23.10.2020

Elektronische Vergabe

Elektronische Vergabe (auch als eVergabe oder E-Vergabe bezeichnet) bedeutet die elektronische Abwicklung von dem Vergabeverfahren der öffentlichen Aufträge von Liefer-, Bau- und Dienstleistungen. Elektronische Vergabe wird vom Vergaberecht geregelt und wurde durch die Richtlinien 2014/24/EU und 2014/25/EU geändert, um Zeit und Kosten des Vergabeverfahrens zu reduzieren.

Elektronische Vergabe

Elektronische Vergabe: Rechtliche Grundlagen

Gemäß § 97 Abs. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sollen Auftraggeber und Unternehmen für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren grundsätzlich elektronische Mittel verwenden. Damit hat Deutschland die Vorgaben von Art. 22 Abs. 1 der Richtlinie 2014/24/EU umgesetzt, wonach die EU-Mitgliedstaaten gewährleisten müssen, dass die gesamte Kommunikation und der gesamte Informationsaustausch, insbesondere die elektronische Angebotsabgabe, unter Anwendung elektronischer Kommunikationsmittel erfolgen müssen. Für die Umsetzung dieser Vorgaben hat die Richtlinie den Mitgliedstaaten einen Übergangszeitraum von 30 Monaten gewährt.

In Deutschland erfolgt die nähere Ausgestaltung der elektronischen Vergabe in den Vergabeverordnungen, und zwar in den §§ 9 ff. VgV (Vergabeverordnung), §§ 9 ff. SektVO (Sektorenverordnung) und §§ 7 ff. KonzVgV (Konzessionsvergabeverordnung). Darüber hinaus befinden sich Vorgaben für die elektronische Kommunikation für die europaweite Vergabe von Bauleistungen in den §§ 11 bis 13 EU VOB/A. Diese sind jedoch redundant, weil gemäß § 2 VgV die Vorschriften von Abs. 1 der VgV, zu denen auch die Regelungen der elektronischen Vergabe zählen, auf die Vergabe von Bauaufträgen nach Abschnitt 2 VOB/A anzuwenden sind.

Umsetzungsfristen der e-Vergabe

§ 81 VgV bestimmt, dass zentrale Beschaffungsstellen bis zum 18.04.2017, andere öffentliche Auftraggeber bis zum 18.10.2018 Angebote, Teilnahmeanträge und Interessenbestätigungen auch auf dem Postweg, auf anderem geeigneten Weg, per Fax oder durch die Kombination dieser Mittel verlangen können. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass ab dem 18.10.2018 die Kommunikation zwischen Vergabestellen und Bietern ausschließlich elektronisch zu erfolgen hat, soweit die Verordnung nicht konkrete Ausnahmen zulässt. Gleichlautende Übergangsbestimmungen finden sich in den §§ 64 SektVO, § 34 KonzVgV und § 23 EU VOB/A.

Das bedeutet, dass bei Vergaben oberhalb der Schwellenwerte seit dem 18.10.2018 der gesamte Informationsaustausch zwischen Vergabestellen und Bietern, insbesondere die Übermittlung von Angeboten, Teilnahmeanträgen und Interessenbestätigungen nur noch auf elektronischem Wege erfolgen darf.

Welche Anforderungen grundsätzlich an die elektronische Vergabe zu stellen sind, ist in § 9 VgV geregelt. Die Anforderungen an die verwendeten elektronischen Mittel sowie die Rechte des Auftraggebers und die dabei einzuhaltenden Dokumentationsanforderungen sind § 10 VgV zu entnehmen. Diese Regelungen werden durch § 11 VgV konkretisiert, der sich mit den Anforderungen im Vergabeverfahren befasst.

Elektronische Vergabe: Ausnahmen

Abweichungen bei unterschiedlichen Verfahrensstufen in der Art und Weise der Kommunikation gibt es nicht. Ebenfalls gibt es keine Abweichungen bei den unterschiedlichen Verfahrensarten. Insofern gelten die Regelungen zur elektronischen Vergabe in allen Verfahrensstufen und auch Verfahrensarten verpflichtend. Ausnahmsweise ist eine mündliche Kommunikation gestattet (vgl. § 9 Abs. 2 VgV), sofern diese nicht die Vergabeunterlagen, die Teilnahmeanträge, die Interessenbestätigungen oder die Angebote betreffen.

