17.03.2021

Unterweisungen während der Corona-Pandemie

Wie können in Zeiten von Kontaktbeschränkungen die notwendigen Sicherheitsunterweisungen durchgeführt werden? In diesem Artikel möchten wir Lösungsmöglichkeiten aufzeigen und wir geben Hinweise auf die rechtliche Situation.

Digitale Unterweisungen sind durch die Corona-Pandemie gerade das erste Mittel der Wahl - aber nicht immer gut möglich.

Vor der Corona-Pandemie waren viele Unterweisungen Präsenzveranstaltungen. Eine Gruppe von Mitarbeitern versammelte sich um einen Vorgesetzten oder eine Sicherheitsfachkraft. Diese verdeutlichte dann mehr oder weniger ausführlich, welche Gefahren am Arbeitsplatz drohen und wie sich diese vermeiden lassen.

Abstandsregeln, Kontaktbeschränkungen und die Angst vor einer Ansteckung zwingen Unternehmen dazu, diese breit ausgetretenen Pfade zu verlassen. Wie könnten jetzt also praktikable Lösungen für die Sicherheitsunterweisung der Mitarbeiter aussehen? Wie können Infektionsschutz, rechtliche Anforderungen und Sicherheitswissen der Mitarbeiter ein einigermaßen stabiles Gleichgewicht finden?

Nicht unterweisen – die schlechteste Alternative

Die SARS-CoV-2 Arbeitsschutzregel der Bundesregierung geht explizit auf die Frage ein, ob denn Unterweisungen für die Dauer der Corona-Pandemie ausgesetzt werden sollen. Sie verneint dies klar und unmissverständlich (Ziffer 4.2.14). Und es wäre auch schlichtweg unverantwortlich, Mitarbeiter jetzt mit den Gefahren an ihrem Arbeitsplatz „alleinzulassen“.

Digitale Unterweisungen während der Corona-Pandemie

Um den Infektionsschutz bei Unterweisungen zu gewährleisten, verweist die Arbeitsschutzregel auf elektronische Hilfsmittel. Digitale Unterweisungen eignen sich insbesondere für

  • Büroarbeitsplätze und
  • allgemeine Themen (z.B. Infektionsschutz, Verhalten im Brandfall, Erste Hilfe),

stoßen jedoch überall dort an ihre Grenzen, wo praktische Handgriffe sicher sitzen müssen.

Tipp

Teilen Sie Unterweisungen für Mitarbeiter in Werkstatt und Produktion deshalb auf: in Theoriephasen und in Einheiten mit Praxisinhalten. Die Theoriephasen können Sie online unterweisen, die Einheiten mit Praxisinhalten live in kleinen (festen) Gruppen. Zu praktischen Unterweisungen vor Ort lesen Sie mehr unten im Beitrag.

Die Aufmerksamkeit der Zuhörer ist bei digitalen Unterweisungen unter Umständen einen Tick niedriger als bei Präsenzveranstaltungen, gerade im kleinen Kreis. Im Homeoffice kommen zahllose Ablenkungen hinzu und der Bildschirm verrät es nicht, wenn man kurz die Augen schließt und sich an die Südsee träumt. Machen Sie sich deshalb bewusst, dass Verständniskontrollen gerade bei digitalen Unterweisungen immens wichtig sind.

Im Folgenden betrachten wir ein paar Möglichkeiten für digitale Unterweisungen während der Corona-Pandemie mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen.

E-Learning

Beim E-Learning greifen Mitarbeiter über elektronische Kanäle auf die Lerninhalte zu. Soll heißen: Sie legen eine CD ins Laufwerk oder sie loggen sich mit ihrem Zugang auf einer Onlineplattform ein. Dann arbeiten sie die Inhalte nach Zeit und Belieben eigenständig durch. Bei den Inhalten kann es sich um Filme, Tutorials, Präsentationen oder Dateien in Bild und Schrift handeln.

So kann jeder Teilnehmer in seinem individuellen Tempo lernen – und zwar dann, wenn er Zeit dafür findet. Führungskräfte auf der anderen Seite haben sofort einsetzbare Schulungen zur Hand. Meist ist es auch möglich, die Dokumentation zu automatisieren und Verständniskontrollen einzubinden.

Ein Nachteil von E-Learnings besteht darin, dass meist ein Zugang zu einer E-Learning-Plattform vorhanden sein muss, was anfangs einiges an EDV-Aufwand, Zeit und Kosten mit sich bringen kann.

