07.05.2018

Zuzahlungen bei der 1-%-Regelung: neues BMF-Schreiben

Bei einem privat genutzten Firmenwagen wird gelegentlich eine Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers im Arbeitsvertrag vereinbart. Welche steuerlichen Folgen diese Zuzahlungen haben, erläutert das Bundesministerium der Finanzen mit Schreiben vom 21.09.2017.

Abrechnung Firmenwagen, Fahrzeugkosten

Verwaltungsvorgaben wurden angeglichen

Das Bundesministerium der Finanzen hat seine Verwaltungsvorgaben bei vom Arbeitgeber an Arbeitnehmer überlassenen Firmenwagen an die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs angeglichen.

Dieser hatte zugunsten der steuerpflichtigen Arbeitnehmer entschieden, dass Nutzungsentgelte, die vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber gezahlt werden, für den privat genutzten Dienstwagen den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung mindern.

Dies ist sowohl bei der 1- %-Regelung als auch bei der Fahrtenbuchmethode der Fall, solange die geforderten Nachweise ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Zu beachten ist jedoch, dass weder ein negativer Arbeitslohn noch Werbungskosten entstehen, wenn das Nutzungsentgelt den geldwerten Vorteil übersteigt.

–>   Hier geht es zu BMF Schreiben vom 04. April 2018 …

Ermittlung des geldwerten Vorteils

Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils kann entweder die 1- %-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode verwendet werden.

  1. Bei der sogenannten „1- %-Regelung“ beträgt der geldwerte Vorteil monatlich grundsätzlich 1 % des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung des überlassenen Dienstwagens.Darf der Wagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden, ist der geldwerte Vorteil zusätzlich monatlich um 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu erhöhen.
  2. Die Fahrtenbuchmethode dient der Ermittlung der tatsächlich auf die privaten Fahrten entfallenen Kfz-Kosten. Dafür sind die Gesamtkosten des Fahrzeugs nachzuweisen, und es ist ein Fahrtenbuch zu führen.

Grundsätzlich werden vom Arbeitnehmer getragene individuelle Kfz-Kosten nicht mit in die Gesamtkosten einbezogen. Das BMF beanstandet es aber nicht, wenn diese doch in die Gesamtkosten einfließen.

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Was ist ein Nutzungsentgelt?

Unter ein den geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers minderndes Nutzungsentgelt fallen

  • eine Monatspauschale bzw. jede arbeitsvertraglich vereinbarte nutzungsunabhängige Pauschale, die der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber zahlt
  • eine Kilometerpauschale bzw. jeder im Arbeitsvertrag geregelte Betrag, der sich an den gefahrenen Kilometern orientiert
  • vom Arbeitnehmer aufgrund arbeitsvertraglicher Regelungen übernommene Leasingraten

Nutzungsentgelt bei der 1-%-Regelung

Bei der 1- %-Regelung sind zudem einzelne vom Arbeitnehmer getragene Kraftfahrzeugkosten Nutzungsentgelt, wenn sie arbeitsvertraglich vereinbart wurden und zu den Gesamtkosten des Dienstwagens gehören.

Diese sind beispielsweise:

  • Treibstoffkosten oder Ladestrom
  • Wartungs- und Reparaturkosten
  • Kfz-Steuer, Beiträge für Halterhaftpfl icht- und Fahrzeugversicherungen
  • Garagen- bzw. Stellplatzmiete oder
  • Aufwendungen für Anwohnerparkberechtigungen, Wagenpflege/-wäsche

Hierbei ist es unerheblich, ob der Arbeitgeber diese Kosten zunächst auslegt oder der Arbeitnehmer unterjährig pauschale Abschläge leistet, die später mit den tatsächlichen Kosten abgerechnet werden.

Expertentipp

Da es in vielen Fällen für den Arbeitnehmer vorteilhafter ist, die von ihm getragenen individuellen Kosten mit in die Gesamtkosten einzubeziehen, sollte in jedem Fall eine Vergleichsrechnung durchgeführt werden.

Das sind keine Nutzungsentgelte

Die folgenden vom Arbeitnehmer übernommenen Kosten dürfen den geldwerten Vorteil nicht mindern:

  • Verwarnungs-
  • Ordnungs- und Bußgelder
  • Parkgebühren
  • Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen
  • Fährkosten
  • Vignetten und Mautgebühren

Also alle Kosten, die nicht zu den Gesamtkosten des Firmenwagens gehören.

Auch der Barlohnverzicht des Arbeitnehmers im Rahmen einer Gehaltsumwandlung ist kein Nutzungsentgelt im Sinne des BMF.