Mithin bleibt auch im Bereich der elektronischen Vergabe Raum für die mündliche Kommunikation wie z.B. bei Ortsbegehungen, Bietergesprächen, Aufklärungsgesprächen, Terminvereinbarungen sowie Erläuterungen zur Benutzung der elektronischen Mittel. Die mündliche Kommunikation muss allerdings dokumentiert werden. Diesbezüglich gelten die Vorgaben aus § 8 VgV.

Ausnahmen vom Gebot der elektronischen Vergabe sind in § 41 Abs. 2 VgV (Bereitstellung der Vergabeunterlagen) und § 53 Abs. 2 und 4 VgV (Form und Übermittlung der Interessenbekundungen, Interessenbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote) geregelt.

  • Das betrifft zum einen die Abgabe von Angeboten, bei denen zeitgleich physische oder maßstabsgetreue Modelle einzureichen sind, die nicht elektronisch übermittelt werden können.
  • Zum anderen können Angebote mit anderen als elektronischen Mitteln eingereicht werden, wenn sie besonders schutzwürdig sind.

Gemäß § 13 VgV wurde die Bundesregierung ermächtigt, Verwaltungsvorschriften über die zu verwendenden elektronischen Mittel sowie die einzuhaltenden technischen Standards zu erlassen. Soweit ersichtlich, hat die Bundesregierung von dieser Ermächtigung bisher noch keinen Gebrauch gemacht.

EVergabe im Unterschwellenbereich

Was die elektronische Vergabe von Lieferungen und Leistungen unterhalb der Schwellenwerte angeht, so sieht auch die neue UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) in ihrem § 7 eine grundsätzliche Pflicht zur Verwendung elektronischer Mittel vor. Im Übrigen verweist § 7 Abs. 4 UVgO auf die §§ 11 bis 12 VgV. Mithin sind die Regelungen in der UVgO zur elektronischen Vergabe identisch mit den Regelungen der Vergabeverordnung.

Die Frist zur ausschließlichen Einreichung elektronischer Angebote ist in der UVgO jedoch großzügiger bemessen. Gemäß § 38 Abs. 2 UVgO muss der Auftraggeber elektronische Angebote erst ab dem 01.01.2019 akzeptieren, auch wenn er eine andere Form der Angebotsabgabe vorgesehen hat. Ab dem 01.01.2020 müssen Angebote ausschließlich in elektronischer Form abgegeben werden (vgl. § 38 Abs. 3 UVgO).

Elektronische Vergabe und VOB

Was Vergaben nach dem ersten Abschnitt der VOB/A angeht, so gibt es dort noch keine Verpflichtung des öffentlichen Auftraggebers, ausschließlich elektronische Angebote zuzulassen oder ausschließlich auf elektronischem Wege mit den Bietern zu kommunizieren. Vielmehr sah § 13 Abs. 1 Nr. 1 der VOB/A-2016 vor, dass schriftlich eingereichte Angebote bis zum 18.10.2018 zu akzeptieren sind. Nach Ablauf dieses Stichtags war der öffentliche Auftraggeber nicht mehr verpflichtet, schriftliche Angebote zu akzeptieren. Er war jedoch hierzu weiterhin berechtigt.

Diese Wahlmöglichkeit ist in der Neufassung des ersten Abschnitts der VOB/A (Ausgabe 2019) beibehalten worden. Danach legt der Auftraggeber fest, in welcher Form die Angebote einzureichen sind. Schriftlich eingereichte Angebote müssen unterzeichnet sein.

Soweit Angebote elektronisch zu übermitteln sind, hat der Auftraggeber nach § 13 Abs. 1 VOB/A-2019 die Wahl zwischen den folgenden Mitteln:

  • Per einfache Textform (z.B. per Mail über das Vergabeportal)
  • Per Textform mit elektronischer Signatur

Per Textform mit einem elektronischen Siegel, welches die Identität des anbietenden Unternehmens bestätigt. Diese Option ist seit der VOB/A-2019 neu.

Fazit

Ob europaweite oder nationale Vergabe, das elektronische Vergabeverfahren – E-Vergabe – ist sicher und komfortabel. Mit der elektronischen Beschaffung (E-Vergabe) können Vergabeverfahren vollständig über das Internet und entsprechende Vergabeplattformenabgewickelt werden. Einheitliche Verfahren und geringere Kosten machen die E-Vergabe sowohl für den öffentlichen Auftraggeber als auch für private Auftragnehmer effizienter.

Autor: WEKA Redaktion