28.08.2018

Wie Arbeitgeber mit Prepaid-Karten Steuern sparen

Eine Lohnerhöhung sagt mehr als tausend Geschenke. Das Problem: Bei einer Lohnerhöhung in Geld kassiert das Finanzamt mit. Plastikkarten mit Speicherchip sind aber kein Geld. Solche Prepaid-Karten eignen sich daher hervorragend zum Steuern Sparen.

Eine Prepaid-Karte als Gehalts-Extra macht sich bezahlt.

Prepaid-Karten: zufriedene Mitarbeiter, jährliche Steuerersparnis

Wie entlohn ich’s meinem Mitarbeiter – und spare gleichzeitig Steuern? Eine Quadratur des Kreises, so schien es der Firma Hinkel+Sohn GmbH in Frankfurt am Main. Das Unternehmen beschäftigt 40 Mitarbeiter. Thomas Büdel, Geschäftsführer des Unternehmens: „Fast alle entgeltlichen Zuwendungen kommen nicht zu 100 Prozent bei den Mitarbeitern an.“ Das führe zu Frustration. Die Lösung: Prepaid-Karten, z.B. ein „RestaurantPass“ der Firma Sodexo. Büdel zufolge brachte dieser zufriedene Mitarbeiter – und laut Sodexo eine jährliche Steuerersparnis. Diese könne sich bei vergleichbaren Unternehmen auf über 12.000 Euro belaufen.

Mit Gehaltsextras um Arbeitnehmer werben

Im Wettbewerb um Arbeitnehmer werben Arbeitgeber manchmal schon in ihren Stellenausschreibungen mit Gehaltsextras – sogenannten „Goodies“, wie zum Beispiel Prepaid-Karten im Scheckkartenformat. Damit können die Arbeitnehmer bei Akzeptanzpartnern über Einkäufe von Waren und Dienstleistungen bis zu einem zuvor vom Arbeitgeber festgelegten Betrag frei verfügen.

Diese Prepaid-Karten sollen:

  • Mitarbeiter motivieren
  • Mitarbeiter binden
  • Lohnnebenkosten sparen

Mit ähnlichen Argumenten versprechen Entgeltoptimierer wie Sodexo innovative Produkte, die ein Höchstmaß an Flexibilität in der Gestaltung bieten sollen. Die Argumente klingen vielversprechend – doch ist der Einsatz von Prepaidkarten lohnsteuerlich tatsächlich so einfach umsetzbar?

So profitieren Sie von Prepaid-Karten

Als Arbeitgeber zahlen Sie mit einer Prepaidkarte Ihren Mitarbeitern lohnsteuer– und beitragsfreien oder pauschal versteuerten Arbeitslohn. Von dem Effekt können beide Seiten profitieren:

  • Sie als Arbeitgeber sparen bei Lohn- und Lohnnebenkosten. Die intensivere Mitarbeiterbindung und größere Motivation in Form von zusätzlichen Anreizen kommen wiederum dem Unternehmen zugute.
  • Der Arbeitnehmer erhält die Sachleistung im Idealfall brutto für netto. Dadurch erzielt er ein höheres Nettoeinkommen.

So funktioniert das Prepaidkarten-Modell

Prepaid, also „im Voraus bezahlt“, ist schlichtweg eine Weiterentwicklung des Warengutscheins. Die Zahlung erfolgt im Voraus bei Aufladung der Karte – in der Regel über ein Onlinetool. Anbieter solcher Prepaid-Karten sind Dienstleistungsunternehmen für Guthabenkarten und Essensgutscheine wie z.B.:

  • Tankstellen
  • Shopping-Center
  • Online- Händler

Arbeitgeber erwerben solche Prepaid-Guthabenkarten und können diese regelmäßig in Höhe von z. B. monatlich 44 Euro aufladen. Arbeitnehmer können das geladene Guthaben bei einer Vielzahl von Akzeptanzpartnern gegen Einkaufswaren oder Dienstleistungen einlösen – ohne dabei auch nur einen Cent Bargeld in die Hand zu nehmen.

