22.01.2019

Vorstellungsgespräch – das sollten Sie als Arbeitgeber beachten!

Fahr ich mit Auto oder Bahn? Was ist mit meinen Daten? Muss ich sagen, wie alt ich bin? Fragen über Fragen von Stellenbewerbern vor dem Vorstellungsgespräch. Sie sollten auch Sie als Arbeitgeber interessieren, sonst ist die Zusammenarbeit zu Ende, bevor sie begonnen hat.

Vorstellungsgespräch

Persönliches Vorstellungsgespräch – geht’s auch locker flockig?

Ja, aber nicht ohne etwas Kenntnis der Rechtslage. Schon klar: Ihr Wunschmitarbeiter soll von Ihnen als Arbeitgeber gleich einen guten Eindruck bekommen. Im persönlichen Vorstellungsgespräch wollen Sie als Arbeitgeber sich einen Eindruck über den Bewerber verschaffen. Und der Kandidat will auch wissen, mit wem er es bei Ihnen, seinem potentiellen künftigen Arbeitgeber zu tun hat. Das geht am besten in einer möglichst lockeren Gesprächsatmosphäre. Doch täuschen Sie sich nicht! Nur mit „locker flockig“ ist es auch bei einem Vorstellungsgespräch nicht getan. Bestimmte Rechtskenntnisse darüber, wie ein solches Vorstellungsgespräch ablaufen muss, sollten Sie als Arbeitgeber haben – damit das Vorstellungsgespräch nicht schon das Ende einer vielversprechenden Zusammenarbeit ist.

Gelten denn bei einem Vorstellungsgespräch rechtliche Bestimmungen?

Ja, selbstverständlich. Sicher: das Kennenlernen des Bewerbers steht dabei an erster Stelle. Doch das heißt nicht, dass das Vorstellungsgespräch ein rechtsfreier Raum wäre. Vielmehr müssen Sie als Arbeitgeber im Vorfeld und während dessen Spielregeln einhalten. Sie können damit Ihr Unternehmen unter Umständen vor Rechtsfolgen bewahren, die ziemlich unangenehm sein können. Zudem zeigen Sie als möglicher künftiger Arbeitgeber dem Bewerber durch Ihr rechtlich korrektes Vorgehen die notwendige Wertschätzung. Zumal in Zeiten grassierenden Fachkräftemangels ist das unverzichtbar, wenn Sie sich als Arbeitgeber attraktiv machen wollen.

Wer trägt grundsätzlich die Kosten eines Vorstellungsgespräches?

Sie als Arbeitgeber. Das sollte eigentlich auch selbstverständlich sein: Sie als Arbeitgeber laden ja einen Stellenbewerber zum Vorstellungsgespräch ein. Und wer bestellt, zahlt. Ihr Kandidat wird also darauf vertrauen können, dass Sie als Arbeitgeber ihm die durch das Gespräch entstehenden Kosten erstatten.

Ohne Ausnahme?

Naja, Sie können als Arbeitgeber bei der Einladung zum Vorstellungsgespräch dem Bewerber gleich mitteilen, dass Sie als Arbeitgeber eine Kostenerstattung ausschließen. Ob das allerdings für Sie als Arbeitgeber sinnvoll ist, können Sie selbst entscheiden nach der Situation auf dem Arbeitsmarkt und den Konditionen des Arbeitsplatzes. Um die Erstattung mancher Kosten kommen Sie als Arbeitgeber allerdings nicht herum. Welche das sind, richtet sich, wenn Sie nichts vereinbart haben, danach, was sonst üblich und was erforderlich ist.

Üblich oder erforderlich kann z. B. die Übernahme der Fahrtkosten für die Benutzung eines PKW sein. Wollen Sie als Arbeitgeber günstigere öffentliche Verkehrsmittel nutzen lassen, weisen Sie Ihren Bewerber rechtzeitig vorher darauf hin.  Flugkosten brauchen Sie als Arbeitgeber nur erstatten, wenn Sie dies ausdrücklich zugesagt haben. Ist es dem Bewerber nicht möglich oder unzumutbar, am gleichen Tag an- und abzureisen, kann er von Ihnen als Arbeitgeber auch die Übernahme der Übernachtungskosten erwarten.