Unterweisung per Videokonferenz

Bei einer Videokonferenz bauen zwei oder mehr Menschen, die sich an verschiedenen Orten befinden, eine visuelle Liveverbindung zueinander auf. In einem virtuellen Raum halten sie PowerPoint-Präsentationen oder moderieren Workshops – und die Teilnehmer hören und sehen die Inhalte live über ihren Bildschirm. Dazu braucht es eine entsprechende Software, die jeder Teilnehmer auf seinem Computer selbst starten muss – beispielsweise Teams, Zoom oder Jitsi.

Der Vorteil ist hier, dass die Teilnehmer ihre Fragen, Bedenken oder Rückmeldungen sofort äußern können. Außerdem geht das Gemeinschaftsgefühl aus einer solchen Veranstaltung meist gestärkt hervor.

Dem stehen jedoch technische Probleme, Hackerangriffe und – manchmal – der eigene Internetanschluss entgegen. Sie müssen außerdem eine Möglichkeit finden, im Anschluss an die Videokonferenz eine Verständniskontrolle durchzuführen. Außerdem müssen alle Teilnehmer über die entsprechende Hardware – Video, Kopfhörer oder Mikrofon – verfügen.

Praktische Tipps zur Unterweisung mit Teams, Zoom & Co.

  • Starten Sie einen Testlauf, bevor die eigentliche Unterweisung beginnt.
  • Geben Sie vor Beginn klar die Regeln für die digitale Unterweisung bekannt: Dauer, Thema, Struktur, Regelung zu Wortbeiträgen
  • Klären Sie das leidige Thema Datenschutz – gerade, wenn Sie die Unterweisung aufzeichnen. Einen ersten Anhaltspunkt zum Datenschutz bei Webkonferenzen generell lesen Sie in diesem Beitrag.
  • Die Dokumentation der Unterweisung können Sie sich zumindest erleichtern, wenn Sie während der Unterweisung einen Screenshot der Teilnehmer machen. Auch bieten die meisten Konferenztools die Möglichkeit, eine Excel-Liste der Teilnehmer herunterzuladen. Informieren Sie sich dazu auf der Webseite Ihres Softwareanbieters.

Unterweisungsinhalte per E-Mail verschicken

Die schnellste Lösung ist es sicherlich, die Unterweisungsinhalte per Mail an die Mitarbeiter zu schicken. Diese sollten wiederum per Mail bestätigen, dass sie sich mit den Inhalten beschäftigt haben – damit wäre dann zumindest die Dokumentation der Unterweisung erleichtert. Ob die Inhalte tatsächlich gelesen werden, bleibt jedoch unklar – und auch die Verständniskontrolle müssen Sie noch einmal extra organisieren.

Rechtliche Einordnung digitaler Unterweisungen

Mitarbeitern einfach Unterlagen zur Verfügung zu stellen, reicht für eine rechtssichere Unterweisung jedoch nicht aus – auch nicht in Zeiten der Corona-Pandemie. Mitarbeiter müssen immer eine Ansprechperson haben, die ihnen bei Fragen oder Anmerkungen zu Unterweisungen helfen kann. Selbstverständlich müssen Sie sich auch immer um die Verständniskontrolle und eine ordnungsgemäße Dokumentation der Unterweisung kümmern.

Tipp: Mit wenig Aufwand digital unterweisen und rechtssicher dokumentieren

Kennen Sie bereits die digitalen Unterweisungslösungen SafetyClips by WEKA und Unterweisen plus? Sie greifen wie gut geölte Rädchen ineinander und helfen Ihnen in der schwierigen Zeit, Ihren Unterweisungspflichten bei der Unterweisung mit geringem Aufwand und maximalem Nutzen nachzukommen.

Mit den knackig-unterhaltsamen Unterweisungsvideos von SafetyClips können sich Mitarbeiter an PC, Tablet oder Smartphone selbstständig zu allgemeinen Arbeitsschutzthemen unterweisen. Diese haben aktuell aufgrund der Corona-Pandemie oft das Nachsehen, sind nichtsdestotrotz aber immens wichtig, da sie die Basis für sicheres Arbeiten bilden. „SafetyClips“ hilft so, Themen wie Erste Hilfe, Verhalten im Brandfall oder Ergonomie wieder ins Bewusstsein der Mitarbeiter zu bringen. Verständniskontrolle und Dokumentation sind inklusive. >>> Mehr zum Lernmanagementsystem SafetyClips erfahren

