28.10.2019

Welche Regeln gelten für den Einsatz von Aushilfen als Urlaubsvertretung?

Urlaubszeit – Engpasszeit, auch beim Personal. Andererseits: gerade dann suchen Schüler und Studenten verstärkt nach Jobs. Was viele vergessen: auch hier gelten strenge Regeln für die Beschäftigung. Sie als Personaler kennen sich in dieser Materie natürlich bestens aus.

Aushilfe Urlaubsvertretung

Schüler als Aushilfe? Ist denn Kinderarbeit nicht verboten?

Doch, das ist sie, jedenfalls in Deutschland. Laut dem Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) dürfen Jugendliche unter 13 Jahren keine Tätigkeit ausführen. Das Gesetz sieht hierin Kinderarbeit. Kleinere Aufgaben innerhalb der Familie gelten als Ausnahme und sind erlaubt.

Schüler im Alter zwischen 13 und 14 Jahren dürfen hingegen zwei Stunden täglich arbeiten, allerdings nicht vor dem Schulunterricht oder nach 18 Uhr. 15- bis 17-Jährige sind dagegen weniger eingeschränkt. Sie dürfen acht Stunden täglich und maximal 40 Stunden pro Woche arbeiten. Ausnahmen sind hier zum Beispiel Kellner. Sie dürfen in dieser Altersgruppe nicht länger als 22 Uhr die Gäste bedienen. Außerdem dürfen sie maximal vier Wochen pro Jahr einen Ferienjob ausüben.

Musterarbeitsvertrag „Aushilfe zur Urlaubsvertretung“

Mustervertrag Aushilfe zur Urlaubsvertretung
Mustervertrag Aushilfe zur Urlaubsvertretung

Können Sie als Arbeitgeber kurzfristig Schüler oder Studenten beschäftigen?

Ja, das können Sie. Allerdings nur vorübergehend. Der Einsatz solcher Aushilfen ist sozialversicherungsrechtlich privilegiert als „nicht berufsmäßig ausgeübte Tätigkeit“. Sie ist für Sie als Arbeitgeber wie auch für den von Ihnen kurzfristig beschäftigten Schüler oder Studenten sozialversicherungsfrei innerhalb eines Kalenderjahres für

  • maximal drei Monate oder
  • 70 Arbeitstage.

Lediglich für die Unfallversicherung Ihrer Aushilfen führen Sie als Arbeitgeber die üblichen Beiträge ab.

Worin besteht die Privilegierung?

Aus Ihrer Sicht als Arbeitgeber nur in der

  • Kündigungsfrist: sie können Sie im Vertrag für beide Seiten gleichlaufend sogar ganz streichen,
  • Entgeltfortzahlung: sie setzt erst nach vier Wochen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses ein.

Für Aushilfen gelten im Übrigen die allgemeinen arbeitsrechtlichen Befristungsregeln. Schließen Sie deshalb solche Arbeitsverträge besser vor Aufnahme der Tätigkeit grundsätzlich schriftlich ab. Arbeitsrechtlich gesehen gelten kurzfristig beschäftigte Aushilfen nämlich als normale Arbeitnehmer.

Ist Job gleich Job?

Nein. Ein Ferienjob kann verschieden ausgestaltet sein:

  • ein oder zwei Arbeitgeber,
  • angestellt oder selbstständig,
  • Minijob oder kurzfristige Beschäftigung.

Jede Konstellation hat andere Auswirkungen. Web.de hat unterschiedliche Folgen anhand von Beispielsfällen untersucht.

Fall A: Ein Arbeitgeber

Andi jobbt für ein paar Wochen im Café seines Bekannten Anton und verdient insgesamt 1.200 Euro. Ansonsten hat er keine weiteren Einkünfte. Andi muss seine Steuer-ID heraussuchen und Anton mitteilen. Findet er diese nicht mehr, kann er sie sich beim Bundeszentralamt für Steuern erneut mitteilen lassen. Als Arbeitgeber von Anton führen Sie für Andi die Lohnsteuer nach Lohnsteuerklasse 1 beim Finanzamt ab. Einkommensteuer muss Andi im Jahr 2019 nicht zahlen. Er hat keine weiteren Einkünfte und liegt unter dem Grundfreibetrag von 9.168 Euro für 2019. Andi kann sich einbehaltene Lohnsteuer erstatten lassen. Dazu müsste er freiwillig eine Steuererklärung für 2019 erstellen.

Fall B: Zwei Arbeitgeber

Björn will sein Taschengeld auf breiter Front aufbessern. Er arbeitet regelmäßig in seinem Wohnort in Antons Café und hilft zusätzlich im Urlaub auf Rügen im Bootsverleih aus. Also: zwei Arbeitgeber. Beiden muss Björn seine Steuer-ID mitteilen. Die Steuer für den Erstjob im Café wird nach Steuerklasse 1 berechnet, die für den Job im Bootsverleih nach Steuerklasse 6. Damit ist diese Steuer für den Zweitjob wesentlich höher. Beide Arbeitgeber führen die Steuer ans Finanzamt ab. Diesmal ist Björn sogar verpflichtet, wegen dieser zwei Arbeitgeber eine Steuererklärung einzureichen. Die zu viel bezahlte Einkommensteuer erhält er so zurückerstattet.

