GEFMA-Richtlinie 116 – der Gamechanger für zukunftsfähige Gebäude
Die neu erschienene GEFMA-Richtlinie 116 markiert einen Paradigmenwechsel in der Gebäudeplanung und im Bauwesen. Die Richtlinie dient als methodischer Leitfaden und stellt die für einen nachhaltigen Erfolg erforderlichen Schritte und Planungsinhalte in den bekannten Planungsphasen der HOAI dar. Ein übersichtlicher Leistungskatalog der für den Betrieb relevanten Planungsinhalte, welche parallel zum Entwurf des Gebäudes und in den folgenden Planungsphasen dann noch detaillierter geplant werden können. Durch die anschaulichen Darstellungen und die detaillierte Beschreibung der Hintergründe sowie der wesentlichen Wirkzusammenhänge beim Planen, Bauen und Betreiben soll das Verständnis in diesem Beitrag noch erweitert werden.
Zuletzt aktualisiert am: 5. März 2026
Die integrale Planung von Gebäude und Gebäudebetrieb
Die GEFMA 116 wurde in einem länder- und verbandsübergreifenden Arbeitskreis zusammen mit Facility Management Austria (FMA) und IFMA Schweiz entwickelt und von allen drei Verbänden veröffentlicht. In der Schweiz existiert mit der SIA 113 bereits seit 2010 eine vergleichbare Richtlinie.
Die Rolle des FM-Fachplaners
Die frühzeitige Einbindung eines Experten bzw. Fachplaners für den Betrieb und die Instandhaltung in das Planerteam ist entscheidend. Dieser FM-Experte agiert als neutraler Sachwalter des Bauherrn und berät diesen über die Vor- und Nachteile möglicher Lösungsalternativen aus dem Planerteam. Seine Aufgabe ist es, die Vorgaben und Wünsche des Bauherrn und der Nutzer zu prüfen und realisierbare Bedarfe und klare Anforderungen mit den Methoden der Bedarfsplanung zu ermitteln. Die GEFMA 116 zeigt und erläutert 77 FM-relevante Themenfelder, die zielgerichtet in den Planungsphasen berücksichtigt werden können. Die Richtlinie hat auch die Planungsleistungen definiert. So können diese FM-Planungen je nach Bedarf in den jeweiligen Planungsphasen beauftragt werden.
Die integrale Planung aller Fachdisziplinen unter Berücksichtigung der Betriebsaspekte ermöglicht es, Planen, Bauen und Betreiben ganzheitlich zu betrachten und zu planen. Diese integrale Planung ist der „Gamechanger“ für komplexe und nachhaltige Gebäude. Der ganzheitliche Ansatz erfordert eine intensive interdisziplinäre Zusammenarbeit, um möglichst viele Synergieeffekte wie die Nachhaltigkeit in den Prozessen des Betriebs, der Instandhaltung und der Energieeffizienz zu erzielen. Bild 2 zeigt den Ablauf von Planen, Bauen und Betreiben mit den verschiedenen Schnittstellen. In der Projektentwicklungsphase wird das Planungssoll in der Bedarfsplanung erstellt. Dies ist die Aufgabenstellung für die Planung und stellt die Anforderungen an ein Gebäude mit Raum- und Funktionsprogramm dar. Idealerweise werden bereits im Bedarfsplan auch Betriebsziele und Nutzeranforderungen an den Betrieb und die Instandhaltung oder die Verfügbarkeit und Anforderungen an die baulichen und technischen Anlagen beschrieben.
Bild 2 zeigt auch die verschiedenen Beteiligten und Schnittstellen. Oft müssen auch Rücksprünge oder iterative Planungsschritte mehrfach durchgeführt werden, um die Planungsziele zu erreichen.
Frühe Einbindung und ganzheitliche Betrachtung
Bild 3 zeigt den Verlauf von Kosten und Information in einem Bauprojekt. Die Kostenbeeinflussbarkeit ist nur bis und während der Planungsphase gegeben. Daher müssen die Anforderungen und der Betrieb auch bereits in der Planung mit geplant werden.
