Fachbeitrag | Dokumentation
23.06.2015

Prozessaufnahme effektiv und effizient gestalten

Wenn es darum geht, Prozesse aufzunehmen, um sie z.B. für Managementsysteme zu dokumentierten, kann dies ein sehr zeitaufwändiges Unterfangen sein. Mitarbeiter werden zu einem Workshop zusammengerufen und sollen das vollständige Tagesgeschäft aus dem Stegreif abrufen. Die Prozessaufnahme funktioniert in der Regel nicht, es muss meist mehrfach nachgebessert werden oder aber die Prozesse sind unvollständig. Setzen Sie daher auf eine gute Vorbereitung.

Workshops eignen sich zur effektiven und effizienten Aufnahme von Unternehmensprozessen© frankpeters /​ iStock /​ Thinkstock

Nicht alle Infos präsent

Bereiten Mitarbeiter sich nicht auf den anstehenden Workshop vor, sind meist nicht alle Aspekte aus dem Tagesgeschäft wirklich präsent. Vielmehr sind es Vorgänge, die gerade in Bearbeitung sind oder kürzlich abgeschlossen wurden, die als Referenz herangezogen werden. Aber entsprechen gerade diese Vorgänge tatsächlich dem Standard?

Achtung!

Die Erfahrung gezeigt, dass bereits bestehende Prozessbeschreibungen oder Verfahrensanweisungen bei der Prozessaufnahme komplett außer Acht gelassen werden sollten.In der Regel müssen die Prozesse sehr schlank und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten sein. Orientiert man sich an bestehenden Beschreibungen, fällt es schwer, sich davon zu lösen und das neue Dokument ähnelt dem alten sehr. Arbeiten Sie also besser nur mit Fakten!

 

 

Schulung vorab ein Muss

Damit Mitarbeiter und Vorgesetzte eines Bereichs sich richtig auf einen Prozessaufnahme-Workshop vorbereiten können, ist es wichtig, ihnen zunächst einmal die Anforderungen der jeweiligen zugrunde liegenden Normen zu vermitteln. Achten Sie darauf, dass dies in einfachen Worten und nicht in „Normdeutsch“ geschieht. Außerdem sollten die Inhalte wirklich für die jeweilige Abteilung maßgeschneidert sein. Am Ende dieser Schulung können Sie dann die „Hausaufgaben“ für den folgenden Workshop festlegen.

Achten Sie bitte darauf, dass zwischen Schulung und Prozessaufnahme-Workshop mindestens zwei Arbeitswochen liegen, damit die Mitarbeiter ausreichend Zeit für die Vorbereitung haben und das Tagesgeschäft nicht zu sehr darunter leidet.

 

Hausaufgaben liefern die Basis für die Prozessaufnahme

Damit nun der eigentliche Workshop zur Prozessaufnahme so effizient wie möglich abläuft, liefern die Hausaufgaben alle wichtigen Informationen. Außerdem sollten sich die Kollegen schon im Vorfeld mit dem Thema beschäftigt haben. Schauen wir uns die entsprechenden To-Dos einmal näher an:

  • Dokumente sammeln: Zur Vorbereitung sollen die Mitarbeiter alle bereits bestehenden Dokumente wie z.B. Arbeitsanweisungen, Formblätter, Checklisten sammeln. Diese werden dann später direkt sichtbar an den auf einer Pinnwand erarbeiteten Prozess dargestellt.
  • Aufzeichnungen sammeln: Eine weitere Aufgabe besteht darin, alle Aufzeichnungen, die in diesem Prozess erstellt werden, aufzulisten und mit jeweils einer Kopie zu belegen. Die Häufigkeit der Anwendung kann dann auf dieser Kopie mittels einer Strichliste festgehalten werden. Auf diese Weise kann der Aufwand für die Erstellung Rückschlüsse auf Optimierungspotenziale liefern. Zusätzlich ist der Grund, warum diese Aufzeichnung erstellt wird, zu klären.
  • Externe Dokumente: Das Gleiche machen Sie dann mit den so genannten externen Dokumenten, also z.B. Lieferscheine, Zeichnungen oder Spezifikationen.
  • Problemfelder identifizieren: Alle Prozessbeteiligten sollten sich im Vorfeld Gedanken machen, wo es in dem Prozess Störungen oder Fehlerquellen gibt. Hierzu kann z.B. auch eine Strichliste geführt werden, die fehlerhafte Inputs in den Prozess darstellt (also Eingaben in den Prozess, die nicht so waren, dass der Prozess direkt und wie vorgesehen ablaufen kann, sondern z.B. Kontrollen, Rückfragen, Warten auf Informationen oder Korrekturen erforderlich macht).
  • Normforderungen umsetzen: Auf Basis der Schulung zu Beginn sollen die Führungskräfte nun mit ihren Mitarbeitern darüber diskutieren, in wie weit sie die Norm bereits erfüllen und wie sie dies tun. Die Ergebnisse werden zusammengetragen, offene Normforderungen werden als To-Dos vorgemerkt.
  • Qualifikation der Mitarbeiter: Zu guter Letzt wird die Qualifikation der in dem Prozess tätigen Mitarbeiter definiert, sowohl die erforderliche, wie auch die tatsächlich vorhandene. Dies kann z.B. über eine Qualifikationsmatrix geschehen. Die Ergebnisse werden zusammengetragen und liefern Ihnen so für die Auditbegleitung eine optimale Arbeitsgrundlage. Noch offene Normforderungen werden als To-Dos vorgemerkt. Die Qualifikation ist insbesondere für eine schlanke Dokumentation der Prozesse von großer Bedeutung. Je höher die Qualifikation der Mitarbeiter ist, desto weniger muss dokumentiert werden. Zur Qualifikation gehört hier auch die jahrelange Erfahrung und Praxis von Mitarbeitern.
Autor: Stefanie Gertz 

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