Werbegeschenke richtig verbuchen

Fehlerhafter Ausweis kann sehr teuer werden Einen geschenkten Gaul … sollte man in die für ihn gedachte Box stellen. Und Ausgaben für höherwertige Geschenke auch – vor allem bei der Buchführung. Sie müssen auf ein separates Konto „Geschenke“ verbucht werden. Der fehlerhafte Ausweis von Betriebsausgaben kann sonst schnell teuer werden.

Wenn der Amtsschimmel wiehert

Unternehmensführung/GmbH.  Der Amtsschimmel wiehert manchmal ziemlich penetrant. Vor allem, wenn es um Formalia geht. Die Einhaltung der vorgeschriebenen formellen Voraussetzungen überwachen Prüfer bei Betriebsprüfungen besonders gern. Wer sich nicht daran hält, kann schmerzliche Erfahrungen machen. Wie die GmbH, über die „GmbH-Brief AKTUELL“ in seiner neuesten Ausgabe (12/2016 September) berichtet.

Hochwertige Kalender

Sie hatte hochwertige Kalender zu zwölf Euro das Stück gekauft. Die Kalender bekamen ein Firmenlogo aufgedruckt und gingen dann kostenlos an Kunden und Geschäftsfreunde. Etliche Kalender wurden auf Messen verteilt.

Herstellungskosten als Werbekosten verbucht

In der Buchführung erfasste das Unternehmen die Kosten auf den Konten „Dienstleistungen“ und „Werbedrucksachen“. Die Herstellungskosten von gut 200.000 Euro verbuchte die Firma als Werbekosten – nur nicht auf ein Konto „Geschenke“.

Geschenke als Werbekosten nicht richtig verbucht

Später kam es zu einer Betriebsprüfung. Dabei strich der Prüfer die Ausgabe. Sein Argument: Hier handele es sich um Geschenke und nicht um Werbekosten. Geschenke seien nur abzugsfähig, wenn sie auf einem eigens dafür eingerichteten Konto verbucht werden.

Die GmbH klagt

Das Finanzamt schickte der GmbH nun geänderte Körperschaftsteuerbescheide mit hohen Nachzahlungsbeträgen. Dagegen wehrte sich die GmbH. Doch Einspruch und Klage blieben erfolglos. Das Finanzgericht Baden-Württemberg gab dem Fiskus Recht, wie der Newsletter für Steuervorteile unter genauer Bezeichnung des Urteils berichtet.

Verteilung der Kalender

Die Verteilung der Kalender sei überwiegend an festgelegte Personengruppen erfolgt, begründet demzufolge das Gericht seine Entscheidung. Dies und den Einzelpreis von rund zwölf Euro je Kalender werteten die Richter als Hingabe eines „echten“ Geschenks anstelle eines Werbegeschenks.

Anforderungen an steuerlichen Abzug

An den steuerlichen Abzug von Geschenken stellt der Gesetzgeber besondere Anforderungen wie:

• Einzelverbuchung der Kosten und
• gesonderte Aufzeichnungen über die Empfänger.

 Kalender keine Streuartikel …

Diese Anforderungen sahen die Richter in diesem Fall nicht erfüllt. Die Klägerin wollte ferner die Kalender als Streuartikel gewertet wissen, für die keine gesonderten Aufzeichnungspflichten notwendig seien. Zudem sei anhand des vorhandenen Controlling-Systems im Unternehmen eine klare Selektierung der Kosten jederzeit möglich.

… und keine Warenzugabe

Das Finanzgericht blieb unbeirrt. Nur Kalender entgegennehmen und aufhängen, das sei keine Werbung. Eine Warenzugabe läge nicht vor. Durch eine solche sollen Kunden zum Erwerb einer Hauptware beeinflusst werden. Und: Die Abrufbarkeit der Aufwendungen im Rahmen des Controllings sei für eine gesonderte Aufzeichnung nicht ausreichend. Nach der gesetzlichen Vorschrift müsse die gesonderte Aufzeichnung innerhalb der Buchführung erfolgen.

Tipp: Buchungskonto im Buchungsprogramm nutzen!

Der Bericht erklärt genau den Unterschied zwischen Werbegeschenk, Zugabe und Geschenk. „GmbH-Brief AKTUELL“ rät, das in gängigen Buchungsprogrammen vorgesehene Konto für Geschenke unbedingt zu nutzen. Hierauf sollten ausschließlich diese Zuwendungen verbucht werden. „GmbH-Brief AKTUELL“: „Nutzen Sie zwingend nur dieses dafür vorgesehene Buchungskonto“ – übrigens auch bei Bewirtungskosten. Für sie gelten ähnlich strenge Buchungsanforderungen.