Fall C: Kurzfristige Beschäftigung

Christoph jobbt ebenfalls im Café bei Anton und verdient dort zehn Euro die Stunde. Er arbeitet an acht aufeinanderfolgenden Tagen für je sechs Stunden in einer kurzfristigen Beschäftigung von weniger als 70 Tagen oder drei Monaten im Jahr. Der Verdienst berechnet sich wie folgt: 6 Stunden * 8 Tagen * 10 Euro = 480 Euro.

Kurzfristige Beschäftigungen sind sozialversicherungsfrei; also: weder Christoph noch Arbeitgeber Anton müssen Sozialversicherungsbeträge abführen. Bei der Lohnsteuer hat Arbeitgeber Anton die Wahl:

  • Steuer für Christoph nach Lohnsteuerklasse 1 oder
  • Pauschalsteuer von 25 Prozent.

In diesem Fall sind die Voraussetzungen für die Pauschalversteuerung erfüllt. Die Beschäftigung ist gelegentlich, also nicht regelmäßig wiederkehrend. Sie dauert nicht mehr als 18 zusammenhängende Arbeitstage. Der Lohn beträgt nicht mehr als zwölf Euro je Stunde und nicht mehr als 72 Euro je Arbeitstag.

Fall D: Minijob

Dora jobbt im Imbiss von Markus und bessert sich damit nicht nur in den Ferien ihr Taschengeld auf. Während der Schulzeit jobbt sie 20 Stunden pro Monat, verteilt auf fünf bis sechs Tage. Sie verdient dort zehn Euro die Stunde. In den Ferien arbeitet sie an 14 Tagen für je drei Stunden.

Es handelt sich um einen Minijob, berechnet wie folgt: 3 Stunden * 14 Tage * 10 Euro = 420 Euro. Damit liegt der Lohn bei nicht mehr als 450 Euro. Eine kurzfristige Beschäftigung liegt nicht vor, da die Tätigkeit nicht auf 70 Arbeitstage oder nicht mehr als drei Monate im Jahr beschränkt ist.

Als Arbeitgeber Markus müssten Sie für Dora pauschale Abgaben zur Sozialversicherung und zwei Prozent pauschale Lohnsteuer abführen. Bei der Lohnsteuer hätten Sie die Wahl:

  • Steuer nach Lohnsteuerklasse 1.
  • keine Lohnsteuer, Voraussetzung: Dora übt keine weiteren Beschäftigungen aus. Markus könnte die zwei Prozent Lohnsteuer sparen.

Dora muss keine Lohnsteuer zahlen und nur 3,6 Prozent Beiträge zur Rentenversicherung. Auch davon kann sie sich befreien lassen. Den Antrag muss sie Ihnen als Arbeitgeber Markus übergeben. Falls Dora noch minderjährig ist, müssten ihre Eltern den Antrag unterschreiben.

Fall E: Selbstständige Tätigkeit

Emma schreibt für die Schülerzeitung Artikel. Sie möchte ihre privaten Werke gerne veröffentlichen. Die Regionalzeitung bietet ihr an, für 600 Euro eine Rezension für einen Kinofilm zu schreiben. Emma nimmt damit eine freiberufliche Tätigkeit auf. Diese muss sie beim Finanzamt anmelden.

Eigentlich ist ihr Honorar auch umsatzsteuerpflichtig. Doch wenn Emma die Kleinunternehmerregelung wählt, muss sie keine Umsatzsteuer abführen. Das kann sie gleichzeitig mit der Anmeldung beim Finanzamt tun. Sie muss am Jahresende eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen und eine Einkommensteuererklärung abgeben. Sie muss aber keine Einkommensteuer bezahlen, denn sie verdient weniger als den Grundfreibetrag von 9.168 Euro. Der Auftraggeber, die Regionalzeitung, muss weder Sozialversicherungsbeiträge noch Lohnsteuer abführen.

Fall F: Aushilfe bei Eltern

Frieda hilft in der Kanzlei ihrer Eltern bei der Bearbeitung der Post mit. Eigentlich ein Fall wie die voran besprochenen. Hier gibt es eine Besonderheit: Die Eltern müssen mit Frieda unbedingt einen ordentlichen Arbeitsvertrag abschließen, wie sie es mit fremden Aushilfen auch tun würden. Dabei müssen sie Stundenlohn etc. ordentlich vereinbaren und Frieda muss die Arbeit auch tatsächlich so ausführen. Wenn Frieda dagegen nur so mithilft, wie man es in einer Familie üblicherweise tun würde, reicht das nicht aus. Das Finanzamt schaut hier ganz genau hin.

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Autor: Franz Höllriegel