Alle relevanten Fachbereiche und Beteiligten sind dabei möglichst von Anfang an in den Planungsprozess einzubinden und koordiniert zu steuern. Alternativ organisieren sich die Planungsteams selbst und entwickeln die Planungsergebnisse mit modernen Planungsmethoden. Die integrale Planung betrachtet dabei den gesamten Lebenszyklus eines Immobilienprojekts – von der Planung über den Bau bis hin zur Nutzung und zum Betrieb.
Bedarfsplanung als Grundlage
Die Bedarfsplanung ist die unverzichtbare Grundlage zur Bestimmung des realisierbaren Bedarfs und zur Formulierung der Anforderungen und Ziele in einem Bedarfsplan. Sie dient der methodischen Ermittlung der Bedarfe des Bauherrn und der Formulierung der Aufgabenstellung für die Planer. Die DIN 18205 „Bedarfsplanung im Bauwesen“ führt fünf Projektschritte zur Durchführung einer Bedarfsplanung ein: Projektkontext klären, Projektziele festlegen, Informationen erfassen und auswerten, Bedarfsplan erstellen und Bedarfsdeckung untersuchen und festlegen. Mithilfe dieser Vorgehensweise werden das Planungssoll, das Bausoll und das Betriebssoll ermittelt. Eine fundierte Bedarfsplanung plant und beschreibt die erforderliche Gebäudenutzung und den Gebäudebetrieb in konkreten Raumanforderungslisten bis hin zu Raumskizzen und berücksichtigt die erforderliche Ausstattung.
Vernetzung von Konzepten
Durch die planungsbegleitende Erstellung zielgerichteter FM-Konzepte wird die Planung des Gebäudes durch konkretere Anforderungen und Bedarfe unterstützt, während gleichzeitig das FM selbst geplant und optimiert wird. Betriebs- und Betreiberkonzepte, Sicherheitskonzepte und Logistikkonzepte basieren auf dem abgestimmten Entwurf und fließen in das Bausoll als Aufgabenstellung für die Bauunternehmen ein.
Paradigmenwechsel im Bauprojektmanagement: Vom magischen Dreieck zum Vieleck
Das traditionelle Bauprojektmanagement mit seinem „magischen Dreieck“ aus Kosten, Terminen und Abnahmequalität genügt den aktuellen Anforderungen an eine nachhaltige Immobilienperformance nicht mehr. Dieses Dreieck hat sich zu einem „Vieleck“ erweitert, das zahlreiche neue Betriebsziele und Anforderungen misst. Zu diesen Zielen gehören Prozessqualität, Ausfallsicherheit, Dienstleistungsqualität, Anpassungsfähigkeit, Erweiterbarkeit, Bedienbarkeit, Instandhaltungsfreundlichkeit, Energieeffizienz, Durchlaufzeiten und Störbehebungszeiten im Betrieb sowie Nachhaltigkeit.
Der Erfolg eines Bauprojekts wird daher nicht mehr primär an der pünktlichen und kostengünstigen Fertigstellung gemessen, sondern an der Performance der Immobilie im Betrieb. Bild 4 zeigt, dass das „klassische magische Dreieck“ des Bauprojektmanagements für die Belange des Betriebs zu kurz gefasst ist. Die Nutzungs- und Betriebsphase ist der neue Betrachtungszeitraum, der Planen, Bauen und Betreiben integriert.
Die konventionelle Planungspraxis führt häufig zu folgenden Problemen:
- Informationsbrüche und Zielkonflikte
Nach der Abnahme erlischt das Engagement der planenden und ausführenden Firmen oft. Die Vielzahl spezialisierter Fachplaner (ca. 20) und Baugewerke (über 50) in Großprojekten verfolgt oft unterschiedliche Ziele und arbeitet mit unterschiedlichen Methoden und Dokumenten, was zu Informationsdefiziten und Barrieren an den Schnittstellen führt. Jeder Beteiligte konzentriert sich auf seinen Teilprojekterfolg, oft nach dem Motto: „Störe unsere Kreise nicht!“, und die nachfolgenden Phasen werden lediglich über definierte Schnittstellen gesteuert.
- mangelnde Berücksichtigung von Betriebsaspekten
Anforderungen aus den Betrieben werden oft als zusätzliche Aufgaben von Planern und ausführenden Firmen abgewehrt, da die Planung und der Bau bereits als komplex genug empfunden werden.