Löcher in den Bauch fragen – gibt es da Beschränkungen?

Ja, die gibt es – auch wenn Sie als Arbeitgeber verständlicherweise im Vorstellungsgespräch möglichst viel über Ihren möglichen neuen Mitarbeiter in Erfahrung bringen wollen. Einem grenzenlosen Fragerecht stehen datenschutzrechtliche Regelungen wie auch Vorschriften des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) entgegen.

Welche Fragen sind nur in besonderen Fällen erlaubt?

Wenn dies für die Art der auszuübenden Tätigkeit objektiv wichtig werden könnte, aber auch nur dann, dürfen Sie gemäß § 1 AGG Fragen zu folgenden Kriterien stellen:

  • Rasse,
  • ethnische Herkunft,
  • Geschlecht, Religion oder Weltanschauung,
  • Behinderung,
  • Alter und
  • sexuelle Identität.

Welche Fragen sind erlaubt?

Das Gesetz gibt dazu keine eindeutige Antwort. Die Rechtsprechung hat sich jedoch ausgiebig mit den verschiedenen Fragen befasst:

Alkohol-/Drogensucht

Früher konnten Sie als Arbeitgeber danach fragen. Da galt das noch nicht als Krankheit. Das hat sich geändert. Alkoholsucht und Drogenabhängigkeit sind als Krankheit anerkannt. Dies wäre also eine Frage zur Gesundheit. Und eine solche wäre aus datenschutzrechtlichen Gründen problematisch. Deshalb empfiehlt es sich, dass Sie als Arbeitgeber danach nur fragen, wenn eine Alkohol- oder Drogenabhängigkeit eine Einstellung des Kandidaten ausschlösse, z.B. als Kraftfahrer oder als Lokomotivführer.

Behinderung/Schwerbehinderung

Früher kein Problem, seit Inkrafttreten des AGG ist dies fraglich. Bis zu einer endgültigen Klärung durch die Rechtsprechung sollten Sie als Arbeitgeber diese Frage im Vorstellungsgespräch besser vermeiden.

Familienstand/Kinder(-wunsch)

Im Vorstellungsgespräch ein No-Go. Haben Sie den Bewerber einmal eingestellt, können Sie nach dem Familienstand fragen und sogar eine Beantwortung erwarten. Sie benötigen diese Information für die Erstellung einer korrekten Lohnabrechnung. Nicht so Fragen nach einem Kinderwunsch. Sie sind in keinem Stadium des Arbeitsverhältnisses statthaft.

Gewerkschaftszugehörigkeit

Die Frage nach einer etwaigen Gewerkschaftszugehörigkeit gehört laut BDSG zu einer besonderen Kategorie personenbezogener Daten. Sie dürfen sie im Vorstellungsgespräch daher grundsätzlich nicht stellen, auch schon aus Gründen des Grundrechts der Koalitionsfreiheit.

Krankheiten

Hier gilt wieder der besondere Sachzusammenhang mit der zu besetzenden Stelle. Liegt er vor, fragen Sie als Arbeitgeber nach akuten oder chronischen Krankheiten, z. B. wenn die Erkrankung des Bewerbers ein unmittelbares Risiko bei der Ausübung der künftigen Tätigkeit darstellt, wenn es z. B. um eine Stelle in der Krankenpflege geht und eine Hepatitis C-Erkrankung vorläge. Sie können nach ansteckenden Krankheiten fragen, wenn es um den Schutz Dritter geht. So wäre bei Tätigkeiten im Gesundheitswesen die Frage nach einer HIV-Infektion erlaubt, wenn hierdurch die Eignung des Bewerbers berührt wäre.

