01.07.2020

Die Unterweisung für Büroarbeitsplätze

Zu den Grundpflichten des Arbeitgebers gehört es, die Gefährdungen für die Beschäftigten zu ermitteln, Maßnahmen zu ihrer Abwehr zu ergreifen und die Beschäftigten darüber zu unterweisen. Das gilt natürlich auch für Bildschirm- und Büroarbeitsplätze.

Sicherheitsunterweisung Büro

Die Sicherheitsunterweisung für Büroarbeitsplätze muss die besonderen gesundheitlichen Belastungen aufgreifen, die an Bildschirmarbeitsplätzen entstehen können. Gesundheitliche Gefährdungen an Bildschirm- und Büroarbeitsplätzen können insbesondere entstehen durch:

  • körperliche Belastungen
  • visuelle Belastungen
  • psychische Belastungen

Zwischen den verschiedenen Belastungen kann es zu vielfältigen Wechselwirkungen kommen. Dennoch gelten Bildschirm- und Büroarbeitsplätze generell als belastungsarm, Berufskrankheiten treten nur sehr selten auf.

Körperliche Belastungen

Der Bewegungsapparat, in erster Linie der Schulter-Arm-Bereich, die Halswirbelsäule und die Lendenwirbelsäule, wird besonders durch folgende Faktoren beeinträchtigt:

  • ungünstige Körperhaltung
  • einseitige Belastung
  • unzureichende Arbeitsmittel
  • unzureichende Arbeitsorganisation

Eine wesentliche Ursache für Beschwerden: das bei vielen Beschäftigten festzustellende Ungleichgewicht zwischen körperlicher Belastung und muskulärem Trainingszustand. Als Folge können muskuläre Schmerzen und Verspannungen auftreten.

Rückenbeschwerden sind nicht spezifisch für Bildschirm- und Büroarbeitsplätze, sie kommen dort nicht häufiger vor als bei anderen Tätigkeiten. Ein Bewegungstraining und abwechslungsreiche Arbeitsabläufe können Abhilfe schaffen.

Visuelle Belastungen

Alltägliche Büroarbeit und insbesondere die Arbeit an Bildschirmarbeitsplätzen stellen sehr hohe Anforderungen an das Sehvermögen der Beschäftigten. Hohe Belastungen werden oft noch verstärkt durch:

Nur wenige, meist junge Menschen haben ein uneingeschränkt gutes Sehvermögen. Kleine Abweichungen werden im normalen Alltag durch Ausgleichsmechanismen des Auges und des Gehirns kompensiert: Der Betroffene merkt gar nichts davon.

Die höheren Anforderungen von Bildschirmarbeitsplätzen lassen jede vorhandene Einschränkung des Sehvermögens spürbar werden. Oft klagen die Betroffenen deshalb über Kopfschmerzen, brennende und tränende Augen und über Flimmern vor den Augen. Abhilfe schafft hier eine passende Korrektur des Sehvermögens, z.B. durch eine Bildschirmbrille.

Fachleute sind der einhelligen Meinung, dass die Augen durch Bildschirmarbeit nicht geschädigt werden, sondern dass die Beschwerden durch schon vorhandene Einschränkungen des Sehvermögens entstehen. Die Befürchtung, dass Überanstrengung bei der Bildschirmarbeit die Augen ”verdirbt“, entbehrt jeder wissenschaftlichen Grundlage.

Psychische Belastungen

Jede Tätigkeit, auch eine vorwiegend körperliche, kann psychisch belastend sein. Dabei ist ”psychische Belastung“ eine Bezeichnung für alle Einflüsse, die von außen auf den Menschen zukommen und psychisch auf ihn einwirken. Psychische Belastungen können einerseits Anregungseffekte haben und andererseits psychische Ermüdung verursachen.

Erhöhte psychische Belastungen bei der Arbeit an Bildschirmgeräten entstehen z.B. durch folgende Faktoren:

  • gleichförmige Tätigkeiten
  • Unter- bzw. Überforderung
  • keine ganzheitlichen Arbeitsaufgaben
  • starre, vorgegebene Arbeitsabläufe
  • hoher Zeit- und Arbeitsdruck
  • unzureichende Unterrichtung und Unterweisung
  • mangelhafte Qualifizierung
  • Einschränkung der persönlichen Kommunikationsmöglichkeiten

Gefährdungsbeurteilung für den Büroarbeitsplatz

Der Arbeitgeber hat die Pflicht, die Arbeitsbedingungen auch an Bildschirm- und Büroarbeitsplätzen zu beurteilen. Wie die Beurteilung durchgeführt wird, ist dem Arbeitgeber freigestellt, natürlich mit der möglichen Einschränkung in der Praxis, dass die zuständige Behörde das Ergebnis der Beurteilung bemängeln und Nachbesserungen fordern kann.

Die Gefährdungsbeurteilung ist vor der Aufnahme der Tätigkeiten unabhängig von der Zahl der Beschäftigten zu dokumentieren. In der Dokumentation ist anzugeben, welche Gefährdungen am Arbeitsplatz auftreten können und welche Maßnahmen durchgeführt werden müssen.

Themen der Sicherheitsunterweisung für Büroarbeitsplätze

Die beste Gefährdungsbeurteilung mit ihrer Dokumentation ist nutzlos, wenn sie im Aktenschrank liegt und nicht beachtet wird. Auch ein technisch und ergonomisch perfekter Arbeitsplatz kann seine Vorzüge für die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz nur entfalten, wenn die Beschäftigten entsprechend unterwiesen worden sind. Erst gut unterwiesene Beschäftigte können die vorhandenen Arbeitsmittel richtig und effizient nutzen.

Sinnvolle Unterweisungsthemen für Bildschirm- und Büroarbeitsplätze sind z.B.:

  • Die Anordnung der Arbeitsmittel auf der Schreibtischfläche, z.B. Bildschirm, Tastatur, Maus und Vorlagenhalter
  • Das korrekte Einstellen des Arbeitsstuhls und der Fußstütze
  • Die Vorzüge des dynamischen Sitzens
  • Der Umgang mit der eingesetzten Software
  • Die Möglichkeit von Vorsorgeuntersuchungen

Die Unterweisung sollte von dem direkten Vorgesetzten durchgeführt werden, wobei er sich natürlich durch die Sicherheitsfachkraft unterstützen lassen kann.

In regelmäßigen Zeitabständen, üblicherweise einmal jährlich, sowie bei wesentlichen Änderungen oder Beschwerden am Arbeitsplatz müssen diese Unterweisungen wiederholt werden.

Es ist nicht nur juristisch sinnvoll, den Inhalt solcher Unterweisungen schriftlich festzuhalten und sich die Teilnahme von den Beschäftigten per Unterschrift bestätigen zu lassen.

Egal ob Ihre Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten oder vor Ort im Betrieb: Zur Durchführung der Sicherheitsunterweisung Büro bietet WEKA viele Hilfen in Form von fertigen und individuell anpassbaren PowerPoint-Vorlagen an. Vertonte Unterweisungen finden Sie z.B. in der Reihe In 30 Minuten unterweisen – Büro & Verwaltung.

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Autor: Dr. Kurt Kropp