- kostenintensive Nachrüstungen
Fehlen Funktionen oder funktionieren sie nicht wie benötigt, führen ineffiziente Anlagen zu Störungen in Produktivität oder Sicherheit oder zu Mehraufwänden im Facility-Management. Aufwendige und teure Einregulierungen, Ersatzmaßnahmen oder Nachrüstungen sind die Folgen, die hätten vermieden werden können, wenn die Anforderungen aus Nutzung und Betrieb in die Planung eingeflossen wären.
- fehlende Anreize im Honorarsystem
Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) definiert die Kernaufgabe des Architekten lediglich in der Lösungsfindung, was dazu führt, dass die Bedarfsplanung oft unzureichend umgesetzt wird. Die prozentuale Honorierung bietet Planern keinen Anreiz, kostenoptimierte Lösungen zu entwickeln, da ein günstigeres Gebäude oft ein niedrigeres Honorar bedeutet. Dies fördert oft Standardplanungen, die im tatsächlichen Betrieb ineffizient oder unzuverlässig sind.
Warum Facility-Management (FM) bereits in der Planung essenziell ist
Die frühzeitige Berücksichtigung von Facility-Management-(FM-)Aspekten in der Gebäudeplanung ist aus mehreren Gründen unerlässlich:
Nutzungsphase ist die längste und kostenintensivste Lebenszyklusphase
Die Nutzungs- bzw. Betriebsphase ist die längste Lebenszyklusphase einer Immobilie. Dort entstehen sowohl die eigentliche Wertschöpfung als auch die größten Kosten durch den erforderlichen Ressourceneinsatz. Wenn die für die Nutzung erforderlichen Prozesse und die dafür erforderlichen baulichen und technischen Anlagen nicht performen und deren Verfügbarkeit nur durch teuere Behelfsmaßnahmen sichergestellt werden kann, dann hat man eine unwirtschaftliche Fehlplanung erstellt. Änderungen im Bauablauf führen zu Störungen und damit zu Bauverzögerungen und Mehrkosten. Nach der Baufertigstellung sind Ergänzungen oder Änderungen nur sehr teuer oder gar nicht mehr nachrüstbar. Darin liegt die Chance, die Aspekte des Facility-Managements und eine Betriebsstrategie bereits auf der Grundlage des Entwurfs zu entwickeln und die Auswahl, Dimensionierung und Auslegung der technischen und baulichen Anlagen im Hinblick auf deren Betrieb bereits planungsbegleitend zu optimieren.
Hohe Komplexität technischer Anlagen
Moderne Gebäude erfordern aktuell eine Vielzahl komplexer, miteinander vernetzter Anlagen. Insbesondere in Sonderbauten sind sicherheitstechnische Anlagen wie Brandmeldeanlagen, Sicherheitsbeleuchtung, Aufzüge, Rauchabzugsanlagen und Druckbelüftung erforderlich. Diese technischen Anlagen werden über die Mess-, Steuer- und Regelungstechnik gesteuert. Die sicherheitsrelevanten Prozessabläufe werden über die Brandmeldeanlagen gesteuert. Diese Wirkprinzipien sind vor Abnahme der Anlagen in 1-zu-1-Tests zu prüfen. Auch der Ausfall von Anlagentechnik und die Funktionsweise von redundanter Technik wie z.B. unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) oder Netzersatzanlagen (NSV) sind in Black-Building-Tests zu prüfen.
Im Sinne des Energiemanagements ist für verschiedene Gebäude auch besondere Gebäudeautomation vorgeschrieben bzw. empfohlen. Diese steuert die Raumautomation und über die Gebäudeleittechnik die energieeffiziente Betriebsweise und der technischen Anlagen. Im Sinne eines professionellen Asset-Managements wäre ein Dashboard hilfreich, in dem die Zustände, Verbräuche, Klima, Temperaturen und Leistungsdaten kontinuierlich einsehbar sind. In einem solchen technischen Monitoring können dann auch das Erreichen kritischer Zustände und Messwerte überwacht werden.
