12.03.2019

Wie vermeidet man Fehler beim Fahrtenbuch und spart gleichzeitig Steuern?

Privat Fahrzeug gefahren – und dann das: das Finanzamt will Steuern dafür haben. Und nicht mal wenig. Dabei fühlten Sie sich mit der Ein-Prozent-Pauschale sicher. Hätten Sie doch ein (korrektes) Fahrtenbuch geführt!

Fahrtenbuch Fehler

Müssen Sie private Fahrten mit einem Betriebsfahrzeug versteuern?

Brutto-Listen-Neupreis des Dienstwagens entscheidend

Ja. Eine private Nutzung des Firmenwagens ist ein geldwerter Vorteil, den Sie versteuern müssen. Die „WirtschaftsWoche“ weist auf eine Reihe zu beachtender Details hin. Sie können die Fahrten pauschal nach der Ein-Prozent-Regelung versteuern. Dafür ist der Brutto-Listen-Neupreis des Dienstwagens entscheidend, also die unverbindliche Preisempfehlung des Autobauers zuzüglich Kosten für Sonderausstattungen. Was er tatsächlich gekostet hat, interessiert überhaupt nicht.

Und bei einem gebrauchten Auto?

Ist der Dienstwagen ein gebrauchter, geht das zu Lasten des Fahrers. Er muss trotzdem den Listenpreis zugrunde legen. Der zu versteuernde geldwerte Vorteil ergibt sich aus der Nutzung eines Firmenwagens. Wurde beispielsweise ein Dienstwagen für 20.000 Euro angeschafft, der laut Brutto-Listenpreis allerdings 35.000 Euro kostet, beträgt der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung 350 Euro – die monatlich zu versteuernde Summe.

Straßennutzungsgebühren gelten als steuerpflichtiger Arbeitslohn

Wenn Sie als Arbeitgeber für Straßennutzungsgebühren wie Maut oder Parken aufkommen, gelten diese ebenso als steuerpflichtiger Arbeitslohn wie etwa die Mitgliedschaft bei einem Automobilclub. Diese zusätzlichen Beträge sind nicht mit der Ein-Prozent-Regelung abgegolten. Das heißt, sie müssen zusätzlich ebenfalls als zusätzlicher Arbeitslohn angegeben und noch versteuert werden. Zur Ein-Prozent-Pauschale kommt außerdem noch ein pauschaler Wert, sofern Arbeitnehmer den Dienstwagen auch für den Weg zur Arbeit und zurück nutzen. Dann kommen auf die Ein-Prozent-Pauschale noch einmal 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz oben drauf.

Fahren Sie als GmbH bei privater Fahrzeugnutzung steuerlich mit einem Fahrtenbuch besser?

Das kommt drauf an. Nicht selten kann Sie als GmbH die Versteuerung privater Fahrzeugnutzung nach der Ein-Prozent-Methode ziemlich teuer kommen. Als Alternative bietet sich Ihnen das Führen eines Fahrtenbuchs an. Doch hier schaut das Finanzamt sehr genau hin. Sie sparen eigentlich nur, wenn Sie Ihr Fahrtenbuch ordnungsgemäß, sprich penibel führen – sonst erkennt es das Finanzamt nicht an – und Ihr Traum vom Steuersparen wäre ausgeträumt, bevor er begonnen hätte.

Was heißt Fahrtenbuch „penibel“ führen?

Die Anforderungen des Fiskus an ein Fahrtenbuch sind streng. Sie müssen es über das ganze Jahr führen, und zwar lückenlos und fehlerfrei. Etliche Mindestangaben müssen Sie zwingend einhalten. Sie sind in § 6 Abs. 1 Nr. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) aufgeführt. Dazu zählen:

  • Nennung des Fahrzeugs und des amtlichen Kennzeichens
  • Datum jeder einzelnen Fahrt
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
  • bei Betriebs- und Geschäftsfahrten: Reiseziel mit vollständiger Adresse, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner

Immerhin: Bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte reichen als Angaben das Datum und die Kilometerangaben. Bei Privatfahrten genügen das Datum und die Km-Distanz. Abkürzungen für regelmäßige Fahrten, Ziele oder Kundenbesuche sind zulässig. Sie müssen sie aber auf einem gesonderten Schriftstück erklären. Zudem müssen Sie das Fahrtenbuch auch fortlaufend und zeitnah führen.

Was heißt „zeitnah“ führen?

