29.04.2019

Verpflegungsmehraufwendungen: Wann bleiben sie steuerfrei?

Reisen bildet – Dienstreisen machen hungrig. Als guter Arbeitgeber wissen Sie das und sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter unterwegs gut verpflegt sind. Wissen sollten Sie: steuerfrei bleibt das nicht immer.

Verpflegungsmehraufwendungen

Was ist unter Mehraufwand für Verpflegung und unter Dienstreisen zu verstehen?

Verpflegungsmehraufwand, auch Auslöse, Tagegeld, Spesen oder Tagesspesen genannt, bezeichnet die Mehrkosten für Verpflegung, die bei Dienstreisen entstehen, wenn man sich aus beruflichen Gründen nicht an seinem Wohnort oder an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte aufhalten kann. Dienstreisen oder auch Geschäftsreisen genannt, sind Reisen, die Sie als Geschäftsführer oder Ihre Mitarbeiter zu einem beruflichen Zweck unternehmen.

Obergrenzen für Übernachtungskosten oder Tagegelder

Seit 2014 überprüft „Eurostat“ die Obergrenzen für Übernachtungskosten oder Tagegelder der EU-Beamten regelmäßig. Dieses Statistikamt der EU definiert Dienstreisekosten als „eine operative Haushaltslinie für Kosten, die bei Dienstreisen der Mitarbeiter außerhalb ihres Arbeitsorts anfallen“. Wie in den meisten Organisationen gibt es auch bei der EU einen umfassenden Leitfaden für Dienstreisen zu den einzelnen Verfahren.

In der Praxis sind andere Herangehensweisen möglich, normalerweise fallen laut Eurostat jedoch drei Kostenarten an:

Kostenarten bei Dienstreisen

  • Hotelübernachtung: wie Transport, allerdings normalerweise unterhalb der im Leitfaden festgelegten Obergrenze, Ausnahmen sind möglich;
  • Tagegelder: je nach Vereinbarung nachträgliche Erstattung oder Pauschalbetrag für:
    • Mahlzeiten,
    • Nahverkehr vom Abreisepunkt zum Ankunftspunkt,
    • andere notwendige Kosten wie z. B. Fotokopien, Telefonkosten, höhere Gewalt.
  • Transport: regeln je nach vorheriger Vereinbarung Sie als Arbeitgeber direkt oder erstatten Sie nachträglich zu 100 Prozent

Privater PKW als häufigst genutztes Verkehrsmittel

In diesem Zusammenhang vielleicht nicht uninteressant: Häufig genutztes Verkehrsmittel bei den Geschäftsreisenden ist laut einer Umfrage des Deutschen ReiseVerband e. V. (DRV) der private PKW (77 Prozent), gefolgt vom Dienstwagen mit 25 Prozent und der Bahn (24 Prozent). Das Flugzeug nutzen sechs Prozent der Business Traveller.

Private Vermietungsangebote für die Übernachtung (z.B. airbnb) nehmen der Studie zufolge nur 1,3 Prozent der Geschäftsreisenden aus Unternehmen ohne Reiserichtlinie in Anspruch. Diese wohnen sehr häufig in größeren Städten (100.000 bis 500.000 Einwohner), leben in einem Ein-Personen-Haushalt, arbeiten in Kleinunternehmen, haben ein niedriges bis mittleres Einkommen (weniger als 1.000 Euro Haushalts-Nettoeinkommen) und reisen geschäftlich meist mit dem Flugzeug.

118 Millionen Geschäftsreisen

Insgesamt zählt die DRV-Studie in 2017 118 Millionen Geschäftsreisen – 72 Millionen eintägige und 46 Millionen mehrtägige. Zwölf Prozent der insgesamt durchgeführten Reisen führten ins Ausland. Alles in allem ergeben die Auswertungen, dass die Anzahl von eintägigen Geschäftsreisen ins In- und Ausland gegenüber 2016 zurückgeht (insgesamt um 5,5 Prozent), die von mehrtägigen Dienstreisen dagegen 2017 um 2,3 Prozent steigt. Zudem ergeben sich Veränderungen bei der Wahl der Verkehrsmittel bei mehrtägigen Geschäftsreisen. Die Anzahl der Flugreisen stieg demnach 2017 um 5,4 Prozent, die Anzahl der Bahnreisen sogar um fast 15 Prozent. Der Anteil des PKW nahm bei mehrtägigen dienstlichen Reisen um drei Prozent ab.

