Datenschutz bei der Einladung zur Schwerbehindertenversammlung
Bei der Einladung zur Schwerbehindertenversammlung sind zahlreiche datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten, um die Persönlichkeitsrechte der eingeladenen Personen zu schützen. Die Schwerbehindertenvertretung (SBV) sollte dabei besonders sensibel mit personenbezogenen und vertraulichen Daten umgehen.
Zuletzt aktualisiert am: 18. Juni 2025
Die Einladung sollte keine sensiblen Informationen enthalten. Persönliche oder gesundheitsbezogene Angaben haben im Einladungstext nichts zu suchen. Lediglich die notwendigen Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnungspunkte sollten angegeben werden.
Adressierung: Vertrauliche Zustellung sicherstellen
Beim Versand der Einladung muss darauf geachtet werden, die Identität der Eingeladenen zu schützen. Briefe sollten in neutralen Umschlägen verschickt werden, ohne Hinweise auf den Inhalt oder die Zugehörigkeit zur Schwerbehindertenvertretung. Falls die Einladung per E-Mail erfolgt, ist besonders darauf zu achten, dass keine offenen Verteilerlisten (CC) verwendet werden. Stattdessen muss das BCC-Feld (Blindkopie) genutzt werden, um die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden zu verbergen.
Praxistipp
Die SBV hat ein Recht darauf, vom Arbeitgeber die privaten Adressen der schwerbehinderten Kollegen vom Arbeitgeber zu erhalten (Arbeitsgericht Bonn, Beschluss vom 21.01.2015, Az.: 4 BV 81/14). Der Anspruch umfasst die monatliche Übermittlung eines Verzeichnisses der schwerbehinderten Beschäftigten in der Form gemäß §§ 178, 163 Neuntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IX). Dies erleichtert die Arbeit der Schwerbehindertenvertretung deutlich.
Datenspeicherung und Zugriffsbeschränkungen
Teilnehmerlisten dürfen nur für die Organisation der Veranstaltung genutzt und müssen sicher aufbewahrt werden. Der Zugriff auf diese Daten darf ausschließlich berechtigten Personen vorbehalten sein. Nach der Veranstaltung sollten die Listen datenschutzkonform gelöscht oder vernichtet werden.
Transparenz und Informationen zum Datenschutz
Um den Datenschutzanforderungen gerecht zu werden, ist es ratsam, in der Einladung einen kurzen Hinweis zum Umgang mit personenbezogenen Daten aufzunehmen (siehe Mustereinladung).
Einwilligung nur im Ausnahmefall erforderlich
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Einladung zur Schwerbehindertenversammlung bedarf grundsätzlich keiner Einwilligung der Betroffenen, solange sie auf einer gesetzlichen Grundlage erfolgt und auf den Organisationszweck beschränkt bleibt. Sollte eine weitergehende Nutzung der Daten beabsichtigt sein, muss jedoch eine schriftliche Einwilligung eingeholt werden.
Nachbereitung und Archivierung
Protokolle und Anwesenheitslisten dürfen nach der Veranstaltung nur anonymisiert aufbewahrt werden. Ist dies nicht möglich, müssen klare Aufbewahrungsfristen definiert und die Daten anschließend sicher gelöscht werden (siehe Praxistipp).