Bei der Ladung von Guthaben auf die Prepaidkarte handelt es sich für die Arbeitnehmer um Einnahmen gemäß § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG, die nicht aus Geld bestehen. Eine Bargeldverfügung ist dabei ausgeschlossen. Damit ist jede Aufladung durch den Arbeitgeber analog einem Gutschein lediglich ein Sachbezug, kein Bezug von Geld. Und wo kein Bargeld fließt, da kein Finanzamt.

Diese Bedeutung hat der Zuflusszeitpunkt

Der Zufluss erfolgt unabhängig vom Zeitpunkt des Erwerbs der Waren bzw. der Inanspruchnahme von Dienstleistungen. Er erfolgt bereits mit der monatlichen Übergabe oder Aufladung der Karte, weil der Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenüber einem Dritten erhält (Lohnsteuerrichtlinie LStR R 38.2 Abs. 3 Satz 1).

Folglich kann der Arbeitnehmer mehrere Prepaidkarten sammeln und auf einmal einlösen.

Gilt dabei die monatliche 44-Euro-Freigrenze?

Ja, bei Prepaid-Karten kann die 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge in Anspruch genommen werden. Voraussetzung ist allerdings: Im Arbeitsvertrag muss festgelegt sein, dass der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber nur eine Sachleistung verlangen darf, nicht anstelle dieser auch Barlohn.

Die Gewährung von steuerfreiem oder steuerbegünstigtem Sachbezug ist auch bei einer Gehaltsumwandlung möglich, wenn die Gehaltsumwandlung vor der Gewährung des Sachbezugs steuerwirksam vereinbart wurde. Bei betragsmäßig begrenzten, nachträglichen Kostenerstattungen sowie zweckgebundenen Geldzuwendungen, wie eben Prepaid-Karten, ist die Regelung, Sachbezüge mit 96 Prozent des Endpreises zu bewerten (R 8.1 Abs. 2 Satz 9 LStR), nicht anwendbar.
Das gilt auch dann, wenn eine Prepaid-Karte wie eine Kreditkarte, allerdings ohne die Möglichkeit einer Bargeldabhebung, nutzbar ist.

Gibt es Einschränkungen der 44-Euro-Freigrenze?

Anbieter von Prepaid-Karten können einmalige Setup- und Aufladegebühren erheben. Manche Lohnsteuerprüfer dachten bislang, diese führten zu einem zusätzlichen geldwerten Vorteil. Das tun sie aber nicht. Die 44-Euro-Freigrenze für die Steuer– und Sozialversicherungsfreiheit ist durch die Gebühren somit nicht betroffen, wie die Landesfinanzdirektion des Freistaats Thüringen (Mitteilungen zum Lohnsteuer-Arbeitgeberrecht Nr. 3/2015 vom 23.12.2015) festgestellt hat.

Anders sieht es mit Versand- und Handlingkosten aus. Das Finanzgericht (FG) Baden-Württemberg hat entschieden, dass diese Kosten in die Prüfung der 44-Euro-Grenze einzubeziehen sind (Urteil vom 08.04.2016, Az.: 10 K 2128/14). In Zweifelsfällen empfiehlt es sich daher, sicherheitshalber eine Lohnsteueranrufungsauskunft nach § 42e EStG zu beantragen.

Zusätzlich zur 44-Euro-Freigrenze gilt die 60-Euro-Freigrenze

Arbeitgeber können neben der Sachbezugs-Freigrenze in Höhe von 44 Euro pro Monat auch die 60-Euro-Freigrenze für Aufmerksamkeiten nutzen. Beide Freigrenzen können nebeneinander voll ausgeschöpft werden und werden nicht gegeneinander aufgerechnet.

Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen von geringem Wert. Bei der Einordnung von Sachleistungen zu den Aufmerksamkeiten sind die Bestimmungen von R 19.6 LStR und H 19.6 Lohnsteuerhinweis (LStH) zu beachten. Der für die Steuerfreiheit zulässige Wert der Sachzuwendung ist in den Lohnsteuerrichtlinien festgelegt.

Die Finanzverwaltung hat eine Freigrenze von 60 Euro bestimmt. Höher darf der Wert (Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer) des Geschenks an den Arbeitnehmer nicht liegen. Zudem muss ein besonderer Anlass für das Geschenk vorliegen wie beispielsweise ein persönliches Ereignis des Arbeitnehmers oder seiner Familienangehörigen (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes etc.).

