15.12.2017

Lieferantenaudit: Wie gut sind Ihre Lieferanten wirklich?

Egal, ob Sie einen neuen Lieferanten suchen, um z. B. einen leistungsschwachen Zulieferer zu ersetzen oder Ihre Fertigungstiefe zu reduzieren, ob Sie Ihre bestehenden Lieferantenbeziehungen vertiefen möchten, ob Sie gehäufte Qualitätsprobleme und Reklamationen eines Lieferanten auf den Plan rufen oder ob Sie die lieferantenbezogenen Anforderungen der ISO 9001:2015 erfüllen wollen – mit dem Lieferantenaudit haben Sie ein geeignetes Instrument zur umfassenden Bewertung der Qualitätsfähigkeit Ihrer Lieferanten.

Blick in eine Firma, in der ein Lieferantenaudit durchgeführt wird

Was ist ein Lieferantenaudit?

Bei einem Lieferantenaudit, das aus Sicht des Lieferanten oftmals auch als Kundenaudit bezeichnet wird, handelt es sich um eine Sonderform des Audits, mit der Sie prüfen, ob Ihr Lieferant grundsätzlich in der Lage ist, qualitativ einwandfreie Leistungen für Ihr Unternehmen zu erbringen. Im Gegensatz zu einer externen Zertifizierung nach ISO 9001:2015 ist es bei einem Lieferantenaudit nicht zwingend erforderlich, das gesamte QM-System des Lieferantenunternehmens zu auditieren. Vielmehr können Sie sich dabei auf die Überprüfung von spezifischen Anforderungen wie z. B. die Einhaltung von gesetzlichen und behördlichen Vorgaben oder die Effektivität und Effizienz einzelner Prozesse z. B. zur Rückverfolgbarkeit, zum Einkauf von Rohstoffen oder zur Reklamationsbearbeitung beschränken.

Lieferantenaudit – warum?

Doch welchen Nutzen hat ein Lieferantenaudit für Sie? Es schafft nicht nur Transparenz über die Stärken und Schwächen, also über die Leistungsfähigkeit Ihrer Lieferanten, Sie haben zudem die Möglichkeit, spezifische Vorgaben und Anforderungen näher zu untersuchen. Das Ergebnis eines Lieferantenaudits gibt Ihnen konkrete Anhaltspunkte zur Förderung und Entwicklung Ihrer Zulieferer und hilft Ihnen dabei, das Lieferantenrisiko und die Qualitätskosten zu reduzieren. Ein Lieferantenaudit verbessert die Kommunikation und stärkt damit langfristig die gegenseitige Geschäftsbeziehung. Dazu kommt, dass in einem Lieferantenaudit nicht selten Defizite in Ihrem eigenen Unternehmen zu Tage treten. So können unzureichende Lieferleistungen ihre Ursache darin haben, dass Sie Ihren Zulieferern keine korrekten Vorgaben und Informationen zur Verfügung stellen. Ein Lieferantenaudit dient aber auch dazu, die Prozesse Ihres Lieferanten besser zu verstehen, Schlüsselpersonen persönlich kennenzulernen und die Erwartungen beider Parteien besser abzugleichen.

Doppelter Vorteil: Auch Ihr Lieferant hat einen Nutzen

Ein Lieferantenaudit hat jedoch nicht nur für Ihr Unternehmen Vorteile, auch Ihr Lieferant profitiert davon. Er partizipiert am Know-how Ihres Unternehmens und bekommt Maßnahmen aufgezeigt, mit denen er seine qualitätsbezogenen Prozesse optimieren kann. Darüber hinaus hilft Ihrem Lieferanten ein Blick von außen, das Phänomen der Betriebsblindheit zu überwinden. Ferner unterstützt ein derartiges Audit Ihren Lieferanten bei der Vorbereitung auf ein Zertifizierungsaudit. Letztendlich führen Lieferantenaudits dazu, dass Ihre Lieferanten ein Bewusstsein für die Notwendigkeit von fortlaufenden Verbesserungen entwickeln.

Ohne Auditprogramm geht es nicht

Je größer Ihre Lieferantenbasis und je komplexer Ihre Lieferantenprozesse sind, desto dringlicher ist es, Lieferantenaudits langfristig in einem Auditprogramm zu planen. Da Lieferantenaudits sehr zeit- und kostenintensiv sind, sollten Sie Prioritäten setzen: Führen Sie derartige Audits häufiger bei Lieferanten von Vorprodukten durch, die die Qualität und Sicherheit Ihrer Produkte besonders stark beeinflussen. Diese Lieferanten können Sie z. B. mithilfe einer ABC-Analyse identifizieren. Beschränken Sie die Anzahl Ihrer Lieferantenaudits auf das absolut notwendige Maß. Bei der Erstellung eines Auditprogramms sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

  • Welche Produkte bzw. Produktgruppen sollen auditiert werden?
  • Was soll auditiert werden, Prozesse, Produkte, spezielle Anforderungen oder Elemente des QM-Systems?
  • Wie oft sollen geplante Lieferantenaudits stattfinden und unter welchen Voraussetzungen werden unplanmäßige Audits notwendig, z. B. beim Auftreten von gehäuften Qualitätsmängeln?
  • Welche Mitarbeiter kommen als Auditoren in Frage, verfügen also über eine fachliche Eignung, aber auch über Kenntnisse in der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Audits

Hinweis

Wichtig ist, dass Sie mit Ihren Lieferanten Vereinbarungen über die Qualitätsmerkmale der zu auditierenden Produkte, Prozesse oder anderen Vorgaben treffen und vertraglich festlegen, die Sie dann im Rahmen von Lieferantenaudits verifizieren wollen.

