Auditprogramm 2015: Gut geplant ist halb gewonnen

Haben Sie Ihre Audits für 2015 eigentlich schon geplant? Wenn nicht, dann wird es jetzt höchste Zeit. Denn Audits bieten Ihnen die Chance, Ihr QM-System zielgerichtet zu überprüfen und damit Verbesserung systematisch umzusetzen – ganz im Sinne des risikobasierten Ansatzes der ISO 19011.

Was ist ein Auditprogramm?

Die ISO 19011:2011 definiert ein Auditprogramm wie folgt: „Festlegungen für einen Satz von einem oder mehreren Audits, die für einen bestimmten Zeitraum geplant und auf einen spezifischen Zweck ausgerichtet sind“. Es handelt sich hierbei also um ein Instrument, das hilft, die Wirksamkeit von Managementsystemen systematisch zu überwachen.

Angemessen für die Kleinen

In kleineren Unternehmen, die nur wenige Audits pro Jahr durchführen, hat sich der Auditjahresplan etabliert. Hier werden alle geplanten Audits für ein Jahr auf einfache Art und Weise mit den Normabschnitten und den Unternehmensbereichen bzw. Prozessen verknüpft. Eine optische oder inhaltliche Vorgabe bezüglich der Form eines Auditjahresplans gibt es nicht.

Ressourcen effizient verwalten

Für größere Unternehmen, die jedes Jahr eine Vielzahl von Audits durchführen und mehrere Auditoren im Einsatz haben, sollte jedoch ein Auditprogramm erstellt werden. Hierfür werden von der obersten Leitung für gewöhnlich eine oder mehrere Personen benannt, die das Auditprogramm erstellen, über das Jahr hinweg überwachen und am Ende des Jahres einer Bewertung unterziehen.

Effizientes Auditwesen mit System

Schaffen Sie ein effizientes Auditwesen, indem Sie folgende Faktoren bestmöglich miteinander kombinieren:

• Baustein 1 – Auditart:
  Legen Sie den Umfang jedes einzelnen Audits fest und wählen Sie aus folgenden Auditarten die am besten geeigneten aus: Systemaudit, Prozessaudit, Produkt-/Dienstleistungsaudit, Compliance-Audit oder Performance-Audit.
  Auch Kundenaudits oder Audits der Zertifizierungsstelle können hinzugefügt werden, da auch durch diese bestimmte Bereiche Ihres Managementsystems überwacht werden. Fortschrittliche Systeme berücksichtigen im Rahmen eines integrierten Managementsystems auch die Begehungen seitens des Arbeitssicherheitsmanagements und des Hygienemanagements oder auch Selbstbewertungen.
• Baustein 2 – Prozesse und/oder Bereiche:
  Als Nächstes wird die Auditart mit Prozessen und/oder Bereichen des Unternehmens verknüpft. Berücksichtigen Sie bei der Planung das Risikopotenzial der jeweiligen Prozesse ausreichend. Auch sollten Prozesse, die noch nicht über eine entsprechende Prozessreife verfügen, einer häufigeren Betrachtung unterzogen werden.
• Baustein 3 – Auditorenteam:
  Dieser Baustein ist für die Effizienz eines Audits von großer Bedeutung. So sollte zumindest ein Auditor über ausreichende Fachkompetenz bezüglich der zu auditierenden Einheit verfügen, auf der anderen Seite muss aber eine absolute Unparteilichkeit und Objektivität gewährleistet werden. Dies schließt also Bereiche aus, in denen die Auditoren selbst arbeiten oder eine Verantwortung haben.

Achten Sie auf eine häufig auftretende Diskrepanz zwischen der Auslegung des Normtextes durch die Zertifizierer und der ISO 9001 selbst. Während die geltende ISO 9001:2008 lediglich die Durchführung von Audits in planmäßigen Abständen fordert, wollen Zertifizierer meist jährliche Audits sehen.

Risikobasiertes Auditieren

Ein Auditprogramm soll in erster Linie dazu dienen, die Auditressourcen zielgerichtet einzusetzen. Achten Sie auf: Prozesse, in denen Schlüsselmerkmale von Produkten oder Leistungen geplant oder erbracht werden; Prozesse, die Gefahren beinhalten; Prozesse, die eine Auswirkung auf die Sicherheit oder Gesundheit haben, und Prozesse, die mit signifikanten Umweltaspekten und deren Kontrolle verbunden sind.

Die richtige Auswahl der Auditoren

Es macht wenig Sinn, wenn Sie nur Führungskräfte zu Auditoren ausbilden, da diese meist in mehreren Bereichen stark involviert und daher eben nicht unabhängig und objektiv sind. Besser ist es, mit Mitarbeitern aus der operativen Ebene zu arbeiten.