Religionszugehörigkeit oder Weltanschauung

Fragen danach wären ebenfalls nach AGG grundsätzlich diskriminierend, also nicht erlaubt. Etwas anderes wäre es, wenn Ihr Unternehmen ein sogenannter Tendenzbetrieb wie eine Kirche wäre. Sie können dann hiernach fragen; denn hier kann die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Religion oder Konfession eine wesentliche und entscheidende berufliche Anforderung für die vorgesehene Tätigkeit darstellen. Der Europäische Gerichtshof legt bei dieser Rechtfertigung jedoch einen sehr strengen Maßstab an. Nach erfolgter Einstellung ist die Frage nach der Religionszugehörigkeit berechtigt, weil sie für die Berechnung der Kirchensteuer von Bedeutung ist.

Schwangerschaft

Die Frage nach einer Schwangerschaft ist sogar dann verboten, wenn die Bewerberin die Stelle wegen mutterschutzrechtlicher Vorschriften gar nicht oder nur kurzfristig antreten kann. Ob dies auch gilt, wenn es sich um einen befristeten Arbeitsvertrag handelt, haben die Gerichte noch nicht geklärt. Aufgrund des AGG ist hier aber Vorsicht geboten.

Vorstrafen

Nur zulässig, wenn eine Vorstrafe für die Ausübung des Jobs relevant ist, z. B. Unterschlagung im Falle einer Bewerbung als Buchhalter.

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Wie steht es mit den Daten von Bewerbern: dürfen Sie sie nutzen?

Nur in begrenztem Umfang. Wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, können Sie als Arbeitgeber die Daten von Bewerbern um eine Beschäftigung erheben, verarbeiten und nutzen. Geregelt ist das in § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BSDG). Dessen Abs. 8 Satz 2 befasst sich mit dem Datenschutz für Stellenbewerber. Nach seinem Abs. 1 ist die Erfassung der Stammdaten für die Begründung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich und somit grundsätzlich erlaubt.

Dabei ist es übrigens unerheblich, in welcher Form Sie die Daten verarbeiten, handschriftlich als Notizen während eines Vorstellungsgespräches oder automatisiert bei der Weiterverarbeitung der Daten innerhalb Ihres Unternehmens.

Dürfen Sie als Arbeitgeber Bewerberdaten endlos aufbewahren?

Nein, nur solange, wie die Stelle noch nicht besetzt ist. Das folgt aus dem Grundprinzip des Datenschutzes, wonach Sie als Arbeitgeber personenbezogene Daten nur zu einem vorab eindeutig festgelegten, notwendigen Zweck erheben, verarbeiten und nutzen können. Daraus folgt aber auch, dass Sie als Arbeitgeber mit der Besetzung der freien Stelle nicht umhinkommen, die Bewerbungsunterlagen zurückzusenden oder zu vernichten und die erhobenen Daten zu löschen. Falls Bewerbungsunterlagen im Betrieb mehreren Personen per E-Mail zugänglich gemacht werden, sollten Sie als Arbeitgeber dafür sorgen, dass nicht nur die Personalabteilung, sondern auch dritte Personen die Bewerbungsunterlagen löschen.

Wie lange dürfen Sie als Arbeitgeber Bewerberdaten speichern?

Sechs Monate. Immer wieder kommt es in der betrieblichen Praxis vor, dass abgelehnte Stellenbewerber behaupten, der Arbeitgeber habe sie mit der Jobabsage diskriminiert, er habe gegen das AGG verstoßen. Im Falle einer Klage müssen Sie als Arbeitgeber beweisen, dass keine Diskriminierung vorlag; im Grunde eine Abkehr von der sonst üblichen Regel, dass ein Beschuldigter nicht seine Unschuld, sondern der Beschuldiger dessen Schuld beweisen muss. Ohne die Daten des Bewerbers könnten Sie als Arbeitgeber das kaum. Hier ist es deswegen so, dass Sie als Arbeitgeber die Daten von Bewerbern solange aufbewahren dürfen, bis Sie keine Diskriminierungsforderungen mehr befürchten müssen. Aufgrund der im AGG geregelten Ausschlussfristen zur Geltendmachung von Entschädigungsansprüchen geht man hier von sechs Monaten nach Zugang des Ablehnungsschreibens an den Stellenbewerber aus.

 

Autor: Franz Höllriegel