21.05.2019

Rechtskataster nach DIN EN ISO 50001

Nicht nur Unternehmen, die ein Energiemanagementsystem betreiben, stehen vor der Aufgabe, Rechtsvorschriften und ethische Standards einzuhalten. Rechtskonformes Arbeiten ist in jedem Betrieb die Grundvoraussetzung für Produktivität und Erfolg. Die Fülle der Gesetze, Vorschriften und Normen stellt Betriebe jedoch vor große Herausforderungen, die noch komplexer sind, wenn eines oder mehrere Managementsysteme angewendet werden. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Rechtskataster üblicherweise beinhaltet, worauf Sie bei Erstellung und Pflege eines Rechtskatasters achten sollten und welche Vorteile das Rechtskataster für Ihr Unternehmen birgt.

Rechtskataster

Rechtssicherheit – ein hohes Gut

Die DIN EN ISO 50001 fordert „Compliance“: Unternehmen müssen die relevanten Anforderungen der interessierten Parteien „Gesetzgeber“ und „Behörden“ wahrnehmen und erfüllen. Darunter fallen eine rechtskonforme Einführung und Aufrechterhaltung des Managementsystems ebenso wie die Einhaltung selbst gewählter Verpflichtungen. Um beides zu gewährleisten, verlangt die Norm, dass das Unternehmen eine Systematik einführt, mit der die Einhaltung jederzeit überprüft werden kann. Unternehmen müssen also dokumentieren, dass sie die Rechtsvorschriften erfüllen und diesanhand konkreter Daten für die Außendarstellung aufbereiten.

Ein übliches Hilfsmittel dafür: Ein Rechtskataster nach DIN EN ISO 50001. Darin werden alle für das betriebliche Geschehen relevanten Normen und Vorschriften aufgelistet, z.B. in Form einer Excel-Tabelle.

Definition Rechtskataster

Ein Rechtskataster beschreibt die Sammlung aller Rechtsanforderungen, die für eine Organisation relevant sind. Zudem ermöglicht ein Rechtskataster die Bewertung der Einhaltung der Rechtsanforderungen und dokumentiert die organisationsspezifische Umsetzung bindender Verpflichtungen. Schließlich können im Rechtskataster auch die zuständigen Stellen und Mitarbeiter den jeweiligen Rechtsanforderungen zugeordnet werden. Gegebenenfalls können auch eingegangene Verpflichtungen des Unternehmens, z.B. aus Kundenvereinbarungen oder Selbstverpflichtungen, aufgeführt werden.

Rechtskataster erstellen und pflegen

Die Führung des Rechtskatasters ist mit hohem zeitlichen und personellen Aufwand verbunden, denn in Deutschland gibt es zurzeit mehr als 50.000 geltende Rechtsnormen. Die betrieblich relevanten unter ihnen müssen erfasst, regelmäßig auf ihre Aktualität hin überprüft und ggf. ausgetauscht oder ergänzt werden. Hinzu kommt die Qualität der Gesetze: 50 % sind für den Laien schwer verständlich.

Deshalb werden diese Aufgaben häufig auch an externe Dienstleister ausgelagert.

Falls Sie in Ihrem Unternehmen die Erstellung und Pflege des Rechtskatasters ohne externe Hilfe bewerkstelligen, sollten Sie Folgendes beachten:

  • Sammeln Sie alle relevanten Rechtsanforderungen für Ihr Unternehmen und ordnen Sie diese z.B. nach Kategorien.
  • Vermerken Sie unbedingt die letzte Änderung der Vorschrift in Ihrem Rechtskataster! So können während der Pflege überholte Gesetze identifiziert werden und die ggf. relevanten Änderungen in Ihr Kataster eingepflegt werden.
  • Vermerken Sie die relevanten Paragrafen der Gesetze und Verordnungen, sodass beim Nachschlagen Zeit gespart werden kann. Beschreiben Sie kurz die Inhalte.
  • Bestimmen Sie die für die Einhaltung der Rechtsanforderungen verantwortlichen Stellen und Mitarbeiter.
  • Geben Sie Verweise zu unternehmensinternen Dokumenten und Prozessen an, die die Einhaltung der Rechtsanforderung sicherstellen.
  • Bestimmen Sie eine geeignete Periode zur regelmäßigen Überprüfung und Pflege des Rechtskatasters.
  • Bevor die erfassten Rechtsanforderungen auf relevante Aktualisierungen seit der letzten Überprüfung gecheckt werden, sollten Sie auch überprüfen, ob sich im Unternehmen viel geändert hat. Dies dient der Sicherstellung, dass die bisher ermittelten relevanten Rechtsanforderungen immer noch vollständig sind.

 

Unterstützung durch externe Dienstleister

Nicht nur aufgrund des hohen Aufwands, sondern auch wegen der Risiken bei Verstößen (Strafzahlungen, Unterbrechungen des Produktionsbetriebs) greifen viele Unternehmen auf Dienstleistungen wie den WEKA-Vorschriftendienst zurück.

Die Vorteile: Die Recherchearbeit entfällt, der Nutzer erhält Zugang zu einer aktuellen Rechtsdatenbank und wird automatisch, z.B. per E-Mail, über neue Gesetze und Gesetzesänderungen informiert. Natürlich bleibt der Betrieb in der Pflicht, diese umzusetzen. Voraussetzung dafür ist die Prüfung des jeweiligen Zusammenhangs zwischen Normänderung und konkreter betrieblicher Situation vor Ort.

Anlagenkataster und Rechtskataster

Für diese Prüfung ist in der Regel der Energiemanagementbeauftragte verantwortlich – eine Aufgabe, die hohe Anforderungen an die Kenntnis der Organisationsabläufe stellt. Ein Anlagenkataster, das die physische Welt eines Unternehmens in einer Datenbank abbildet, dient der Transparenz und der größeren Unabhängigkeit von Einzelpersonen. Die Dokumentenverwaltung wird durch das Anlagenkataster für den gesamten Betrieb übersichtlich und nachvollziehbar. Jede Anlage kann mit den entsprechenden Pflichten verknüpft werden und jederzeit lässt sich über Berichte ein Compliance-Überblick generieren.

Weil Rechtssicherheit nur durch einen hohen Ressourceneinsatz erzielt werden kann, ist es wichtig für Unternehmen, Einsparpotenziale durch die Vermeidung von Redundanzen zu realisieren. Eine Möglichkeit besteht darin, das Anlagenkataster und das Rechtskataster so zusammenzufassen, dass sich aus der Schnittmenge der Rechtsvorschriften die Pflichten im Einzelnen ergeben.

Autor: Susanne Niemuth-Engelmann