Neue Mitarbeitende willkommen heißen: So setzen Sie Ihre Willkommensmappe strategisch ein
Ein gelungener Start zahlt sich aus: Wer neue Mitarbeitende vom ersten Tag an strukturiert einführt, fördert Engagement, Bindung und Produktivität. Eine klug aufgebaute Willkommensmappe hilft, typische Fragen zu klären – und zeigt gleichzeitig, wofür Ihr Unternehmen steht.
Zuletzt aktualisiert am: 6. Februar 2026
Warum eine Willkommensmappe sinnvoll ist
Vom ersten Arbeitstag an haben neue Mitarbeitende viele Fragen:
- Wie funktioniert die Zeiterfassung?
- Wo und wann melde ich mich im Krankheitsfall?
- Welche Pausenregelung gilt?
- Gibt es Social-Media-Regeln oder Dresscodes?
Mit einer Willkommensmappe beantworten Sie diese Fragen vorausschauend – und positionieren Ihre Firma als professionellen, wertschätzenden Arbeitgeber.
Was in der Willkommensmappe nicht fehlen darf
- Unternehmensprofil & Leitbild
- Kurze Vorstellung des Unternehmens, inkl. Geschichte, Größe, Standorte
- Optional: ein kurzer Willkommensgruß der Geschäftsleitung
- Falls vorhanden: Hinweise auf das Leitbild, Werte oder Nachhaltigkeitsziele
- Organigramm & Kontaktliste
- Abteilungen und Verantwortlichkeiten
- Direkte Ansprechpersonen mit Durchwahl und E-Mail
- Notfallnummern für Erste Hilfe, Brandschutz etc.
- Arbeitszeit, Pausen und Krankmeldung
- Gleitzeitregelung, Kernarbeitszeit, Zeiterfassungssystem
- Vorgaben zur Pausengestaltung
- Verhaltensregeln bei Krankheit: Zeitpunkt und Form der Krankmeldung (z. B. telefonisch oder per E-Mail)
- Hinweis zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (nach § 5 EFZG)
- Urlaub & betriebliche Abläufe
- Wie wird Urlaub beantragt (Papier/Vorlage/Tool)?
- Wer genehmigt? Wie frühzeitig muss er eingereicht werden?
- Gibt es Betriebsurlaub oder Brückentagsregelungen?
- Nutzung von E-Mail, Telefon, Internet & Social Media
- Interne Leitlinien zum Umgang mit beruflichen Kontaktdaten
- Social-Media-Guidelines (DSGVO-konform)
- Erlaubte und unerlaubte Inhalte – intern wie extern
- Arbeitssicherheit & Datenschutz
- Fluchtpläne, Erste-Hilfe-Kästen, Notausgänge
- Ansprechpartner für Arbeitssicherheit (Sicherheitsbeauftragte etc.)
- Hinweis auf einzuhaltende Datenschutzrichtlinien nach DSGVO
Pluspunkt fürs Employer Branding
Die Willkommensmappe wirkt nach innen und außen:
- Sie fördert die Identifikation neuer Mitarbeitender mit dem Unternehmen
- Sie lässt sich für Recruiting-Zwecke nutzen, etwa mit einem beiliegenden Hinweis zur Weiterempfehlung im Freundes- und Bekanntenkreis – optional verknüpft mit einem kleinen Bonus bei erfolgreicher Vermittlung
Fazit
Eine gut strukturierte Willkommensmappe ist mehr als nur ein Infoheft: Sie erleichtert neuen Mitarbeitenden den Einstieg, sichert den Wissenstransfer und zeigt, dass Ihr Unternehmen professionell, organisiert und mitarbeiterorientiert agiert. Wer gleich zu Beginn Klarheit schafft, fördert Loyalität und Motivation – und gewinnt vielleicht sogar neue Talente durch Weiterempfehlung.