Zeitnah heißt, Sie haben alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst. Dann erkennt die Finanzverwaltung Ihr Fahrtenbuch als zeitnah geführt an. Zusätzlich muss der Fahrer den geschäftlichen Anlass oder weitere Ergänzungen innerhalb von längstens sieben Tagen dokumentieren – etwa in einem Webportal oder in Buchform.

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Was müssen Sie bei privater Nutzung mehrerer Fahrzeuge beachten?

Nutzen Sie mehrere Fahrzeuge für private und betriebliche Fahrten, ermitteln Sie für jedes Fahrzeug gesondert die private Nutzung nach der Ein-Prozent-Methode vom Bruttolistenpreis oder mittels Fahrtenbuchs. Sie müssen sich allerdings auf ein Jahr für die eine oder die andere Variante entscheiden. Unter dem Jahr dürfen Sie Ihre Ermittlungsmethode nicht wechseln, es sei denn, Sie schaffen sich ein neues Firmenfahrzeug an.

Dürfen Sie als GmbH den Privatanteil der Fahrzeugnutzung schätzen?

Ja, aber nur in wenigen Ausnahmefällen. Die Schätzmethode zur Ermittlung des Anteils der Privatfahrten erkennt das Finanzamt nur selten an. Der Bundesfinanzhof hat im August 2018 Unternehmer hier in die Schranken verwiesen, die sich mehr erhofft hätten. Ein Unternehmer versuchte den Privatanteil auf 50 Prozent der tatsächlichen Kosten des Firmenwagens zu drücken. Ein Fahrtenbuch führte er für einen Firmenwagen nicht. Der Bundesfinanzhof ermittelte deswegen den Privatanteil nach der Ein-Prozent-Regelung. Eine pauschale Begrenzung des Privatanteils auf 50 Prozent der tatsächlichen Pkw-Kosten scheide aus, weil das nicht durch die gesetzlichen Vorgaben gedeckt sei (BFH, Urteil vom 15.5./20.8.2018, Az. X R 28/15).

Die Schätzmethode käme nur in Betracht, wenn kein Fahrtenbuch geführt wurde und der Firmenwagen zu weniger als 50 Prozent betrieblich genutzt wurde. Bei einer betrieblichen Nutzung von weniger als 50 Prozent ist die Ermittlung des Privatanteils nach der Ein-Prozent-Regelung nicht zulässig.

Wie vermeide ich Fehler beim Fahrtenbuch?

Können Sie als GmbH ein elektronisches Fahrtenbuch führen?

Grundsätzlich gilt: Ihre Aufzeichnungen müssen eine geschlossene Form haben, d.h. sie dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Man muss Ihre Einträge darin lesen können, sie müssen übersichtlich und leicht nachvollziehbar sein. Loseblattsammlungen und Excel-Tabellen scheiden von vornherein schon mal aus. Sie führen das Fahrtenbuch also am besten in Papierform. Sie können Ihre Aufzeichnungen von Hand führen.

Sie können dafür aber auch eine elektronische Form wählen. Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch muss die gleichen Mindestangaben erfüllen. Nachträgliche Änderungen müssen technisch ausgeschlossen oder einzeln dokumentiert sein. Manchmal lassen sich in einem elektronischen Fahrtenbuch nicht alle notwendigen Angaben wie Hausnummern, Fahrtanlass oder besuchte Geschäftspartner auflisten. In diesem Fall sind Sie verpflichtet, diese nachzutragen oder zusätzlich in Papierform festzuhalten.

Was ist als elektronisches Fahrtenbuch zulässig?

Fest installierte Systeme mit App

Das können fest installierte Systeme sein, also über eine Schnittstelle mit Daten gespeiste Fahrtenbücher, und Programme mit zusätzlicher mobiler Komponente wie einer App auf dem Smartphone. Die App zeichnet dabei die einzelnen Fahrten auf und überträgt sie an die Software. Danach wird das Fahrtenbuch am Computer erstellt. Manche Firmen werben mit „TÜV-zertifizierten“ Fahrtenbüchern. Offizielle Zertifikatsvorgaben macht die Finanzverwaltung aber nicht. Deswegen sollten Sie trotzdem vorsichtig sein. Viel entscheidender als eine Zertifizierung ist Ihre tatsächliche und richtige Bedienung und Nutzung des Fahrtenbuchs – ganz gleich, ob elektronisch oder manuell.