Folglich steigen sowohl die Einsatzgebiete, Anwendungen und der Anteil an Gebäudeautomation im Gebäude. Diese erfordert eine neue Form der Planung und eine enge Zusammenarbeit der technischen Gewerke bereits als „integrale Planung“ der verschiedenen Fachplaner der Technischen Gebäudeausrüstung mit den Fachplanern der Gebäudeautomation.
Der Kostenanteil der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA) ist bei Neubauten auf bis zu 35 % und in Bestandsgebäuden auf 50 % gestiegen. Eine mangelhafte Planung oder mangelhafte Abstimmung dieser Anlagen gefährdet deren gewünschte Funktion und führt zu Störungen, hohem Energieverbrauch und Verschleiß. Bisher wird der dauerhaft robuste Betrieb der Anlagen in der Planung nur selten betrachtet. Auch die Instandsetzungszyklen, Modernisierung und der Austausch der Anlagen sind meist nicht im Fokus der Planer. Denn deren Planungserfolg wird mit dem erfolgreichen, einmaligen Funktionstest zum Zeitpunkt der Abnahme gemessen.
Explodierende Betriebskosten und Nachhaltigkeitsanforderungen
Die Betriebskosten von Immobilien sind seit 2022 extrem gestiegen und machen inzwischen etwa 24 % der Mietbelastung aus, wobei der größte Anteil (47 %) auf das Facility-Management entfällt. Viele Nachhaltigkeitszertifizierungssysteme fordern eine Prozessqualität im Betrieb, die aktuell nur unzureichend geplant und kontrolliert wird. Aspekte der Nachhaltigkeit müssen in der Betriebsweise und Instandhaltung der Gebäude „gelebt bzw. überprüft“ werden. In den Nachhaltigkeitssystemen werden diese leider nur in Checklisten in der Planung abgehakt.
Noch verrückter ist der Energieausweis. Dabei wird das Gebäude mit einem theoretischen Vergleichsgebäude in Würzburg verglichen. Die Berechnungsmethode dabei ist die DIN 18599 in zehn Teilen und mit über 1.300 Seiten Berechnungsvorschrift ein hochkomplexes Verfahren, welches ein Ergebnis liefert, welches leider wenig mit dem tatsächlichen Energiebräuchen zu tun hat. Gebäude, die als Passivhausstandard gerechnet und auch entsprechende Förderungen erhalten haben, versuchen dann in jahrelanger Kleinarbeit, von tatsächlich viel höheren Verbräuchen langsam zum berechneten Potenzial des Ausweises abzusenken. Der Ausweiswert wird jedoch nicht erreicht. Warum nimmt man nicht die in der Heizlastberechnung ermittelten Werte? Dann würden auch realistische Ziele erreicht werden.
Betreiberverantwortung und Haftung
Die Gewährleistung der Sicherheit und zuverlässigen Funktionsfähigkeit technischer Anlagen ist eine Frage der Haftung im Sinne der Betreiberverantwortung und Verkehrssicherungspflicht.
Viele Anforderungen für die sicherheitstechnischen Anlagen müssen aus der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) und den länderspezifischen technischen Prüfverordnungen (TechnPrüfVO) bereits in der Planung berücksichtigt werden. Aber auch viele andere Anforderungen an die Technik (wie z.B. Stolperstellen, Zugänglichkeit von Technik, Schutz von Anlagen gegen Sabotage oder Cypersecurity von Gebäudeautomation) sind nur in der Planung wirtschaftlich zu lösen. Aktuell sollte für jedes Gebäude ein Sicherheitskonzept geschrieben werden. Darin werden Gefährdungslage, Gefahren- und Sicherheitszonen gekennzeichnet. Die Sicherheitszonen werden idealerweise von außen nach innen immer sicherer. Daher sind die Grundrissplanung und die Ausführung der Wände und Raumabschlüsse mit entsprechenden Härtungs- bzw. Risk-Classes zu planen. Auch die Personenflüsse oder die Durchführung von Veranstaltungen im Gebäude oder auf dem Gelände sind zu planen.