Allgemein können Zweck von Dienstreisen beispielsweise Geschäftstermine in anderen Städten oder Ländern und der Besuch von Kongressen, Messen oder Tagungen sein. Im weltweiten aktuellen Städte-Ranking nach Anzahl der internationalen Messen und Kongresse rangieren in diesem Sinne laut „statista“ Barcelona mit 195 Veranstaltungen als häufigstes Ziel von Dienstreisen aus Anlass von solchen Veranstaltungen, Berlin mit 185 Messen und Kongressen auf Platz vier dieser Hitliste.

China gibt am meisten aus

Im gesamten deutschen Tagungs- und Kongressmarkt fanden im Jahr 2017 über 2,55 Millionen Veranstaltungen statt. Weltweit wenden Unternehmen für ihre Mitarbeiter Ausgaben in Millionenhöhe auf, um anlässlich von Geschäftsterminen, Kongressen oder Messen anwesend zu sein. Im weltweiten Länder-Ranking nach Geschäftsreiseausgaben im Jahr 2016 lag China mit Ausgaben von rund 318 Milliarden US-Dollar auf Platz eins.

In Deutschland beliefen sich demnach die Gesamtkosten für Geschäftsreisen im Jahr 2017 auf rund 52,5 Milliarden Euro. Pro Geschäftsreise wendeten deutsche Unternehmen vorletztes Jahr etwa 307 Euro auf. Die Anzahl an Geschäftsreisen der deutschen Unternehmen ist in den vergangenen Jahren auf über 187 Millionen angestiegen (s. Grafik). Die meisten Geschäftsreisen unternahmen 2017 Mitarbeiter in Unternehmen mit über 1.500 Mitarbeitern. Da können Sie sich vorstellen, was da an Verpflegung und an Mehraufwand dafür anfällt.

Immer mehr Geschäftsreisen
Immer mehr Geschäftsreisen

Müssen Sie als Arbeitgeber Mitarbeitern auf Dienstreise zusätzliche Essen spendieren?

Nein, eine generelle Verpflichtung zur Zahlung des Mehraufwands für Verpflegung gibt es nicht, das liegt allein in Ihrem Ermessen als Arbeitgeber. Mit dem Verpflegungsmehraufwand will der Gesetzgeber ja nicht die reine Verpflegung subventioniert wissen, sondern die anfallenden Mehrkosten – etwa, weil der Geschäftsführer eines Unternehmens unterwegs in einer Gaststätte speist anstatt daheim in der günstigen Werkskantine.

Können Sie als Arbeitgeber Mehraufwand für Verpflegung auf Dienstreisen absetzen?

Ja, aber nur in Höhe der gesetzlich festgelegten Pauschbeträge. Bis zu dieser Höchstgrenze dürfen Sie als Arbeitgeber abgabenfreie Erstattungen vornehmen. Auch jeder niedrigere Betrag bis zum festgelegten Pauschbetrag bleibt steuerfrei.

Tipp der Redaktion

Dieser Beitrag stammt aus unserem monatlichen Beratungsbrief GmbH-Brief AKTUELL (Ausgabe 03/2019).

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Welche Pauschbeträge gelten für solchen Verpflegungsmehraufwand?

Inland

Bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit im Inland, bei welcher Ihr Mitarbeiter von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte länger als acht Stunden auswärts tätig ist, beträgt sie zwölf Euro. Dauert seine Dienstreise länger und erstreckt sich über mehrere Tage, gilt für den An- und Abreisetag unabhängig von der Abwesenheitsdauer ebenfalls die Pauschale von zwölf Euro, für alle anderen Tage eine von 24 Euro.

