05.04.2022

Umlage 1 bei mehr als 30 Arbeitnehmern entrichtet. Was tun?

Sie beschäftigen als Arbeitgeber nicht mehr als 30 Arbeitnehmer. Dann sichern Sie bei seiner Krankenkasse Ihre Pflicht zur Fortzahlung mit der „Umlage 1“ (U1). Wird Ihr Mitarbeiter krank, zahlt seine Kasse einen Teil des Lohnes. Was aber, wenn Sie längst über 30 Mitarbeiter beschäftigen?

Umlage 1

Was bedeutet die „Umlage 1“ genau?

Eine Notrücklage für Sie als Arbeitgeber eines kleineren Unternehmens. Zumal für Sie kann die Fortzahlung von Lohn zu einer erheblichen wirtschaftlichen Belastung führen etwa

  • im Krankheitsfall
  • oder bei Schwangerschaft einer Mitarbeiterin.

Dafür hat man bei den Krankenkassen Ausgleichskassen eingerichtet. Sie sollen für Ausgleich von Kostenbelastungen für Ihr Unternehmen sorgen. Ihre Zahlungen als umlagepflichtiges Unternehmen verwalten die Ausgleichskassen. Geregelt ist dies in der Vorschrift für die Sondervermögen § 8 Absatz 1 Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Dieses Gesetz gibt es seit 2006. Es regelt

  • Umlageverfahren zur Umlagen-Erhebung
  • Ausgleichsverfahren zur Erstattung von Aufwendungen, die Sie als Arbeitgeber im Zusammenhang mit
    • Entgelt-Fortzahlungen im Krankheitsfall („Umlage U1“) und
    • von Mutterschutz-Leistungen („Umlage U2“) getätigt haben.

Was änderte sich 2006 am Aufwendungsausgleich?

Bis 2005 richteten sich Umlage- und Ausgleichsverfahren nach Bestimmungen des Lohnfortzahlungsgesetzes von 1969. Anlass für das Aufwendungsausgleichsgesetz war eine Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts vom 18.11.2003 (18.11.2003 – 1 BvR 302/96 –, USK 2003-29). Darin erklärt es das bis dahin nur für Kleinbetriebe geltende U2-Umlageverfahren für verfassungswidrig.

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Ihm zufolge hätten zwar die damaligen Regelungen des Lohnfortzahlungsgesetzes einen Ausgleich bei Mutterschaft entstehende Arbeitgeber-Aufwendungen sichergestellt – aber nicht bei schwangerschaftsbedingten Aufwendungen für Unternehmen mit mehr 20 bzw. 30 Beschäftigten. Daher hätten möglicherweise nach Auffassung des Gerichts die am Umlageverfahren damals nicht beteiligten Unternehmen Frauen in Einstellungsverfahren benachteiligen können. Dies aber verletze das in der Verfassung niedergelegte Gleichberechtigungsgebot (Artikel 3 Absatz 2 Grundgesetz). Wie sie als Arbeitgeber Mütter und stillenden Beitrag „Beim Mutterschutz ist jedes Unternehmen in der Pflicht“.

In folgenden Punkten ändert sich das Gesetz 2006:

  • U1-Umlage: Kostenerstattung für Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall auch bei Erkrankung von Angestellten, vorher lediglich bei Kostenersatz für Arbeitgeberaufwendungen für erkrankte Arbeiter.
  • U2-Umlage: Einbeziehung aller Arbeitgeber in das Umlage- und Ausgleichsverfahren für Personalaufwendungen aufgrund von Schwangerschaften, unabhängig von der Arbeitnehmer-Anzahl eines Unternehmens – nicht mehr wie vorher auf Kleinbetriebe beschränkt.

Wie funktioniert die Entgeltfortzahlungsversicherung U1?

Wenn Sie als Arbeitgeber an ihr teilnehmen, zahlen Sie eine monatliche Umlage an sie. Dafür erstattet sie Ihnen bei Krankheit Ihres Beschäftigten einen prozentualen Anteil des fortzuzahlenden Arbeitsentgelts. Was für Arbeitnehmer gilt, muss nicht für jeden Geschäftsführer gelten. Sie als Arbeitgeber zahlen bei Krankheit oder Mutterschutz Lohn fort, die Krankenkasse erstattet das Ihnen – aber nicht bei einem Fremd- oder Minderheitsgesellschafter-Geschäftsführer. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag „Umlagepflicht von Fremdgeschäftsführern und Minderheiten-Gesellschafter-Geschäftsführern“. Übrigens: auch für Minijobber leisten Sie die Umlage, wie Sie dem Beitrag „Fachinformationen zum Thema „Minijob““ entnehmen können.