Lieferantenaudit vorbereiten – was Sie unbedingt beachten sollten

Nachdem Sie Ihr Auditprogramm erstellt haben, gehen Sie an die Vorbereitung der einzelnen Audits. Falls Sie ein Lieferantenaudit von mehreren Auditoren durchführen lassen wollen, stellen Sie zunächst ein Auditteam zusammen. Dabei sollten Sie insbesondere Auditoren aus Ihrem Einkauf und der Fertigung berücksichtigen. Im Anschluss daran erstellen Sie einen Auditplan, in dem die einzelnen Prüfabschnitte detailliert aufgeführt werden. Informieren Sie Ihren Lieferanten frühzeitig über den Audittermin, die geplante Auditzeit und den Auditumfang. Lassen Sie ihm den Auditplan zukommen und bitten Sie ihn, die für das Audit notwendigen Informationen und Dokumente wie das QM-Handbuch (falls noch vorhanden), Prozessbeschreibungen, insbesondere zu Prüfungen und Reklamationen, Arbeitsanweisungen, Verträge und Lieferspezifikationen bereitzuhalten.

„Schreibtisch-Audit“ als Alternative

Bei umfangreichen Lieferantenaudits kann es sinnvoll sein, dass Sie sich die wichtigsten qualitätsbezogenen Dokumente bereits vor dem Vor- Ort-Audit vom Lieferanten zusenden lassen und eine Dokumentenprüfung in Form eines Schreibtisch- Audits vornehmen.

Auditprüfliste erstellen und versenden

Eine große Bedeutung hat die Auditprüfliste, mit deren Hilfe Sie das Lieferantenaudit durchführen. Wichtig ist, dass dieser Fragenkatalog alle relevanten Anforderungen umfasst. Die Auditprüfliste, die Sie gemeinsam mit dem Einkauf erstellen sollten, darf auch eine Gewichtung bestimmter, für Ihr Unternehmen wichtiger Qualitätsmerkmale enthalten. Erstellen Sie für jede Lieferantengruppe eine spezifische Auditprüfliste. Schicken Sie Ihrem Lieferanten die Liste rechtzeitig zu, damit er sich mit deren Hilfe inhaltlich auf das Audit vorbereiten kann. Im Download (siehe rechts) finden Sie entsprechende Fragen für Ihre Auditprüfliste.

Hinweis

Sie haben auch die Möglichkeit, Ihrem Lieferanten zunächst einen Kurzfragebogen zu übersenden, den er ausfüllt und an Sie zurückschickt. Das Ergebnis dieser Befragung vermittelt Ihnen einen ersten Eindruck zur Qualitätsfähigkeit und gibt Ihnen einen Hinweis auf Auditschwerpunkte.

Audit durchführen – darauf kommt es an

Das Lieferantenaudit beginnt mit einem kurzen Einführungsgespräch. Danach arbeiten Sie die Auditprüfliste mithilfe von Befragungen, Beobachtungen und Dokumentenauswertungen Schritt für Schritt ab. Hinterfragen Sie, ob Ihr Lieferant seine Fertigungsprozesse beherrscht: Sind die Maschinenbediener kompetent? Kennen sie die Kundenanforderungen? Sind die Fertigungs- und Montageschritte angemessen dokumentiert? Wie werden Fehler in der Produktion erkannt und wie wird damit umgegangen? Wie wird geprüft und sind die eingesetzten Prüfmittel geeignet? Wie wird mit fehlerhaften Teilen umgegangen? Werden die Ursachen von Fehlern dauerhaft beseitigt? Werden Produktionsmaschinen bei der Fehlererkennung sofort abgeschaltet? Wird der Produktionsprozess rechtzeitig unterbrochen, wenn die produzierten Istwerte sich kontinuierlich von den Planwerten entfernen? Fragen Sie auch den Einkaufsleiter, wie er die Qualität der Vorleistungen sichert. Lassen Sie sich anhand von konkreten Reklamationen zeigen, wie diese bei Ihrem Lieferanten erfasst und bearbeitet werden.

Auditschlussfolgerungen ziehen und Audit nachbereiten

Nachdem Sie die Audittätigkeiten vor Ort abgeschlossen haben, bewerten Sie das Ergebnis des Audits. Dabei stellen Sie fest, inwieweit Ihr Lieferant die Anforderungen erfüllt. Dazu verwenden Sie z. B. eine dreistufige Skala: Anforderungen erfüllt/ teilweise erfüllt/nicht erfüllt. Mögliche Auditschlussfolgerungen, die sich aus Ihren Auditfeststellungen ergeben, sind beispielsweise ein Lieferantenwechsel bei negativer Bewertung oder eine Reduktion der eigenen Wareneingangsprüfung bei positiver Bewertung. Teilen Sie Ihrem Lieferanten die Auditschlussfolgerungen in einem Abschlussgespräch mit und vereinbaren Sie mit ihm ggfs. Maßnahmen zur Beseitigung der Schwachstellen. Nach Beendigung des Audits erstellen Sie einen Auditbericht und übersenden ihn dem Lieferanten.

Expertentipp

In der ISO 19011:2011 finden Sie einen detaillierten Leitfaden zur Festlegung, Umsetzung und Überwachung eines Auditprogramms sowie zur Planung, Durchführung und Nachbereitung von Qualitätsaudits.

 

Autor: Jens Harmeier