Mit Unterweisen plus greifen Sie auf viele fertige PowerPoint-Folien zu, die Sie nur noch anpassen müssen. Damit sind Sie bestens gerüstet, um auch kompliziertere Sicherheitsthemen anschaulich zu erklären. Sie können Mitarbeitern in Werkstatt oder Produktion so z.B. den Theorieteil praktischer Unterweisungen näherbringen. Auch diese Software hat eine automatische Dokumentation sowie Vorlagen für die Verständniskontrolle im Gepäck, darüber hinaus unterstützt sie bei der Planung von (virtuellen) Unterweisungsterminen. >>> Mehr zur Unterweisungsoftware erfahren

Übrigens: Da sich Unterweisungen immer auf die entsprechende Gefährdungsbeurteilung stützen, ist das Softwaremodul Unterweisen plus eng mit dem Softwaremodul Gefährdungsbeurteilungenplus  verzahnt. Hier finden Sie hunderte Vorlagen und Funktionen für die Erstellung Ihrer Gefährdungsbeurteilung. Schauen Sie doch mal vorbei.

Praktische Unterweisungen während der Corona-Pandemie

Bis es in unseren Breiten wieder warm genug ist, um für Unterweisungen einfach den Schritt nach draußen zu wagen, dauert es noch. Und auch dort müssen alle Teilnehmer Abstand halten. Welche Möglichkeiten gibt es davon abgesehen, trotz Corona-Pandemie praxisgerecht zu unterweisen?

Unterweisungen in festen Kleingruppen

Bei einigen Firmen sind Unterweisungen auf z.B. fünf Teilnehmer begrenzt, inklusive Maske und Abstand. Arbeiten in einem Unternehmen sehr viele Menschen, kommt damit jedoch erheblicher Aufwand auf die Unterweisenden zu.

Praktische Unterweisungen während der Corona-Pandemie nach hinten verschieben

Einen Lösungsvorschlag macht die Berufsgenossenschaft Holz und Metall (BGHM). Sie schreibt, Unternehmen könnten den theoretischen Teil der Unterweisung digital durchführen. Haben die Beschäftigten ausreichend Berufserfahrung gesammelt und sind bereits mehrfach unterwiesen worden, kann dann laut BGHM geprüft werden, ob der praktische Teil der Unterweisung nicht verschoben werden kann. Dies ist allerdings nur erlaubt, wenn Sicherheitsabstände bei der praktischen Unterweisung nicht eingehalten werden können.

Allerdings müssen Sie eine Verschiebung in der Gefährdungsbeurteilung dokumentieren und begründen. Wenn diese Gründe für die Verschiebung nicht mehr bestehen, holen Sie den praktischen Teil der Unterweisung nach.

Beispiel: Unterweisungen zum Gebrauch persönlicher Schutzausrüstung gegen Absturz

Nach § 31 DGUV Vorschrift 1 müssen für persönliche Schutzausrüstungen (PSA), die den Mitarbeiter vor einem Absturz schützen, Unterweisungen mit Übungen durchgeführt werden. Der theoretische Teil dieser Unterweisung kann z.B. mittels E-Learning oder auch Videokonferenzen erfolgen. Bei bestimmten praktischen Übungen ist es jedoch nicht möglich, den derzeit geforderten Sicherheitsabstand von 1,5 m zu gewährleisten. Was also tun?

Die DGUV rät, zunächst zu prüfen, ob Arbeiten mit PSA gegen Absturz nicht zeitlich verschoben werden könnten. Wenn dies in der Gefährdungsbeurteilung begründet ausgeschlossen wird, schlägt die DGUV folgendes Vorgehen vor und konkretisiert damit die Empfehlung der BGHM:

  • Bei Mitarbeitern, die noch nie oder nur selten mit PSA gegen Absturz gearbeitet haben, muss der Unternehmer in der Gefährdungsbeurteilung zu dem Ergebnis kommen, dass diese Mitarbeiter derzeit nicht ausreichend unterwiesen werden können. Sie dürfen dann nicht an Arbeitsplätzen eingesetzt werden, an denen PSA gegen Absturz anzuwenden ist.
  • Analog zur Empfehlung der BGHM können Sie Unterweisungen für Mitarbeiter mit viel Erfahrung im Umgang mit PSA gegen Absturz so handhaben: In der Gefährdungsbeurteilung argumentieren Sie entsprechend mit dem Hinweis auf die Situation durch die Coronavirus-Pandemie, dass der theoretische Teil der Unterweisung durchgeführt wurde. Die Teile der praktischen Unterweisungen, bei denen Sicherheitsabstände nicht eingehalten werden können, verschieben Sie. Vergessen Sie nicht, die Dauer der Verschiebung zu dokumentieren und regelmäßig zu überprüfen.
Autor: WEKA Redaktion