Ausland

Analog zum Inland unterscheidet man auch bei Auslandsreisen stufenweise zeitlich eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden von einer solchen über 24 Stunden. Im Ausland greifen zumeist deutlich höhere Pauschsätze. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat sie für rund 180 Länder aufgelistet, für geschäftlich veranlasste Reisen jeweils für Verpflegungsmehraufwand und für Übernachtungen. Bis zu dieser Höhe bleiben Arbeitgebererstattungen gänzlich abgabenfrei. Bei Auslandsreisen sind auch für Übernachtungen pauschale Erstattungen möglich. Im Inland ist Ersatz nur gegen Belegvorlage möglich.

Übrigens: Bei Reisen in die skandinavischen Länder sind die möglichen Erstattungen besonders hoch – Norwegen ist Spitzenreiter mit einer Verpflegungspauschale von rund 80 Euro pro Tag. Sparen können Sie als Arbeitgeber, wenn Sie ihr Personal geschäftlich nach Bosnien oder Serbien schicken. Hier liegt der Satz bei gerade einmal rund 20 Euro. Für Länder, die nicht in der amtlichen Reisekostentabelle aufgelistet sind, gilt stets der Pauschbetrag für Luxemburg. Für Überseegebiete und Kolonien wird die Summe des Mutterlandes angesetzt.

Nehmen wir an, Ihre Geschäftsführerin verreist dienstlich für drei Kalendertage nach Schweden. Sie als ihr Arbeitgeber zahlen ihr keine zusätzliche Verpflegung. Laut Reisekostentabelle des BMF sind folgende Erstattungen abgabenfrei möglich:

Tag 1 (Anreise) und Tag 3 (Rückreise) 2 × 33 € 66 €
Tag 2 (Abwesenheit über 24 Stunden) 50 €
Übernachtungspauschbetrag (2 ÜN × 168 €) 336 €
mögliche steuerfreie Gesamterstattung: 452 €

Mit diesem Steuersparmodell können Sie als Arbeitgeber Ihrer Geschäftsführerin die Verpflegungspauschalen von weiteren 116 Euro erstatten, sofern Ihre Firma diesen Betrag mit 25 Prozent pauschal lohnversteuert.

Was gilt bei Verpflegungsmehraufwand für die Steuererklärung?

Sofern Sie als Arbeitgeber die Höchstbeträge voll erstatten, dürfen Sie dies in der persönlichen Steuererklärung Ihres Arbeitnehmers nicht mehr ansetzen.   Erstatten Sie als Arbeitgeber nur einen Teil, ist die Differenz bis zum Pauschbetrag noch in der Einkommensteuererklärung steuermindernd ansetzbar. Zahlen Sie als Firma keine Spesen, können Ihre Mitarbeiter die kompletten Verpflegungspauschalen in der Steuererklärung ansetzen, nicht so aber Übernachtungskosten; hier erkennt das Finanzamt nur Einzelnachweise an.

Sofern Sie als Arbeitgeber die Verpflegung zur Verfügung stellen, kürzen Sie die steuerfrei erstattungsfähigen Pauschbeträge. Typischer Fall: Übernachtung mit Frühstück. Als Vereinfachung sind als Kürzungen zulässig:

  • 20 Prozent des Pauschbetrags für ein Frühstück,
  • jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen.

Als Arbeitgeber dürfen Sie Ihren Arbeitnehmern neben den Verpflegungspauschalen, die Sie steuer- und versicherungsfrei erstatten, noch einmal denselben Betrag zahlen. Vorausgesetzt, die Firma versteuert die Doppelzahlung pauschal mit 25 Prozent (§ 40 EStG). In diesem Fall bleibt sogar die zweite Erstattung der Pauschalen sozialversicherungsfrei. Als Chef können Sie mit dieser Möglichkeit übrigens zusätzliche Motivationsanreize setzen.

Wie lange kann Ihr Mitarbeiter Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen?

Anders als bei Ihren Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten bei längerfristigen Dienstreisen nur für die ersten drei Monate. Unterbricht Ihr Mitarbeiter seine Auswärtstätigkeit für vier Wochen, kann er erneut drei Monate lang Verpflegungspauschalen absetzen. Auch eine Krankheit oder einen langen Urlaub kann das Finanzamt als vierwöchige Unterbrechung gelten lassen.

Autor: Franz Höllriegel