04.05.2020

Wichtige Entscheidungen des BFH zum Reisekostenrecht

Reisen tut not. Das wissen Sie als Unternehmer besonders seit der Virus-Pandemie. Auch während und für die Zeit danach ist die Kenntnis der steuerrechtlichen Vorschriften der Reisekostenabrechnung von Bedeutung. Der Bundesfinanzhof hat dazu fünf wichtige Urteile gefällt.

Reisekostenrecht

Worum geht es in den fünf BFH-Urteilen?

Im Wesentlichen um den Werbungskostenabzug. Ihn schränkt das steuerliche Reisekostenrecht seit 2014 für nicht ortsfest eingesetzte Arbeitnehmer und Beamte – wie z. B. Streifenpolizisten – ein. Lange war umstritten, ob dies der Verfassung entspricht oder nicht. Es ist verfassungsgemäß, wie der Hof urteilte (BFH, Urteil vom 04.04.2019, Az.: VI R 27/17).

Die anderen vier Urteile vom 10.04.2019 mit den Aktenzeichen:

  • VI R 6/17,

sowie vom 11.04.2019

  • VI R 36/16,
  • VI R 40/16 und
  • VI R 12/17

befassten sich mit den Folgen dieser Rechtslage für andere Berufsgruppen wie etwa:

  • Piloten
  • Luftsicherheitskontrollkräfte
  • befristet Beschäftigte

In welchem Umfang können Sie als Unternehmen Fahrtkosten als Werbungskosten absetzen?

Grundsätzlich in Höhe des tatsächlichen Aufwands. Voraussetzung: die Fahrtkosten muss ein nichtselbstständig beschäftigter Mitarbeiter Ihres Unternehmens beruflich verursacht haben. Nicht in voller Höhe können sie sie abziehen für Kosten der Fahrt auf dem Weg zwischen der Wohnung und dem Arbeits- oder Dienstort. Werbungskosten liegen hier nur bei der Pkw-Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro je Entfernungskilometer vor.

Was hat der BFH zur Definition des Arbeitsortes gesagt?

Ihm zufolge bestimmt das Recht jetzt den Arbeits- oder Dienstort als „erste Tätigkeitsstätte“; früher verstand es darunter die „regelmäßige Arbeitsstätte“. Was die erste Tätigkeitsstelle genau ist, bestimmen demnach nach § 9 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) Sie als Arbeitgeber anhand Ihrer Zuordnung im Arbeitsvertrag oder das Dienstrecht. Demgegenüber kam es zuvor auf den qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit des Arbeitnehmers an. Diese Änderung ist von Bedeutung für die Bestimmung des Anwendungsbereichs von

  • Entfernungspauschale
  • Verpflegungspauschalen.

In welchem zu entscheidenden Fall war dies relevant?

Im Streitfall (Az.: VI R 27/17) eines Polizisten, der an Arbeitstagen zunächst seine Dienststelle aufsuchte und von dort seinen Einsatz- und Streifendienst antrat. Seine Tätigkeiten in der Dienststelle beschränkten sich im Wesentlichen auf dessen Vor- und Nachbereitung. In seiner Einkommensteuererklärung für 2015 machte der Polizist Fahrtkosten von seiner Wohnung zur Polizeidienststelle sowie Verpflegungsmehraufwendungen entsprechend der bisherigen höchstrichterlichen Rechtsprechung nach Dienstreisegrundsätzen geltend.

Er ging davon aus, dass keine erste Tätigkeitsstätte vorliege. Er sei schwerpunktmäßig außerhalb der Polizeidienststelle im Außendienst tätig gewesen. Das Finanzamt (FA) berücksichtigte Fahrtkosten lediglich in Höhe der Entfernungspauschale. Mehraufwendungen für Verpflegung setzte es nicht an. Dagegen klagte der Polizist.

Mit Erfolg?

Nein. Das Finanzgericht (FG) wies die Klage des Polizisten ab und der BFH bestätigt das. Entgegen der bis 2013 geltenden Rechtslage komme es in diesem Fall nicht auf den qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit des Arbeitnehmers bzw. des Polizisten an. Entscheidend sei jetzt, ob arbeits- oder dienstrechtliche Festlegungen ihn einer ersten Tätigkeitsstätte zuordneten. Es genüge schon, dass der Polizist am Ort der ersten Tätigkeitsstätte zumindest in geringem Umfang Tätigkeiten, nach den Feststellungen des FG Schreibarbeiten und Dienstantrittsbesprechungen zu erbringen habe.

Verstößt das aber nicht doch gegen die Verfassung?

Nein, der BFH hat keine solchen Bedenken gegen die Neuregelung. Der Gesetzgeber habe sein Regelungsermessen nicht überschritten, da sich Arbeitnehmer in unterschiedlicher Weise auf die immer gleichen Wege einstellen und so auf eine Minderung der Wegekosten hinwirken könnten.

Ging der BFH mit der bisherigen höchstrichterlichen Rechtsprechung ähnlich in anderen Urteilen um?

Ja. Im Streitfall mit dem Aktenzeichen VI R 40/16 machte eine Pilotin ebenfalls dementsprechend Fahrtkosten zwischen Wohnung und Flughafen sowie Verpflegungsmehraufwendungen erfolglos gegenüber Finanzamt und FG geltend. Und auch hier bestätigte der BFH das Urteil des FG. Fliegendes Personal – wie Piloten oder Flugbegleiter – sei vom Arbeitgeber arbeitsrechtlich einem Flughafen dauerhaft zugeordnet. Es erbringe auf dem Flughafengelände zumindest in geringem Umfang Tätigkeiten, die es arbeitsvertraglich schulde. Also habe es dort seine erste Tätigkeitsstätte, so der BFH.