Inbetriebnahmemanagement und Wirk-Prinzip-Prüfungen
Zur Gewährleistung der zuverlässigen Funktion sicherheitstechnischer und komplexer Anlagen ist bereits im Vorfeld der Abnahme ein umfangreiches Inbetriebnahmemanagement mit Wirk-Prinzip-Prüfungen einzuplanen. Diese Prüfungen, wie z.B. der Black-Building-Test oder Tests der Wirkzusammenhänge von Brandmeldeanlagen, erfordern eine sorgfältige, interdisziplinäre Planung und die Anwesenheit vieler Fachexperten, wobei jede Störung oder Verzögerung sehr kostspielig sein kann.
ESG-Bilanzierung
Die für Unternehmen vorgeschriebene ESG-Bilanzierung erfordert eine Wesentlichkeitsanalyse und die Planung der wiederkehrenden oder kontinuierlichen Messung der Erfüllungsgrade von Nachhaltigkeitskriterien an baulichen und Technischen Anlagen.
Die gestiegene Komplexität und die hohen Anforderungen an den Gebäudebetrieb haben die Betriebskosten explodieren lassen. Eine effiziente und wirtschaftliche Betriebsführung und Instandhaltung ist nur möglich, wenn diese Aspekte bereits in der Planung berücksichtigt werden.
Umsetzung der integralen Planung und kritische Erfolgsfaktoren
Für die erfolgreiche Umsetzung der integralen Planung sind folgende Aspekte entscheidend:
gewerkeübergreifende Kollaboration und Synergien
Die integrale Planung erfordert eine enge und gewerkeübergreifende Kollaboration, die maximale Synergieeffekte schafft. Durch das gemeinsame Denken über die Grenzen des Fachbereichs hinweg können neue, integrale Lösungen geschaffen werden. Hierbei werden die besten Lösungen gesucht und geplant.
Berücksichtigung der Betriebsziele
Neben der Erfüllung funktionaler Anforderungen sind Betriebsziele wie eine zuverlässige und bedienerfreundliche Anlagenauslegung, eine werterhaltende Instandhaltungsstrategie, reinigungsfreundliche Konstruktionen und das digitale Monitoring Technischer Anlagen bereits in der Planung zu verfolgen. Die Prozesse der Nutzung und des Betriebs müssen zuerst sorgfältig geplant und standardisiert werden, bevor sie effizient automatisiert und digitalisiert werden können.
Inbetriebnahmemanagement (IBM)
Das IBM ist ein definierter Prozess, der die Gesamtfunktionalität des Gebäudes durch koordinierende Maßnahmen während der Planung, Errichtung und des Betriebs sicherstellt. Ein Inbetriebnahmemanager plant den Prozess zielgerichtet und erstellt ein Inbetriebnahme-Handbuch, das Prozessbeschreibungen, Zielwerte, Gewerkebeziehungs- und Brandfallmatrizen sowie die notwendige Dokumentation enthält.
Informationsmanagement und Dokumentation
Die Vermeidung von Informationsverlusten zwischen den Lebenszyklusphasen Planen, Bauen und Betreiben ist entscheidend. Ein Dokumentationskonzept ist von grundlegender Bedeutung. Für den Aufbau eines technischen Monitorings oder Energiemanagements sind bereits in der Bedarfsplanung Betreiber- und Betriebskonzepte sowie ein detailliertes Zählerkonzept erforderlich.
Digitalisierung und BIM
Der Einsatz von Building Information Modeling (BIM) unterstützt und erfordert einen integralen Planungsansatz durch die Nutzung gemeinsamer Datenmodelle. BIM-Modelle ermöglichen detaillierte Analysen aus FM-Sicht wie Kollisionsprüfungen und die Bewertung der Wartungs- und Instandhaltungsfreundlichkeit. Neue Ansätze wie die VDI 6070 versuchen zudem, eine maschinenlesbare Dokumentation als betriebsnutzbare Grundlage zu schaffen.
spezielle Anforderungen an Technische Anlagen und Prüfpflichten
Insbesondere in Sonderbauten sind viele sicherheitstechnische Anlagen für den sicheren Gebäudebetrieb erforderlich und unterliegen wiederkehrenden gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen (z.B. nach VDE, DGUV, TechnPrüfVO, BetrSichVO). Ein Rechtskataster hilft dabei, einen Überblick über die geltenden Normen, Verordnungen und die daraus resultierenden Prüfpflichten sowie die erforderlichen Qualifikationen der Prüfenden zu gewinnen.