Bei der Feststellung der Umlage-Pflicht ist die Mitarbeiter-Anzahl des Vorjahres maßgeblich (§ 3 Absatz 1 und § 1 Absatz 1 AAG). Umlagepflichtig sind Sie als Unternehmen, wenn Sie:

  • in mindestens acht Kalender-Monaten, egal ob unmittelbar aufeinander folgend,
  • nicht mehr als 30 Personen beschäftigen,
  • Ihr Unternehmen im Laufe des vergangenen Kalenderjahres gegründet haben und die Monatsanzahl überwiegt mit:
    • bis zu oder
    • über 30 Mitarbeitern.

Bei Gründung Ihres Unternehmens im Laufe jenes Kalenderjahres mit festgestellter Umlagepflicht bestimmt sich die voraussichtliche 30-Mitarbeiter-Grenze nach Art Ihres Betriebs im Durchschnitt des Gründungsjahrs.

Bei Ermittlung der Beschäftigten-Anzahl zählen folgende Personengruppen nicht:

  • Auszubildende
  • Volontäre
  • Praktikanten
  • Teilnehmer an einem freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr
  • Schwerbehinderte
  • Heimarbeiter
  • Arbeitnehmer in Altersteilzeit
  • Freigestellte Arbeitnehmer
  • Beschäftigte in Pflege
  • Beschäftigte in Elternzeit
  • Familienangehörige in landwirtschaftlichen Betrieben
  • Teilzeit-Beschäftigte entsprechend ihrer wöchentlichen Arbeitszeit:
    • mit bis zu zehn Wochenstunden zu einem Viertel
    • mit bis zu 20 Wochenstunden halb
    • mit bis zu 30 Wochenstunden zu Dreivierteln
    • über 30 Wochenstunden ganz

So können Sie als Arbeitgeber die finanzielle Belastung ausgleichen, in die Sie durch Entgeltfortzahlung bei Krankheit geraten. An dem Umlageverfahren nehmen Sie als Arbeitgeber pflichtgemäß teil, wenn Sie in Ihrem Unternehmen bis zu 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Mit drei Folgen:

  • Zum einen schützt Sie Unkenntnis der Regelungen zur Umlagepflicht nicht vor nachträglichen Nachzahlungen der Umlage, wenn erst eine Betriebsprüfung Ihre Umlagepflicht feststellt.
  • Im Umkehrschluss bedeutet dies zum anderen im Falle Ihrer Teilnahme als Arbeitgeber am U1-Verfahren, obwohl bei Ihnen die Voraussetzungen für die Umlagepflicht fehlen, dass Sie die gezahlten Umlagebeiträge erstatten bekommen.
  • Diese Folge tritt allerdings nur dann ein, wenn es bisher keine Erstattungsansprüche nach dem AAG gab.

Wie hoch ist die Umlage und was deckt sie ab?

Die Umlage beträgt einen Prozentsatz der sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer-Entgelte eines Unternehmens. Sie soll auch die anfallenden Verwaltungskosten abdecken. Die für Erstattungen im Rahmen des U1- und U2-Verfahrens benötigten Finanzmittel werden durch Umlagen der beteiligten Unternehmen aufgebracht (§ 7 Absatz 1 Aufwendungsausgleichsgesetz). Unter anderem bleiben Auszubildende bei der Ermittlung der Beschäftigten-Anzahl unberücksichtigt. Gleichwohl zählen die Ausbildungsvergütungen zu den Arbeitsentgelten, die der Rentenversicherungspflicht unterliegen. Anteilig fließen also auch Ausbildungsvergütungen in den auf Sie als Unternehmen entfallenden Umlagebetrag ein.

Bekommen Sie als Arbeitgeber Beiträge zurückerstattet, wenn Sie mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen?

Wenn Sie Beiträge fälschlicherweise entrichtet haben, können Sie diese zurückbekommen, allerdings unter einer Voraussetzung:

  • Als Arbeitgeber haben Sie keine Erstattung für die Entgeltfortzahlung bei einem erkrankten Mitarbeitern über das Umlageverfahren erhalten.
  • 26 Abs. 2 Sozialgesetzbuch (SGB) IV gewährt Ihnen eine Erstattung in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu Unrecht gezahlte Beiträge, es sei denn, dass Ihr Arbeitnehmer
  • aufgrund dieser Beiträge oder
  • für den Zeitraum, für den die Beiträge zu Unrecht gezahlt worden sind,

Leistungen erhalten hat.

