Elektronisches Fahrtenbuch: Was das Finanzamt wirklich akzeptiert
Das Fahrtenbuch gilt als lästigster Klassiker der steuerlichen Fahrtenaufzeichnung. Klar ist: Wer private von beruflichen Fahrten steuerlich sauber trennen möchte – etwa bei einem Firmenwagen – kommt um präzise Dokumentation nicht herum. Immer beliebter: elektronische Fahrtenbücher. Doch Vorsicht: Nur weil etwas digital ist, heißt das nicht automatisch, dass es vom Finanzamt akzeptiert wird.
Zuletzt aktualisiert am: 16. Januar 2026
Digitale Lösung ja – aber nur mit „geschlossener Form“
Ein elektronisches Fahrtenbuch ist nur dann steuerlich zulässig, wenn es…
- in sich geschlossen geführt wird,
- nachträgliche Änderungen technisch verhindert oder zumindest
- jeden Eingriff sichtbar und lückenlos dokumentiert.
Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) mit Beschluss vom 12.01.2024 (Az. VI B 37/23) noch einmal deutlich klargestellt. Sobald ein elektronisches Fahrtenbuch zusätzliche Listen, manuelle Nachträge oder Hilfe vom IT-Admin benötigt, verliert es seinen Status als ordnungsgemäße Dokumentation.
Typische Stolperfallen bei digitalen Fahrtenbüchern
Die Finanzverwaltung ist bei Betriebsprüfungen wachsam – und hat klare Ausschlusskriterien. Diese Fehler führen in der Praxis häufig dazu, dass Fahrtenbücher nicht anerkannt werden:
- Nachträgliche Eintragungen ohne lückenlose Änderungsprotokolle
- Eingaben auf Notizzetteln und spätere Übertragung in die Software
- Nutzung von Excel oder anderen editierbaren Formaten
- Verlass auf GPS-only-Tracker ohne manuelle Ergänzungen
Wenn das Fahrtenbuch verworfen wird, gilt automatisch die pauschale 1-%-Regelung – eine oft deutlich teurere Variante.
Diese Fahrtenbuch-Typen gibt es:
♥ Software-Lösungen
Smartphone-App und Desktop-Programm arbeiten zusammen. Die App trackt – die Software wertet aus.
♥ Komplettlösung durch Dienstleister
Ein externer Anbieter kümmert sich um rechtssichere Soft- und Hardware-Kombination.
♥ Integriertes Navi-System mit Fahrtenbuch
Einige Autohersteller bieten eigene Lösungen über das bordeigene Navigationssystem.
♥ App mit Cloud-Anbindung
Mobile Fahrtenbücher mit Exportfunktion, oft mit direkter Schnittstelle zur Steuerkanzlei.
❗ Wichtig: Kein Anbieter kann garantieren, dass sein Fahrtenbuch „finanzamtskonform“ ist. Die Prüfung erfolgt immer einzelfallbezogen.
Was das Finanzamt fordert – Checkliste für die Praxis:
- Fahrtenbuch zeitnah führen (nicht Wochen später)
- Einträge dürfen nicht veränderbar sein – alle Änderungen müssen lückenlos dokumentiert sein
- Kein Excel oder Word
- Jede Fahrt muss einzeln und vollständig aufgezeichnet sein
- Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre
- Daten müssen digital auswertbar sein
Praxisbeispiel: Strenge Auslegung vor Gericht
In einem Fall vor dem Finanzgericht Düsseldorf (Urteil vom 24.11.2023, Az.: 3 K 1887/22 H) dokumentierten Mitarbeiter ihre Fahrten erst auf Papier, dann trugen sie sie gesammelt in die Software ein – teilweise Wochen später. Das Urteil: Nicht zeitnah, nicht anerkannt. Die GmbH musste rückwirkend die 1-%-Regelung anwenden. Ein teurer Fehler.
Fazit
Wer ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen möchte, spart sich zwar Schreibkram – muss aber hohe technische und dokumentarische Anforderungen erfüllen. Es gilt: Digital ja, aber bitte prüfungssicher.
Checkliste: So führen Sie ein elektronisches Fahrtenbuch finanzamtskonform
Ein ordnungsgemäß geführtes elektronisches Fahrtenbuch kann steuerliche Vorteile sichern – aber nur, wenn es den ...
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