Fachbeitrag | Mitbestimmung 27.10.2016

So bestimmen Sie bei personenbezogenen Daten mit

Gerade wenn es um personenbezogene Daten geht, ist deren Schutz besonders wichtig. Hier können Sie als Betriebsrat recht effektiv mitbestimmen – dank einiger Regelungen im BetrVG.

Personalfragebogen

Weit reichender Begriff des Personalfragebogens

Mitbestimmung. Der Begriff des Personalfragebogens nach § 94 Abs. 1 BetrVG ist weit gefasst. Das Zustimmungserfordernis des Betriebsrats gilt für alle formalisierten, standardisierten Informationserhebungen, die Aufschluss über die Person sowie Kenntnisse und Fähigkeiten der befragten Arbeitnehmer geben sollen. Und zwar unabhängig davon, ob der Arbeitgeber selbst oder eine Drittfirma die Fragen stellt, ob es sich tatsächlich um eine Papierfragebogen oder um eine Erhebung mittels E-Mail bzw. Intranet handelt. Ebenso ist es für das Mitbestimmungsrecht unerheblich, wie die Fragen gestellt werden (Test, Interview, Checkliste, Fragen, Multiple Choice etc.) und wer den Bogen ausfüllt (Fragender oder Antwortender). Damit ist der Anwendungsbereich für die Einflussnahme der Arbeitnehmervertreter besonders hoch. Sollte dies in Ihrem Betrieb problematisch sein, bietet es sich an, mittels einer Betriebsvereinbarung Klarheit zu schaffen.

Übersicht: §§ 94, 95 BetrVG

94 Abs. 1 BetrVG regelt ein weiteres Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats, wenn es um personenbezogene Daten der Arbeitnehmer geht. Danach bedürfen Personalfragebögen der Zustimmung des Betriebsrats. Nach § 95 Abs. 1 BetrVG darf der Arbeitgeber Auswahlrichtlinien nur mit dem Einverständnis des Betriebsrats aufstellen und verwenden. Kommt eine Einigung nicht zustande, entscheidet in beiden Fällen die Einigungsstelle. Ihr Spruch ersetzt die Einigung zwischen den Betriebsparteien.

 

Hinweis

Unzulässig erhobene Daten dürfen nicht gespeichert werden. Erfolglos gebliebene Bewerber haben Anspruch auf Vernichtung des Fragebogens. Das gilt zumindest dann, wenn er Angaben zur Privatsphäre enthält und der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung hat.

Bewerber und Arbeitnehmer sind gleichermaßen geschützt

Die Mitbestimmung des Betriebsrats erfasst sowohl Fragebögen für bereits im Betrieb tätige Arbeitnehmer als auch für Bewerber in Einstellungsverfahren. Der sachliche Anwendungsbereich erstreckt sich auf die Einführung und jede Änderung von Fragebögen. Das Mitbestimmungsrecht bezieht sich nicht nur darauf, ob überhaupt Fragen gestellt werden, sondern auch auf deren konkreten Inhalt.

Expertentipp

Es ist weder gerichtlich noch gesetzlich genau geklärt, ob der Betriebsrat auch bei der Verwendung der gewonnenen Informationen mitbestimmen darf. Das sollten Sie aber in jedem Fall anstreben – am besten mittels einer Betriebsvereinbarung. Denn nur, wenn feststeht, wofür Daten verwendet werden sollen, können Sie beurteilen, ob Sie der Erhebung zustimmen sollten (z. B. bei Fehlzeiten).

Der Arbeitgeber darf keine unzulässigen Fragen stellen

Der Betriebsrat sollte verhindern, dass mit den Fragen unzulässigerweise in den Persönlichkeitsbereich des Arbeitnehmers eingegriffen wird. Deshalb muss er zulässige und unzulässige Fragen besonders sorgfältig voneinander abgrenzen. Dabei sind die Abgrenzungskriterien zugegebenermaßen sehr schwammig und hängen stark vom Einzelfall ab. Hier muss sich der Betriebsrat richtig reinknien. Denn welche Fragen zulässig sind, richtet sich nach allgemeinen arbeitsrechtlichen Grundsätzen.

Übersicht: Unzulässige und zulässige Fragen in Fragebögen nach § 94 Abs. 1 BetrVG

Unzulässig sind etwa Fragen, die zu einer unmittelbaren oder mittelbaren Diskriminierung führen und Fragen, die gegen die Schranken des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verstoßen.

– Die Frage nach einer Schwangerschaft ist grundsätzlich unzulässig, weil Frauen nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes dadurch diskriminiert werden können. Ausnahmsweise dürfen Arbeitgeber sie stellen, wenn wegen entsprechender Mutterschutzvorschriften die Schwangere nicht beschäftigt werden darf (z. B. wegen des Umgangs mit Gefahrstoffen).

Eingeschränkt zulässig sind Fragen nach dem Gesundheitszustand (körperlicher und seelischer Zustand, Krankheiten) der Arbeitnehmer. Diese sind nur erlaubt, wenn das für die zu leistende Arbeit von wesentlicher Bedeutung ist (z.B. bei schweren körperlichen Belastungen). Nach einer HIV-Infektion dürfen Arbeitgeber nicht fragen. Es besteht allerdings ein Fragerecht hinsichtlich einer AIDS-Erkrankung.

