5S-Methode: Auf dem Weg zum Lean Management

Die 5S-Methode ist ein bewährtes Instrument, Arbeitsplätze und Arbeitsumgebungen von Unnötigem zu befreien und sich auf das Wesentliche einer Tätigkeit oder Prozesskette zu konzentrieren. Sie werden bei dauerhafter Anwendung der 5S-Methode überrascht sein, wie viel zusätzliche Zeit Ihnen plötzlich für Ihre wertschöpfenden Tätigkeiten zur Verfügung steht, da Sie sich nicht mehr mit Such- und Umräumaktionen aufhalten müssen. Dieser neu gewonnene Schwung im Arbeitsablauf motiviert Sie zu weiteren Verbesserungen, die auch auf Ihre Mitarbeiter und Kollegen ansteckend wirken werden. Und Sie werden sehen, wie viele Möglichkeiten sich „fast wie von selbst“ ergeben, mit denen Sie Ressourcenverschwendung dauerhaft vermeiden können.

Lean mit der 5S-Methode

5S ist häufiger Bestandteil von Lean-Konzepten (Lean Management, Lean Production, Lean Office) und des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) im Sinne des PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act).

Die 5S-Methode sorgt auf der Basis „schlanker“, ordentlicher und sauberer Arbeitsplätze für reibungslose Arbeitsabläufe, da sich an ihnen nur diejenigen Arbeitsmittel und Materialien befinden, die tatsächlich für die Aufgabenstellung benötigt werden. Hierbei spielt die Einbindung der jeweiligen Prozessmitarbeiter eine große Rolle. Sie sind letztlich für die verschwendungsfreie Ausgestaltung ihres Arbeitsplatzes selbst verantwortlich.

Dafür stehen die 5 S

Die fünf S der 5S-Methode stehen für:

• Sortiere aus (Aussortieren)
• Sichtbare Ordnung schaffen (Aufräumen)
• Sauber halten (Arbeitsplatz sauber halten)
• Standardisieren (Anordnung zur Regel machen)
• Selbstdisziplin leben (Alle Punkte einhalten, wiederholen und verbessern)

Die 5S-Prinzip erfordert sowohl einen ausgeprägten Sinn für Ordnung und Sauberkeit als auch die Vermeidung unnötiger Materialflüsse, Wege und Verzögerungen im Produktions- und Dienstleistungsprozess. Durch die dauernde Wiederholung der maßgeblichen Prinzipien und die Vorbildfunktion der Vorgesetzten wird das 5S-Prinzip zum festen Bestandteil des KVP.

Wirkung der 5S-Methode

Mithilfe der 5S-Methode entstehen „schlanke“ Unternehmensprozesse, die im Sinne des PDCA-Zyklus immer weiter verbessert werden.

Reibungslose Arbeitsabläufe führen schließlich zu Arbeitsergebnissen, die folgende Merkmale aufweisen:

• hohe Produktivität
• hohe (Arbeitsplatz-)Effizienz
• hohe Qualität der Produkte und Dienstleistungen
• hohe Kundenzufriedenheit

Gesetzlich und normative Forderungen: Das müssen Sie beachten, wenn Sie die 5S-Methode anwenden

Bei der „Verschlankung“ und Neuanordnung der Arbeitsplätze und des Arbeitsumfelds müssen rechtliche und normative Vorgaben beachtet werden. Zu den wichtigsten zählen:

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
• DIN EN ISO 9001:2008, Abschnitte 6.3 „Infrastruktur“ und 6.4 „Arbeitsplatzumgebung“

Vor- und Nachteile der 5S-Methode

Die Vorteile bzw. Chancen der 5S-Methode lauten:

• umfangreiche Mitarbeitereinbindung
• leichte Erlern- und Anwendbarkeit
• steigendes Qualitätsbewusstsein der Mitarbeiter
• Qualitätssteigerung durch Fehlervermeidung
• Qualitätssteigerung durch Ordnung und Sauberkeit
• erhöhte Arbeits- und Prozesssicherheit durch Arbeitsroutine

Die Nachteile bzw. Risiken der 5S-Methode

• übertriebene Formalisierung und Standardisierung
• Anwendung lediglich als Korrektiv
• Gefahr des Einprägens starrer Arbeitsroutinen

Wann werden 5S-Projekte durchgeführt?

Häufig gehen 5S-Projekte auf folgende Auslöser bzw. Anlässe zurück:

• allgemeine Unordnung, die zu wahrnehmbarer Ressourcenverschwendung und unnötigen Suchzeiten führt
• geringe Mitarbeiterzufriedenheit wegen unordentlicher und/oder unsauberer Arbeitsumgebung
• Schnittstellenverluste und Fehler bei den Übergaben zwischen zwei Arbeitsschichten
• häufige Arbeitsunfälle wegen unordentlicher Arbeitsbereiche
• Vorbereitung von Betriebsbesichtigungen (der Geschäftsführung oder Kunden) und/oder Zertifizierungsaudits

Sensibilisierungsworkshop als Basis für die 5S-Methode

Die Einführung und Umsetzung der 5S-Methode geht mit Veränderungen einher, auf die die Mitarbeiter eingestimmt werden müssen. Hierzu kann ein Sensibilisierungsworkshop dienen.

Neben der Herstellung einer positiven Grundstimmung für die 5S-Methode können bereits weitere wichtige Punkte für die erfolgreiche Anwendung der 5S-Methide im Workshop besprochen werden:

• Istanalyse: bauliche Rahmenbedingungen, Personen- und Materialwege, Tätigkeitsanalyse, individuelle Arbeitsplatzsituation
• Sollanalyse: Sollbedingungen für eine „schlanke“ und reibungslose Aufgabenerfüllung
• Maßnahmenplan inkl. Verantwortlichkeiten: Wer? Was? Wie? Womit? Bis wann?

