25.04.2022

Effektives Mängelmanagement – für eine schnelle Bauabnahme

Auf dem Bau spielt das Thema Mängel eine wichtige Rolle. Baumängel können nicht nur die Sicherheit, die Funktion oder den Brandschutz gefährden, sondern sie sind auch die Basis für mögliche Gewährleistungsansprüche. Mit einem effektiven Mängelmanagement beugen Sie möglichen Schäden oder Gefahren vor und erleichtern die Abnahme von Bauleistungen. Wir zeigen Ihnen, was ein rechtssicheres Mängelmanagement auszeichnet und wie mögliche Abweichungen von der Norm dokumentiert werden können.

Bau Mängelmanagement

Was ist ein Mangel?

Baurechtlich oder vom Standpunkt der Bauausführung betrachtet, handelt es sich bei einem Mangel um eine Abweichung von Soll-Zustand. Ein Mangel liegt dann vor, wenn das Ergebnis einer Bauleistung nicht den vertraglichen Vereinbarungen oder den vorgegebenen technischen Regeln entspricht. Auf dem Bau sind Mängel vor allem Sachmängel.

Das Gefährliche an Baumängeln besteht nicht allein im Abweichen von Vorgaben, sondern in den möglichen, sogenannten „Mangelfolgeschäden“. Dabei handelt es sich um Sachschäden, die in der Folge eines Mangels entstehen.

Mängel im Baugewerbe entstehen in der Regel nicht vorsätzlich, sondern sind das Ergebnis menschlicher Fehler. Das kann ein falsch ausgemessener Raum sein oder ein nicht fachgerecht gegossener Estrich.

Ein strukturiertes Mängelmanagement ist heutzutage unerlässlich.

Was bedeutet Mängelmanagement?

Das Mängelmanagement ist auf Baustellen zentral, um mögliche Baumängel systematisch zu entdecken, zu dokumentieren und zu beheben. Im Rahmen des Mängelmanagements werden notwendige Maßnahmen eingeleitet, um späteren Bauschäden oder Sicherheitsrisiken vorzubeugen.

Die Planung und Steuerung des Mängelmanagements basieren klassischerweise auf der Dokumentation in Papierform. Allerdings ist mittlerweile zumindest die Mängelliste digital, wenn nicht sogar die Mängel selbst über eine App oder das Tablet digital über die Baudokumentation erfasst und bequem im Office abgerufen sowie nach weiteren Spezifikas wie Fälligkeitsdaten oder Zuständigen bearbeitet werden können.

Mängelfristen

Die frühzeitige Erkennung und Geltendmachung von Mängeln sind wichtig, denn viele Sachmängel für Bau- oder gängige Handwerkerleistungen verjähren nach fünf Jahren (BGB-Vertrag). Entsprechend lassen sich diese Mängel nach der Bauabnahme nicht mehr im Rahmen der Gewährleistung geltend machen, wenn seit der Abnahme fünf Jahre verstrichen sind. Wurden Mängel arglistig verschwiegen, sieht der Gesetzgeber eine verlängerte Verjährungsfrist für Baumängel von zehn Jahren vor.
Für Bauverträge nach VOB können andere Fristen zum Tragen kommen, wie z.B. 4 Jahre für ein Bauwerk oder 2 Jahre für vom Feuer berührte Teile von Feuerungsanlagen.
Spezielle Fristen für Sachmängel gibt es im Bereich des Brandschutzes. Werden hier Fristen zur Behebung von Mängeln versäumt, kann dies zur Stilllegung von Anlagen führen.

Mängelmanagement auf der Baustelle

Das Mängelmanagement ist auf der Baustelle besonders wichtig, denn die Abnahme durch die Bauherren oder Auftraggeber kann nur dann erfolgen, wenn die Bauleistungen frei von Mängeln sind. Ein unstrukturiertes Mängelmanagement kann somit die Nutzung von Gebäuden oder die Inbetriebnahme von Maschinen deutlich verzögern. Das wiederum kann zu Zusatzkosten für Bauträger oder Endnutzer führen.

Mangelfreie Bauleistungen sind außerdem die Voraussetzung dafür, dass die daran beteiligten Gewerke ihren Anspruch auf Werklohn wahren. Das Mängelmanagement stellt somit ebenfalls sicher, dass alle Betriebe auch entsprechend der vertraglichen Vereinbarungen entlohnt werden können.

Mängelmanagement auf der Baustelle setzt präventives Handeln voraus. So gehört neben der Dokumentation von auftretenden Mängeln auch die kontinuierliche Kontrolle des Brandschutzes oder der Arbeitssicherheit dazu.

Verantwortlich für das Mängelmanagement ist nicht nur der Bauleiter, sondern alle Verantwortlichen, die für eine mängelfreie Übergabe des Gebäudes oder Werks haften.

