26.06.2019

Wie Sie bei den Dienstreisen Ihrer Mitarbeiter Reisekosten einsparen

Immer weiter, immer schneller, immer mehr: in der Arbeitswelt gehören Dienstreisen zum Alltag. Dabei kann es Ihnen als Arbeitgeber passieren, dass die Reisekosten aus dem Ruder laufen. Um das zu verhindern, treffen Sie klare vertragliche Regelungen. Welche, erfahren Sie hier.

Reisekosten einsparen

Was ist das überhaupt, eine Geschäftsreise?

Geschäftsreisen oder auch Dienstreisen genannt, sind Reisen, die Sie oder Ihre Mitarbeiter zu einem beruflichen Zweck unternehmen. Dazu zählen beispielsweise:

  • Geschäftstermine in anderen Städten oder Ländern und
  • der Besuch von Kongressen, Messen oder Tagungen.

Weltweit wenden Unternehmen für ihre Mitarbeiter Ausgaben in Millionenhöhe auf. Im weltweiten Länder-Ranking nach Geschäftsreiseausgaben im Jahr 2016 lag laut Statista China mit Ausgaben von rund 318 Milliarden US-Dollar auf Platz eins. In Deutschland beliefen sich die Gesamtkosten für Geschäftsreisen im Jahr 2017 auf rund 52,5 Milliarden Euro. Pro Geschäftsreise wendeten deutsche Unternehmen in diesem Jahr etwa 307 Euro auf. Die Anzahl an Geschäftsreisen der deutschen Unternehmen ist in den vergangenen Jahren auf über 187 Millionen angestiegen. Die meisten Geschäftsreisen unternahmen 2017 Mitarbeiter in Unternehmen mit über 1.500 Mitarbeitern.

Was vergüten Sie als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter auf einer Dienstreise?

Im Grunde alles, was Ihr Mitarbeiter an vergütungspflichtiger Arbeit verrichtet. Hört sich banal an, ist es aber nicht. Immerhin musste sich schon das Bundesarbeitsgericht (BAG) dazu äußern. Es gab im Oktober 2018 in einer Pressemitteilung neue Grundsätze zur Vergütung von Auslandsdienstreisen bekannt. Inzwischen liegen die ausführlichen Urteilsgründe der Entscheidung vor. Sie bringen auch Klarheit in die Frage der Vergütung von Inlandsdienstreisen.

Was also ist eine vergütungspflichtige Tätigkeit eines Arbeitnehmers? Dem Gericht zufolge:

  • die eigentliche Tätigkeit,
  • andere vom Arbeitgeber geforderte Tätigkeiten, die mit der eigentlichen Tätigkeit oder der Art und Weise ihrer Erbringung unmittelbar zusammenhängen.

Für das BAG erbringt Ihr Mitarbeiter alle diese Tätigkeiten nicht aus einem eigenen Bedürfnis heraus, sondern fremdnützig in Ihrem Interesse als sein Arbeitgeber. Grundsätzlich gelten also An- wie auch die Abreise zu einer auswärtigen Arbeitsstelle als vergütungspflichtige Arbeitszeit, und zwar egal, ob Fahrtantritt und -ende von Ihrem Betrieb oder von der Wohnung Ihres Arbeitnehmers aus erfolgen. Aber: Der Weg von seiner Wohnung zur eigentlichen Arbeitsstätte und zurück ist hingegen keine vergütungspflichtige Arbeitszeit. Sie gilt als eigennützig und muss deshalb nicht bezahlt werden.

Und inwiefern gelten diese Regeln auch für Auslandsreisen?

Insofern sie ausschließlich in Ihrem Interesse als Arbeitgeber erfolgen und im untrennbaren Zusammenhang mit der arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitsleistung stehen. Auch vergüten Sie als Arbeitgeber die Reisezeiten.

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Können Sie die Höhe der Vergütung verhandeln?

Grundsätzlich ja. Die Einordnung von Reisezeiten als vergütungspflichtige Arbeitszeit gibt zunächst noch keinen Aufschluss darüber, wie hoch die Vergütung zu sein hat. Hier findet das BAG es zulässig, arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Regelungen aufzustellen, wonach für Reisezeiten eine geringere Vergütung zu zahlen ist als für die eigentliche Tätigkeit. Nicht gesondert erwähnen muss man dabei, dass Sie als Arbeitgeber – gemessen an der gesamten geleisteten Arbeitszeit – den gesetzlichen Mindestlohn nicht unterschreiten dürfen. Haben Sie keine ausdrückliche Regelung zur Vergütung von Reisezeiten getroffen, sind diese wie die eigentliche Tätigkeit zu vergüten. Bei im Außendienst tätigen Mitarbeitern sollten Sie erwägen, die Vergütung von Reisezeiten separat oder im Arbeitsvertrag explizit zu vereinbaren.

Autor: Franz Höllriegel