Beispiel: Prepaidkarte und obendrein Shopping-Karte

Der Arbeitgeber schenkt seiner Sekretärin zum Geburtstag im März 2018 eine Prepaid-Karte (Shopping-Karte) über 60 Euro für ein Einkaufscenter. Ferner bekommt sie, wie auch weitere Arbeitnehmer, eine Prepaidkarte für 44 Euro. Eine Bargeldauszahlung durch die Akzeptanzstellen ist ausgeschlossen.

Ergebnis: Hinsichtlich der Prepaid-Karte über 60 Euro handelt sich um eine steuer- und beitragsfreie Aufmerksamkeit. Die Prepaid-Card über 44 Euro bleibt ebenfalls im Rahmen der 44-Euro-Freigrenze steuer- und beitragsfrei.

Kann ich als schenkender Unternehmer Steuern des Beschenkten übernehmen?

Ja, § 37b EStG gibt Ihnen dafür die Handhabe. Abs. 2 dieser Vorschrift regelt das Wahlrecht zur Pauschalierung von betrieblich veranlassten Zuwendungen an Arbeitnehmer, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden und nicht in Geld bestehen. Danach können Sie als steuerpflichtiger Unternehmer die auf Sachzuwendungen aus betrieblicher Veranlassung an Geschäftspartner oder Arbeitnehmer entfallende Einkommensteuer pauschal zu 30 Prozent als eigene Steuer übernehmen und abführen.

Unter zwei Voraussetzungen:

  • Die Zuwendungen dürfen nicht in Geld bestehen.
  • Je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder je einzelner Zuwendung dürfen sie 10.000 Euro nicht übersteigen.

Entfällt für mich als Unternehmer in solchen Fällen auch die Sozialversicherungspflicht?

Nein. Sachzuwendungen über 60 € an eigene Arbeitnehmer und Arbeitnehmer verbundener Unternehmen sind sozialversicherungspflichtig.

Die Pauschalierung nach § 37b EStG könnte insbesondere für Arbeitnehmer, die sich bereits im Bereich des Spitzensteuersatzes bewegen (z. B. leitende Angestellte), eine interessante Gestaltungsmöglichkeit darstellen.

Beispiel: Der Arbeitgeber übergibt dem konfessionslosen Arbeitnehmer A im Juni 2018 eine Prepaid-Karte mit einem Guthaben von 5.000 Euro. Damit kann er bei Akzeptanzpartnern Waren und Dienstleistungen beziehen. Der persönliche Einkommensteuersatz von A beträgt 42 Prozent.

Ergebnis: Bei einem steuerpflichtigen Lohn ohne Prepaid-Karte zahlte der Arbeitgeber (AG) 5.000 Euro an den Arbeitnehmer (AN). Dem werden die Einkommensteuer in Höhe von 2.100 Euro (42 Prozent von 5.000 Euro) und der Soli (SoliZ) abgezogen, er bekäme also nur 2.784,50 Euro netto ausgezahlt – verständlich, wenn er da frustriert ist.

Beispielsrechnung einer Zuwendung per Prepaid-Karte

Bei der Zuwendung per Prepaid-Karte in Höhe von 5.000 Euro würden davon 30 Prozent oder 1.500 Euro nach § 37b EstG und der Soli abgezogen, aber vom Arbeitgeber übernommen. Der hätte mithin eine Zahllast von 5.000 Euro zuzüglich der Arbeitnehmerlast von 1.582,50 = 6.582,50 Euro zu tragen, aber der Arbeitnehmer hätte gegenüber der lohnsteuerpflichtigen Variante 2.215,50 Euro mehr in der Tasche und käme in den vollen Genuss des Lohns – keine Frustration, der Arbeitgeber wüsste einen zufriedenen Arbeitnehmer an seiner Seite.

ELStAM * § 37b EStG Differenz
– 30%
Gehalt/Guthaben 5.000,00 € 5.000,00 €
ESt – 2.100,00 € – 1.500,00 €
SoliZ – 115,50 € – 82,50 €
Netto Arbeitnehmer 2.784,50 € 5.000,00 € 2.215,50 €
Kosten Arbeitgeber 5.000,00 € 6.582,50 € 1.582,50 €

* ELStAM, Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale, ersetzt seit 2013 die Lohnsteuerkarte.

Autor: Franz Höllriegel