Beispiele zur 1- %-Regelung

Dem Arbeitnehmer wurde ein Dienstfahrzeug vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, das er auch für Privatfahrten nutzen darf. Der geldwerte Vorteil wird nach der 1- %-Regelung bewertet, der Bruttolistenpreis beträgt 38.000 €.

Beispiel 1:
Auf Grundlage der Nutzungsüberlassungsvereinbarung muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber monatlich 100 € für die private Nutzung des Dienstwagens zahlen.
Lösung:
Es handelt sich um ein Nutzungsentgelt, das den geldwerten Vorteil mindert.
Berechnung des jährlichen geldwerten Vorteils:
38.000 € × 1 % × 12 Monate = 4.560 € – (100 € × 12 Monate) = 3.360 €

Beispiel 2:
Der Arbeitnehmer zahlte im vergangenen Jahr 500 € für Falschparken und Geschwindigkeitsüberschreitungen mit dem privat genutzten Dienstwagen.
Lösung:
Es handelt sich nicht um ein Nutzungsentgelt, das den geldwerten Vorteil mindert.
Berechnung des jährlichen geldwerten Vorteils:
38.000 € × 1 % × 12 Monate = 4.560 €

 

Liegt ein Nutzungsentgelt vor? – Beispiele zur Fahrtenbuchmethode

Der Arbeitnehmer darf den Firmenwagen auch für private Zwecke nutzen. Mithilfe der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil ermittelt.

Beispiel 3:
Der Arbeitnehmer hat laut Nutzungsüberlassungsvereinbarung sämtliche Reparaturkosten zu übernehmen. Diese betrugen im vergangenen Jahr 2.500 €. Die übrigen Kfz-Kosten, die vom Arbeitgeber getragen wurden, betrugen 7.500 €. Der Dienstwagen wurde im vergangenen Jahr zu 15 % privat genutzt, und die vom Arbeitnehmer getragenen Kosten fließen generell nicht mit in die Gesamtkosten ein.
Lösung:
Berechnung des jährlichen geldwerten Vorteils:
7.500 € × 15 % = 1.125 €

Beispiel 4:
Sachverhalt wie in Beispiel 3, jedoch werden die vom Arbeitnehmer getragenen Kosten in die Gesamtkosten einbezogen.
Lösung:
Berechnung des jährlichen geldwerten Vorteils:
(7.500 € + 2.500 €) × 15 % – 2.500 € = –1.000 € = 0 €

 

Hinweis

Das Nutzungsentgelt übersteigt im Beispiel zwar den Nutzungswert, der geldwerte Vorteil kann aber nie negativ werden.

Ein Werbungskostenabzug in Höhe des übersteigenden Betrags ist ebenfalls nicht möglich.

Anwendung im Lohnsteuerabzugsverfahren

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich zur Anrechnung der individuellen Kraftfahrzeugkosten des Arbeitnehmers im Lohnsteuerabzugsverfahren verpflichtet.

Der Arbeitnehmer muss dazu jährlich die Höhe der fahrzeugbezogenen individuellen Kfz-Kosten sowie die Gesamtfahrleistung des Dienstwagens schriftlich erklären und dieser Erklärung Belege beifügen.

Wenn die Angaben nicht offensichtlich falsch sind, hat der Arbeitgeber auf dieser Grundlage den Lohnsteuerabzug durchzuführen. Anschließend müssen die Erklärungen und Belege im Original zum Lohnkonto genommen werden.

Sind die Werte für das aktuelle Jahr noch nicht bekannt, können vorläufig die Vorjahreswerte für den Lohnsteuerabzug herangezogen werden.

Anwendung im Einkommensteuer-Veranlagungsverfahren

Wird der geldwerte Vorteil durch die individuellen Kfz-Kosten in der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers gemindert, muss dieser die Nutzungsvereinbarung beim Finanzamt einreichen.

Zusätzlich hat der Arbeitnehmer anhand von beispielsweise Gehaltsabrechnungen aufzuzeigen, wie der Nutzungswert ermittelt und besteuert wurde.

Außerdem muss der Arbeitnehmer die Höhe der selbst getragenen individuellen Kfz-Kosten sowie die Gesamtfahrleistung des Dienstwagens im Kalenderjahr durch entsprechende Belege oder Aufzeichnungen nachweisen und beim Finanzamt einreichen.

 

Dieser Beitrag stammt aus dem „SteuerSparBrief AKTUELL“ (05/2018).

 

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Autor: Joachim Welper (Dipl.-Betriebswirt, Steuerberater, Business Coach, langjähriger Autor im Bereich Unternehmensführung)