Technologie der Blockchain

In letzter Zeit stellen Fachleute immer lauter die Frage, ob man nicht die neue Technologie der Blockchain für den elektronischen Fahrtenschreiber einsetzen könnte. Viele Flottenbetreiber versuchen seit Jahren, das von Hand geführte Fahrtenbuch abzuschaffen. Mit einem digitalen Assistenten im Fahrzeug lässt sich der Kilometerstand des Fahrzeugs automatisch erfassen. Die Überlegung ist, dies auch direkt in die Blockchain schreiben zu lassen.

Der entscheidende Vorteil wäre, dass sich die Daten nachträglich nicht mehr verändern ließen. Doch begegnet eine solche Anwendung nicht unerheblichen Zweifeln. Als eine besondere Hürde wird gesehen, die Daten aus dem Fahrzeug auslesen zu dürfen. Durch eine Kooperation mit den Fahrzeugherstellern ließe sich das mittels Blockchain einfach umsetzen. Fraglich ist allerdings, ob der Staat ein Blockchain-Fahrtenbuch als rechtsgültig einstufen würde. Und danach sieht es derzeit jedenfalls nicht aus.

Vernetzung von Diensten

Wo die Fahrt in Sachen elektronisches Fahrtenbuch noch gehen kann, zeigt Volkswagen mit dem neuen „VW Passat“, eigenen Angaben zufolge Deutschlands meistverkaufter Firmenwagen. Das Fahrzeug soll die Vernetzung zahlreicher Dienste erlauben und Zusatznutzen vor allem für Pool-Fahrzeuge. Damit soll der Fuhrparkmanager einzelne Autos beliebig Mitarbeitern zuordnen können.

Mit dabei ist auch eine integrierte Fahrtenbuchlösung. Der Fahrer identifiziert sich bei Fahrtantritt mit seinem Smartphone, außerdem kann er wählen, ob es sich um eine dienstliche oder eine private Fahrt handelt. Auch an gemischte Strecken hat VW gedacht, heißt es in einem Fahrbericht von „firmenauto.de“. Dazu wählt der Fahrer die Option „privat“, den dienstlichen Anteil kann er nach Fahrtende über die App ergänzen. Der Fuhrparkmanager hat über seinen PC Einblick in die Fahrtenbücher seiner Fahrzeuge, kann dabei aber nur dienstliche Fahrten verfolgen. Nachträgliche Fahrtänderungen dokumentiert das Programm. Sie sind nur sieben Tage nach Fahrtantritt möglich. Damit erfülle VW alle Voraussetzungen, um ein fürs Finanzamt taugliches elektronisches Fahrtenbuch zu führen.

Was, wenn die Finanzverwaltung doch einen Fehler entdecken sollte?

Dann kann es eng werden. Die Finanzverwaltung kennt da überhaupt keinen Spaß. Findet sie Unstimmigkeiten, kann es schnell dazu führen, dass sie Ihr Fahrtenbuch vollständig verwirft. Dann zieht der Prüfer die Ein-Prozent-Regelung heran, und die fällt für Sie meistens teurer aus.

Treten nur wenige kleine Mängeln auf, besteht für Sie allerdings ein kleiner Hoffnungsschimmer. Dann sollten Sie nicht vorschnell aufgeben. Für Sie könnte ein älteres Urteil des Bundesfinanzhofes aus dem Jahre 2008 einschlägig sein (BFH, Urteil vom 10.04.2008, Az.: VI R 38/06). Es hat nichts an Aktualität eingebüßt und besitzt unverändert Gültigkeit. Danach führen kleinere Mängel nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und Anwendung der Ein-Prozent-Regelung, wenn Ihre Angaben insgesamt plausibel sind.

Der BFH argumentierte, dass ebenso wie eine Buchführung trotz einiger formeller Mängel aufgrund der Gesamtbewertung noch als formell ordnungsgemäß erscheinen kann, dies auch für das Fahrtenbuch gelten müsse. Maßgeblich sei, ob trotz den Mängeln noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich sei.

Doch wehe, Sie haben Ihr Fahrtenbuchs bewusst gefälscht. Dann kennen Prüfer kein Pardon. Das kann bis zur Einleitung eines Strafverfahrens reichen. Deswegen: Auch wenn das korrekte Führen eines Fahrtenbuchs aufwendig und zeitintensiv ist – die Arbeit lohnt sich trotzdem; denn bei Betriebsprüfungen stehen Fahrtenbücher stets im Blickfeld des Fiskus.

Autor: Franz Höllriegel