Die Pilotin hatte in den auf dem Flughafengelände gelegenen Räumen der Airline in gewissem Umfang auch Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Flugvor- und Flugnachbereitung zu erbringen. Deshalb verfügte sie dort über eine erste Tätigkeitsstätte. Unerheblich sei somit gewesen, dass sie überwiegend im internationalen Flugverkehr tätig war. Überdies komme ein großflächiges und entsprechend infrastrukturell erschlossenes Gebiet als großräumige erste Tätigkeitsstätte in Betracht, wie z. B.:

  • Werksanlage
  • Betriebsgelände
  • Bahnhof
  • Flughafen.

Desgleichen hat der BFH in der Sache VI R 12/17 den Ansatz von Fahrtkosten nach Dienstreisegrundsätzen bei einer Luftsicherheitskontrollkraft verneint, die auf dem gesamten Flughafengelände eingesetzt wurde.

Wann liegt für den BFH eine erste Tätigkeitsstätte vor?

Bei befristeten Arbeitsverhältnissen – darum ging es bei den beiden Urteilen VI R 36/16 und VI R 6/17 –, wenn der Arbeitnehmer für die Dauer des befristeten Dienst- oder Arbeitsverhältnisses an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung tätig werden soll. Erfolgt während der Befristung eine Zuordnung zu einer anderen Tätigkeitsstätte, stellt diese keine erste Tätigkeitsstätte mehr dar. Deshalb finden ab diesem Zeitpunkt wieder die Dienstreisegrundsätze Anwendung.

Damit war der Kläger in der Sache VI R 6/17 erfolgreich. Der BFH bestätigte hier die Klagestattgabe durch das FA, sodass dem Kläger Reisekosten für seine Auswärtstätigkeit mit 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer zustehen. Den Fall VI R 36/16 verwies der BFH an das FG zurück, um dort prüfen zu lassen, ob überhaupt ortsfeste Einrichtungen vorliegen. Die Abgabe von Krank- oder Urlaubsmeldungen durch Dritte, z. B. mittels Post, Bote oder Familienangehörige, reicht für eine entsprechende Zuordnung nicht aus, da ein Tätigwerden auch ein persönliches Erscheinen des Arbeitnehmers voraussetzt.

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Was versteht man unter Reisekosten?

Die typischen Kostenpositionen, die bei einer beruflichen Tätigkeit eines Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte anfallen. Diese umfassen:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Für die steuerfreie Zahlung von Reisekosten muss die berufliche Tätigkeit Ihres Mitarbeiters auswärts erfolgen. Er muss zu dieser anhand entsprechender Dokumentation nachweisen:

  • Anlass
  • Art
  • Dauer der Reise
  • Reiseweg

Was versteht man unter „Tätigkeitsstätte“?

Eine

  • von der Wohnung getrennte,
  • ortsfeste
  • betriebliche Einrichtung.

Eine ortsfeste betriebliche Einrichtung kann bereits ein Baucontainer mit Baubüro, Aufenthaltsraum oder Sanitäreinrichtung sein. Er muss z. B. auf einer Großbaustelle längerfristig fest mit dem Erdreich verbunden sein. Mehrere ortsfeste betriebliche Einrichtungen auf einem Betriebs- oder Werksgelände zählen nicht als mehrere, sondern nur als eine Tätigkeitsstätte. Keine Tätigkeitsstätten sind z.B.:

  • Fahrzeuge
  • Flugzeuge
  • Schiffe
  • Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen.

Wer legt die erste Tätigkeitsstätte fest?

Vorrangig Sie als Arbeitgeber aufgrund Ihrer dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen. Sind solche nicht vorhanden oder nicht eindeutig, zieht man hilfsweise quantitative Punkte heran. Eine „erste Tätigkeitsstätte“ liegt vor, wenn der Arbeitnehmer einer solchen Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet ist. Ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte ist außerhalb seiner Wohnung immer auswärts tätig. Ist der Arbeitnehmer nur vorübergehend einer Tätigkeitsstätte zugeordnet, wird aus dieser noch keine erste Tätigkeitsstätte.

Was versteht man unter „dauerhafte Zuordnung“ des Arbeitnehmers?

Sie bestimmen die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die Absprachen oder Weisungen dazu – egal ob für einzelne Arbeitnehmer oder Arbeitnehmergruppen, ob schriftlich oder mündlich erteilt. Hauptsache, die Zuordnung bezieht sich auf die Tätigkeit des Arbeitnehmers. Nicht als Zuordnung eines Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung zählt eine solche allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen, z. B. durch Personalaktenführung, ohne dass der Arbeitnehmer in dieser Einrichtung tätig werden soll. Eine Zuordnung „bis auf Weiteres“ wäre eine ohne Befristung und damit dauerhaft.

Als Arbeitgeber müssen Sie die Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte auf Dauer festgelegt haben. Typische Fälle einer dauerhaften Zuordnung wären unbefristete Zuordnungen von Arbeitnehmern

  • zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung,
  • für die gesamte Dauer des – befristeten oder unbefristeten – Dienstverhältnisses oder
  • über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus.

Entscheidend sind dabei Ihre Festlegungen als Arbeitgeber und Ihre Weisungen im Rahmen des Dienstverhältnisses.

Autor: Franz Höllriegel