– Fragen nach einer Behinderung sind nach der Rechtsprechung des BAG immer zulässig. Begründung: Bei der Beschäftigung behinderter Menschen geht der Arbeitgeber besondere gesetzliche Verpflichtungen ein und hat daher ein Recht, zu wissen, was auf ihn zukommt.

– Fragen nach Vorstrafen sind eingeschränkt zulässig. Erlaubt sind sie, wenn die Vorstrafen in einem sachlichen Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz und der auszuübenden Tätigkeit stehen (z. B. Untreue bei Kassierertätigkeit).

Grundsätzlich nicht erlaubt sind Fragen nach der Weltanschauung wie Zugehörigkeit zu Parteien, Gewerkschaften oder Religionsgemeinschaften. Etwas anderes kann in Tendenzbetrieben gelten.

Der Arbeitgeber muss Sie einbinden

Dem Betriebsrat steht ein Mitbeurteilungsrecht hinsichtlich der Zulässigkeit der Fragen zu. Er kann unzulässige Fragen verhindern, aber nichts gegen zulässige Informationserhebungen unternehmen. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber einen Arbeitsvertrag auch dann anfechten kann, wenn er einen Fragebogen ohne Zustimmung des Gremiums verwendet und der Arbeitnehmer darin wahrheitswidrige Angaben gemacht hat. Einseitige Maßnahmen des Arbeitgebers, die er ohne die Zustimmung des Betriebsrats trifft, sind rechtswidrig und unwirksam.

§ 94 Abs. 2 BetrVG verschafft Ihnen ein zusätzliches Recht

Damit die Mitbestimmung bei der Einführung, Gestaltung und Verwendung von Personalfragebögen nicht unterlaufen werden kann, ist in § 94 Abs. 2 BetrVG ein Zustimmungsverweigerungsrecht des Betriebsrats auch hinsichtlich persönlicher Angaben in Arbeitsverträgen, die allgemein für den Betrieb verwendet werden sollen, festgelegt. Andernfalls könnte der Arbeitgeber bestimmte Angaben nicht durch Personalfragebögen, sondern „vorbei an der Mitbestimmung“ durch Formulararbeitsverträge direkt vom Arbeitnehmer erhalten. Auch entsprechende schriftliche Ergänzungen, wie z. B. das Einverständnis zur Erhebung/Verarbeitung/Nutzung der personenbezogenen Daten gemäß § 4a BDSG, bedürfen der Zustimmung des Betriebsrats.

Auch bei Beurteilungsgrundsätzen bestimmen Sie mit

Nach § 94 Abs. 2 BetrVG bedarf die Aufstellung allgemeiner Beurteilungsgrundsätze der Zustimmung des Betriebsrats. Darunter sind Richtlinien zu verstehen, nach denen Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers bewertet werden. Auch Aussagen zur Eignung des Arbeitnehmers für andere Aufgaben werden erfasst. Mit entsprechenden Kriterien können hier einheitliche Maßstäbe ermöglicht werden, die die Beurteilungsergebnisse vergleichbar machen. Ein Beurteilungssystem, das auch Grundsätze einbezieht, die mit dem Arbeitsverhältnis in keiner unmittelbaren Beziehung stehen, ist unzulässig.

Die Beurteilungskriterien legen Sie gemeinsam fest

Das Mitbestimmungsrecht umfasst die Festlegung der materiellen Beurteilungsmerkmale wie auch der Verfahren, die für deren Feststellung maßgeblich sein sollen. Es beinhaltet auch – und das ist besonders wichtig – den Verwendungszweck der ermittelten Angaben. Allerdings bezieht sich die Zustimmung des Betriebsrats lediglich auf die Aufstellung der Beurteilungsgrundsätze, nicht auf die Durchführung der Beurteilung im Einzelfall. Werden in einem Personalinformationssystem Fähigkeits- und Eignungsprofile erstellt, so setzt dies die Festlegung von Merkmalen, also die Aufstellung von Beurteilungsgrundsätzen voraus. Daher kann der Betriebsrat hier nach § 94 Abs. 2 BetrVG mitbestimmen.

Auswahlrichtlinien sind mitbestimmungspflichtig

Nach § 95 Abs. 1 BetrVG bedürfen Auswahlrichtlinien hinsichtlich personeller Einzelmaßnahmen der Zustimmung des Betriebsrats. Auch bei Auswahlrichtlinien geht es darum, Personalentscheidungen anhand sachlicher Kriterien zu treffen und diese transparenter zu machen. Im Grunde gilt hier dasselbe wie bei den bereits beschriebenen Beurteilungsgrundsätzen. In Betrieben mit mehr als 500 Arbeitnehmern kann der Betriebsrat die Aufstellung von Auswahlrichtlinien verlangen. Die Erstellung von Auswahlrichtlinien ist sehr sinnvoll. Es ist ratsam, dazu eine Betriebsvereinbarung abzuschließen. Sie sollten auch in kleineren Betrieben versuchen, Ihren Chef vom Nutzen solcher Richtlinien zu überzeugen.

Empfehlung der Redaktion

Sie fanden diesen Artikel interessant und wollen regelmäßig über die für Betriebsräte relevanten Arbeitssicherheitsthemen informiert werden? Dann empfehlen wir Ihnen unser Fachmagazin Arbeitssicherheit BETRIEBSRAT, aus dem dieser Artikel stammt.

Probeheft bestellen Arbeitssicherheit Betriebsrat

Autor: Silke Rohde (ist Rechtsanwältin & Journalistin sowie Chefredakteurin des Fachmagazins Betriebsrat KOMPAKT)