Dies ist allerdings nur für vier Jahre möglich. Danach verjährt Ihr Erstattungsanspruch. Falls die Umlagebeiträge gezahlt und Erstattungen für die Entgeltfortzahlung geleistet wurden, gibt es keine Rückabwicklung. Die Teilnahme am Ausgleichsverfahren endet mit Ablauf des Kalenderjahrs. Wenn sichergestellt ist, dass Ihr Arbeitnehmer die verrechneten Beiträge, soweit sie von ihm getragen wurden, zurückerhält, können zu viel gezahlte Beiträge auf- bzw. verrechnen:

  • Sie als Arbeitgeber oder
  • die Einzugsstelle.

Wann prüfen Sie als Arbeitgeber die Teilnahme an der Umlage?

Jeweils zu Beginn eines Kalenderjahres. Egal ob Ihnen als Arbeitgeber oder der Krankenkasse festgestellt, bleibt sie für dessen gesamte Dauer maßgebend, selbst sich im laufenden Kalenderjahr die Beschäftigtenzahl erheblich ändern sollte. Endet die Teilnahme am Ausgleichsverfahren mit Ablauf des Kalenderjahres, endet damit der Erstattungsanspruch mit dem 31. Dezember dieses Kalenderjahres auch, wenn die tatsächliche Entgeltfortzahlung an den Arbeitnehmer über den 31. Dezember hinaus geleistet wird. Die Krankenkassen sind zwecks Verwaltungsvereinfachung nicht zur förmlichen Prüfung der Beschäftigten-Anzahl verpflichtet. Allerdings können Sie als Arbeitgeber eine formelle Entscheidung bei einer Krankenkasse Ihrer Wahl beantragen. Umlageverfahren und Erstattungsleistungen erfolgen über diejenige Krankenkasse, bei der die Beschäftigten eines Unternehmens versichert sind (§ 2 Absatz 1 Satz 1 Aufwendungsausgleichsgesetz). Eine separate Anmeldung der Beschäftigten bei der zuständigen Ausgleichskasse ist nicht notwendig.

Für privat krankenversicherte Beschäftigte führen Sie als Arbeitgeber die Umlagebeträge an diejenige Krankenkasse ab, an die sie bereits die Beiträge zur Rentenversicherung entrichten. Für geringfügig Beschäftigte ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See als Trägerin der knappschaftlichen Krankenversicherung zuständig (§ 2 Absatz 1 Satz 1 Aufwendungsausgleichsgesetz). Als Arbeitgeber haben Sie in Fragen des Umlage- und Ausgleichsverfahrens zumeist mehrere Ansprechpartner, wenn die Beschäftigten ihres Unternehmens bei verschiedenen Krankenkassen versichert sind.

Wie rechnen Sie als Arbeitgeber die U1 korrekt ab?

Das ist einer von einer ganzen Reihe von Prüfpunkten, die die Deutsche Rentenversicherung bei Ihnen als Arbeitgeber abprüft. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag „Sozialversicherung: Was tun, wenn der Prüfer kommt?“. Gemäß § 1 Absatz 1 AAG erstatten die Krankenkassen mit Ausnahme der landwirtschaftlichen Krankenkasse:

  • 80 Prozent der von Ihnen als Unternehmen geleisteten Aufwendungen für Entgeltfortzahlung sowie
  • 80 Prozent der auf diese Arbeitsentgelte entfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung:
    • Arbeitslosen-,
    • Kranken-,
    • Pflege- und
    • Rentenversicherung.

Erstattungsfähig sind auch Entgeltfortzahlungen anlässlich von Maßnahmen der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation. Die Krankenkasse kann die Erstattung von Arbeitgeberaufwendungen ablehnen, wenn Sie als Arbeitgeber im Erstattungsantrag nicht alle erforderlichen Angaben übermittelt haben (§ 4 Absatz 1 AAG). Das AAG verpflichtet Sie als Arbeitgeber seit Anfang 2011 dazu, für das Erstattungsverfahren den maschinellen Datenaustausch zu nutzen. Wenn ein Dritter die Arbeitsunfähigkeit von Beschäftigten zu vertreten hat, so hat Ihr Arbeitnehmer möglicherweise einen Schadenersatzanspruch gegen diesen. Die Krankenkasse ist zur Erbringung einer Erstattungsleistung nur dann verpflichtet, wenn Sie als Arbeitgeber den Ersatzanspruch an sie Krankenkasse abtreten. Ihr Erstattungsanspruch als Unternehmen gegen die zuständige Krankenkasse verjährt nach vier Jahren ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Autor*in: Franz Höllriegel