Optimierungsphasen
Die GEFMA 116 beschreibt fünf Optimierungsphasen im Projektverlauf, um das Facility-Management planungs- und baubegleitend aufzubauen. Diese reichen von der Bewertung der Kundenbedarfe und der planungsbegleitenden Optimierung über die Ausschreibung von Leistungen bis hin zur kontinuierlichen Verbesserung im laufenden Regelbetrieb.
Vorteile und Nutzen des planungs- und baubegleitenden FM (pbFM)
Die frühzeitige Einbindung eines FM-Fachplaners und die integrale Planung bieten zahlreiche Vorteile:
Kosten- und Effizienzoptimierung
Der FM-Fachplaner kann helfen, die Betriebs- und Instandhaltungskosten des Gebäudes über dessen gesamten Lebenszyklus zu minimieren. Dies geschieht durch die Auswahl langlebiger und leicht zu reinigender Materialien, den Einsatz energieeffizienter Systeme sowie das Monitoring und die Steuerung der Anlagentechnik. Dies führt zur Vermeidung von Verschwendung und einer effizienten Ressourcennutzung.
optimale Funktionalität und Betriebssicherheit
Das Gebäude wird zielgerichtet so geplant, dass es im Betrieb effizient funktioniert. Dies umfasst die ausreichende Dimensionierung und Anordnung von Technik- und Putzmittelräumen, die Erreichbarkeit von Wartungspunkten und die Integration von Sensoren und Aktoren für Monitoring oder Gebäudeautomation. Potenzielle Betriebs- und Wartungsprobleme werden bereits in der Planungsphase identifiziert, wodurch teure Nachrüstungen bei der Inbetriebnahme vermieden werden.
Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit
FM-Fachplaner können nachhaltige Praktiken in die Planung einbringen, wie die Auswahl umweltfreundlicher, langlebiger und wartungsärmerer Produkte, was zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks beiträgt. Zudem wird die Erreichung von ESG-Kriterien sichergestellt.
Rechtssicherheit und Risikominimierung
Durch die Berücksichtigung der Betreiberverantwortung, Verkehrssicherungspflicht und gesetzlichen Sicherheitsvorschriften bereits in der Planung wird die Rechtssicherheit erhöht. Gefahren durch Havarien, Betriebsunterbrechungen oder Bedrohungen werden in einem Sicherheitskonzept analysiert und bewertet.
Nutzerfreundlichkeit und Flexibilität
Ein Fachplaner kann sicherstellen, dass das Gebäude aus Sicht der Nutzerfreundlichkeit optimal funktioniert, beispielsweise durch gute Erreichbarkeit von Servicebereichen, intuitive Bedienung der Gebäudetechnik und flexible Gestaltung für zukünftige Modernisierungen und Erweiterungen.
GEFMA 116 als praktischer Leitfaden
Die GEFMA 116 definiert und strukturiert erstmals die vielen Konzepte und Themen des planungsbegleitenden FM übersichtlich. Sie erleichtert die Beauftragung von Planungsleistungen und macht die komplexen Zusammenhänge im Planen, Bauen und Betreiben nachvollziehbar, indem sie einen Katalog von Leistungen und deren Wirkzusammenhänge aufzeigt.
Fazit
Die GEFMA-Richtlinie 116 und der Ansatz der integralen Planung sind unerlässlich, um den gestiegenen Anforderungen an die Komplexität, Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit von Immobilien gerecht zu werden. Der Erfolg eines Bauprojekts wird maßgeblich durch die Performance im Betrieb bestimmt, weshalb ein Fokus auf den gesamten Lebenszyklus und nicht nur auf die Bauphase gelegt werden muss. Durch die frühzeitige Einbindung eines FM-Fachplaners wird sichergestellt, dass Gebäude nicht nur funktional und kosteneffizient geplant werden, sondern auch langfristig den Bedürfnissen der Nutzer entsprechen und gesetzliche Anforderungen erfüllen. Dies ermöglicht die gezielte Planung von Anlagenleistungen, Betriebszuständen und Ressourcenverbräuchen und erschließt nachhaltige Vorteile über den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie.