Nachtrags- und Mängelmanagement nach VOB/B bzw. BGB

Aus der VOB/B sowie aus dem BGB (In Österreich aus der ÖNORM B 2110) ergibt sich für Auftraggeber ein Rechtsanspruch auf die Beseitigung von festgestellten Baumängeln. Auftraggeber können ihre Ansprüche jedoch nur geltend machen, wenn Mängel festgestellt werden. Das Mängelmanagement im Baugewerbe ist dafür sowohl im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB §633) als auch im VOB/B (Artikel 13) geregelt.

Liegen Mängel vor, kann ein Bauherr die Abnahme des Gebäudes oder Werks verweigern und abhängig von der vertraglichen Vereinbarung selbst Ansprüche geltend machen. Aus diesem Grund ist ein Abnahmeprotokoll nach VOB (als Teil der förmlichen Abnahme) essentiell, um eine gemeinsame, schriftliche Basis beider Vertragspartner festzuhalten. Werden Sachmängel nach der Bauabnahme entdeckt, greifen Gewährleistungsansprüche. Entsprechend kann ein Bauherr Schadensersatz oder eine umgehende Mängelbehebung fordern.

Geht es bei festgestellten Mängeln um sicherheitsrelevante Aspekte, z.B. den Brandschutz, kann es im Schadensfall auch zu zivilrechtlichen Schadensersatzansprüchen oder sogar strafrechtlichen Sanktionen kommen. Das Mängelmanagement hat demnach die Aufgabe, rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

„Schwarz auf weiß“ oder digitales Mängelmanagement?

Auch heute noch werden Baumängel vielfach handschriftlich dokumentiert. Sachmängel werden auf Zetteln gewissermaßen schwarz auf weiß festgehalten und erstellte Fotos per WhatsApp unstrukturiert verschickt. Das Ergebnis ist eine viele Seiten umfassende Dokumentation aller Mängel in Papierform. Bei größeren Bauprojekten können sich so ganze Reihen an Aktenordnern füllen.

Dass hier auch die Übersicht im Mängelmanagement verloren gehen kann oder gar noch Fehler im Mängelprotokoll Bau und somit bei der Bauabnahme entstehen können, liegt auf der Hand. Bei Mängellisten in Papierform kann es zudem zu Übertragungsfehlern kommen, was das Mängelmanagement zusätzlich erschwert. Gleichzeitig kostet die händisch auf Papier geführte Mängelliste viel Arbeitszeit und versursacht somit unnötige Personalkosten.

Digitales Mängelmanagement hingegen bietet verschiedene Vorteile.

  • Es reicht in der Regel ein Smartphone aus, um Schäden zu dokumentieren.
  • Die Mängelliste kann einfach um weitere relevante digitale Dokumente ergänzt werden.
  • Prüfberichte lassen sich über die Cloud schnell mit Verantwortlichen
  • Ein Mängelbericht lässt sich auf Knopfdruck erstellen.
  • Fotos und andere Dokumente lassen sich einfacher zuordnen, weshalb die Mängelliste übersichtlich bleibt.
  • Die digitale Archivierung nimmt keinen zusätzlichen Platz durch Aktenordner weg.
  • Die Dokumentation ist gerichtsfest und beweissicher.
  • Räume oder Prozesse lassen sich anschaulich digital abbilden.
Baudokumentation PROFI Mängel
Auszug aus der Software „Baudokumentation smart & easy PROFI“ von WEKA zur digitalen Mängelnachverfolgung als Beispiel für modernes Mängelmanagement

Ist eine Mängelliste oder Mängelbericht als Excel-Tabelle sinnvoll?

Haben Sie schon einmal eine Mängelliste mit Excel erstellt und darin viele verschiedene Mängel eingetragen? Dann wissen Sie, wie viel Zeit diese Arbeit erfordert und wie schnell man sich in der Zeile vertun kann.

Excel-Listen haben zwar den Vorteil, dass sich mit dem Office-Programm viele Menschen auskennen und schnell arbeiten können. Allerdings kann auch hier wie bei der Auflistung auf Papier leicht die Übersicht verloren gehen. Darüber hinaus ist es schwer, Foto- oder Videodokumentationen mit den Tabellen zu verknüpfen, wodurch der Aufwand zum Erstellen eines Mängelberichts nochmals wächst. Und gerade auf dem Bau arbeiten Bauleiter nicht nur an einem Projekt, sondern sie haben meist viele verschiedene Projekte in Bearbeitung.

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Mit der WEKA-Lösung „Baudokumentation PROFI“ erhalten Sie ein leistungsstarkes Tool für Ihr digitales Mängelmanagement. Sie dokumentieren Baumängel ganz einfach per App und sparen wertvolle Zeit beim Erfassen von Fehlern. Erfassen Sie Mängel oder Aufgaben direkt mit Fälligkeitsdatum oder Status und erstellen per Knopfdruck einen Mängelbericht.

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Autor*in: WEKA Redaktion