesetzesauflagen vermeiden, heißt es in einer Pressemitteilung der beteiligten Unternehmen dazu.

Technologische Unterstützung bei Beschaffung

„Der Einkauf hat die wachsende Bedeutung von technologischer Unterstützung bei der Beschaffung und Verwaltung externer Personalleistungen und Services erkannt. Dennoch besteht hier bei vielen Unternehmen, gerade im Hinblick auf Transparenz, Compliance und Automatisierung, noch Nachholbedarf“, betont BME-Hauptgeschäftsführer Dr. Silvius Grobosch.
Unternehmen könnten mit einem VMS Compliance und Transparenz sicherstellen, sekundiert Ole Marx, Manager der Region DACH bei Beeline. Durch die Automatisierung können sich seiner Ansicht nach Personalabteilung und Einkauf auf die strategischen Ziele, die durch externe Mitarbeiter und Services erzielt werden sollen, konzentrieren.
Marx: „Es ergeben sich somit viele Vorteile alle Vertragsarten in einem VMS abzubilden – sowohl in Deutschland als auch auf internationaler Ebene.“

Gesucht: Hochwertige Fachkräfte

Hochwertige Fachkräfte findet man nicht so einfach. Das Problem sehen fast zwei Drittel aller befragten Personaler. Bessere Prozesse könnten helfen, Stellen schneller zu besetzen. Analytische Fähigkeiten von modernen Systemen trügen darüber hinaus dazu bei, Lieferantenqualität und Kosten zu kontrollieren und die Transparenz in dem gesamten Beschaffungsprozess zu erhöhen.

Autor: Friedrich Oehlerking (Freier Journalist und Experte für Einkauf, Logistik und Transport)