Im Anschluss an den Sensibilisierungsworkshop sollte die Anwendung der 5S-Methode in Form von Pilotprojekten begonnen und schließlich unternehmensweit ausgedehnt werden.

Konzentration auf das Wesentliche – Wertschöpfungsanalyse

Ziel des 5S-Prinzips ist es, sich bei der Arbeitserledigung durch einen „schlanken“, ordentlichen und sauberen Arbeitsplatz auf das Wesentliche zu konzentrieren und die wertschöpfenden Zeitanteile zu maximieren.

Hierdurch können

• Verschwendung vermieden,
• Ressourcen geschont,
• Durchlaufzeiten verringert und
• die Wertschöpfung gesteigert werden.

Dabei gilt:

• Nutzleistungen (direkt wertschöpfende Zeitanteile): maximieren
• Stützleistungen (indirekt wertschöpfende Zeitanteile): optimieren
• Blindleistungen (indirekt wertmindernde Zeitanteile): minimieren
• Fehlleistungen (direkt wertmindernde Zeitanteile): vermeiden

Erstes Prinzip: Sortiere aus

Das 5S-Prinzip beginnt mit dem Aussortieren überflüssiger Materialien, Werkzeuge etc. am Arbeitsplatz. Hierdurch wird unnötiger Ballast abgeworfen, der eine reibungslose Arbeitserledigung behindert.

• Zunächst ist zu klären, welche Gegenstände tatsächlich für einen reibungslosen Arbeitsablauf benötigt werden bzw. welche Gegenstände überflüssig sind.
• Gegenstände mit unklarer Nutzungshäufigkeit werden mit einem roten Klebepunkt (Red Tag, Rote Karte) gekennzeichnet und an einem gesonderten Platz gesammelt. Erfolgt z.B. innerhalb der nächsten 14 Tage kein Zugriff auf diese Gegenstände, so werden diese entsorgt.
• Doppelte Gegenstände werden aussortiert und ggf. an anderer Stelle verwendet.
• Unbrauchbare Gegenstände werden verwertet oder entsorgt.
• Dokumente und Aufzeichnungen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden entsorgt.

Zweites Prinzip: Sichtbare Ordnung schaffen

Nachdem alle überflüssigen Materialien, Werkzeuge etc. aussortiert sind, wird nun eine bestimmte Grundordnung am Arbeitsplatz hergestellt. Hierbei ist zu berücksichtigen:

• abgestufte Nutzungshäufigkeit der Gegenstände (ständig, täglich, wöchentlich, monatlich)
• logische Abfolge der Arbeitsabläufe (Prozessschritte)
• ergonomisch sinnvolle Ausrichtung der Gegenstände am Arbeitsplatz
• Einhaltung zutreffender arbeitsschutz- und gesundheitsschutzrechtlicher Vorgaben

Drittes Prinzip: Sauber halten

Über die „Entschlackung“ und Ordnung der Arbeitsplätze hinaus müssen diese auch sauber sein. Zum Teil ist die Sauberkeit/Hygiene des Arbeitsplatzes bereits rechtlich oder normativ vorgegeben, z.B. in folgenden Branchen:

• Lebensmittelindustrie
• Medizin
• IT
• Luft- und Raumfahrttechnik

Viertes Prinzip: Standardisieren

Das vierte Prinzip des 5S-Prinzips lautet „Standardisieren“ oder „Anordnung zur Regel machen“. Zur Umsetzung dieses Prinzips kann auf zahlreiche Instrumente des Prozess- und Qualitätsmanagements zurückgegriffen werden, z.B.:

• Prozesslandkarte und Prozessbeschreibung
• Standard Operating Procedure (SOP, Arbeitsanweisung) und Verfahrensanweisung
• Checklisten, Flussdiagramme, Skizzen, Fotos

Fünftes Prinzip: Selbstdisziplin leben

Für die Anwendung und Aufrechterhaltung des 5S-Prinzips sind die Selbstorganisation und die Selbstdisziplin der Mitarbeiter und Vorgesetzten sehr wichtig. Dies umfasst

• die dauerhafte Anwendung der festgelegten Standards
• die optimale Pflege der Arbeits- und Betriebsmittel
• die regelmäßige Wirksamkeitskontrolle der Standards i.S.d. PDCA-Zyklus

Das Ausmaß der täglich gelebten Selbstdisziplin ist vor allem von folgenden Faktoren abhängig:

• Persönlichkeit des jeweiligen Mitarbeiters
• wahrnehmbarer Nutzen des 5S-Prinzips und anderer Instrumente des KVP für die tägliche Arbeit
• Fähigkeit des Mitarbeiters zur kritischen Selbstbewertung und Ableitung geeigneter Verbesserungsmaßnahmen
• Vorbildfunktion und Führungskompetenz der (direkten) Vorgesetzten
• Belohnungssystem (z.B. Boni) bei dauerhaft zuverlässiger Umsetzung des 5S-Prinzips und anderer Instrumente des KVP

So wenden Sie die Methode richtig an

Das 5S-Prinzip ist ein leicht erlernbarer und einfacher Ansatz, um – ausgehend vom Arbeitsplatz eines jeden Mitarbeiters – Verschwendung aus einem System bzw. Unternehmen zu beseitigen.

Hierbei spielen

• die umfangreiche Einbindung der Mitarbeiter,
• die ständige Wiederholung der 5S-Prinzipien,
• die hohen Anforderungen an die Selbstdisziplin der Mitarbeiter und
• die Vorbildfunktion der Führungskräfte

eine große Rolle.