11.04.2019

Sozialversicherung: Was tun, wenn der Prüfer kommt?

Vom Finanzamt okay – aber jemand von der Sozialversicherung? Genau: auch deren Träger lassen Betriebe prüfen, zentral durch die DRV. Als Personalverantwortlicher kennen Sie sich besser auch hier aus.

Sozialversicherung Betriebsprüfung

Wer ist für sozialrechtliche Betriebsprüfungen zuständig?

Die Deutsche Rentenversicherung (DRV). Sie führt sie seit 20 Jahren auch für die Künstlersozialkasse und die Unfallversicherung durch.

Und was prüft die DRV da?

Eine ganze Reihe von Aspekten, u.a.:

  • Ob Sie als Arbeitgeber alle Beschäftigungsverhältnisse sozialversicherungsrechtlich korrekt beurteilt haben, also ob eine Versicherungsfreiheit oder Versicherungspflicht vorliegt,
  • Ob Sie als Arbeitgeber alles richtig gemacht haben bei:
    • der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge aus Löhnen und Gehältern einschließlich der Beitragszuschläge für Kinderlose in der Pflegeversicherung,
    • den Beitragsabrechnungen,
    • den Meldungen an die Einzugsstelle,
    • den gesetzlichen Aufzeichnungspflichten,
    • den Umlageberechnungen U1 und U2 nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG),
    • der Behandlung der meldepflichtigen Entgelte zur Unfallversicherung einschließlich der Zuordnung zur Gefahrtarifstelle,
    • Insolvenzsicherung von Zeitwertguthaben,
    • Meldung und Abführung der Künstlersozialabgabe.

Wie berechnen Sie als Arbeitgeber Ihre Beiträge?

Arbeitsentgelt, das Arbeitnehmer aus einem Beschäftigungsverhältnis heraus erzielen, ist in der Regel auch beitragspflichtig in der Sozialversicherung. Sie als Arbeitgeber berechnen diese Beiträge und führen sie ab. Entstehen hierbei Fehler, kann dies bedeuten, dass die Sozialversicherungsträger Beiträge nachfordern. Grundlage für die Berechnung der Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung (Gesamtsozialversicherungsbeitrag) der Beschäftigten sind:

  • das Arbeitsentgelt,
  • der Beitragssatz und
  • die Beitragszeit.

Die Beitragsberechnung erfolgt grundsätzlich nach dem tatsächlich erzielten centgenauen Arbeitsentgelt. Eine Ausnahme gilt bei der Beitragsermittlung im Niedrigentgeltbereich, hier allerdings nicht für:

  • Personen in Berufsausbildung,
  • Versicherte in einem freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr,
  • im Bundesfreiwilligendienst,
  • für Umschüler sowie
  • Beschäftigte in Altersteilzeit.

Bis Ende Juni 2019 gilt eine Gleitzone mit einem regelmäßigen Arbeitsentgelt von 450,01 Euro bis 850,00 Euro. Innerhalb dieser Zone ziehen Sie als Arbeitgeber als Summe aus allen versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen für den Arbeitnehmer nicht das volle Arbeitsentgelt, sondern einen geringeren Betrag zur Beitragsberechnung heran. Ab Juli 2019 heißt die Gleitzone dann Übergangsbereich und erstreckt sich dann auf Arbeitsentgelte von 450,01 Euro bis 1.300,00 Euro.

Arbeitnehmer rutschen innerhalb der Gleitzone bzw. des Übergangsbereiches langsam in die volle Beitragsbelastung ab einem Arbeitsentgelt von 850,00 Euro bzw. 1.300,00 Euro. Sie als Arbeitgeber tragen dagegen Ihren Beitragsanteil stets aus dem vollen Arbeitsentgelt.

Außerhalb der Gleitzone bzw. des Übergangsbereichs gilt der Grundsatz: Erst Arbeitnehmeranteil (Lohnabzug) errechnen! Dazu das erzielte beitragspflichtige Arbeitsentgelt mit der Hälfte des in Betracht kommenden Beitragssatzes multiplizieren! Der Gesamtbetrag ergibt sich grundsätzlich durch Verdoppelung des gerundeten Arbeitnehmeranteils. Wegen der Disparität der Beitragsanteile sind allerdings die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile getrennt zu ermitteln

  • zur Pflegeversicherung für Kinderlose,
  • zur Pflegeversicherung in Sachsen, wo ein anderer Beitragssatz gilt,
  • zur Rentenversicherung für geringfügig entlohnt Beschäftigte und
  • zur knappschaftlichen Rentenversicherung.

Welche Unterlagen sollten sie als Arbeitgeber bereit halten?

Zusätzlich zu den bisherigen Unterlagen nennt die DRV folgende Informationen:

  • Unterlagen, die Aufschluss über die Zuordnung der unfallversicherungspflichtigen Arbeitsentgelte zu den unfallversicherungsträgerspezifischen Gefahrtarifstellen geben
  • Bescheide der Unfallversicherungsträger, also den Veranlagungsbescheid sowie um Bescheide über die letzte Prüfung.

Darüber hinaus sind grundsätzlich keine gesonderten Unterlagen notwendig. Alle weiteren erforderlichen Daten hat die DRV bereits über das maschinelle Meldeverfahren erhalten.

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Dieser Beitrag beruht auf einem Artikel aus dem „Personaltipp AKTUELL“ (Ausgabe 02/2019).

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Ihrem Unternehmen liegt noch kein Veranlagungsbescheid vor?

Das kann natürlich der Fall sein, wenn Sie Ihr Unternehmen gerade erst gegründet haben. Dabei veranlagt es Ihr Unfallversicherungsträger. Er erklärt sich für Ihr Unternehmen für zuständig und teilt Ihnen in einem Veranlagungsbescheid die maßgeblichen Gefahrtarifstellen mit, unter Umständen auch ein Aktenzeichen, die Mitglieds- oder eine Kundennummer. Wenn das noch nicht geschehen ist, sollten Sie mit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung e. V. (DGUV) Kontakt aufnehmen, etwa über deren Homepage oder unter der kostenlosen Infoline: 0800/6050404.

Unfallversicherungsunterlagen sind nicht aufzufinden – wer kann helfen?

Entsprechende Hilfe erhalten Sie von der für Ihr Unternehmen zuständigen Berufsgenossenschaft. Auch die Kontaktinformationen dazu finden Sie bei der DGUV.

Wann prüft die DRV?

In der Regel mindestens alle vier Jahre wegen der kurzen regelmäßigen Verjährungsfrist. Ansprüche auf Beiträge in der Sozialversicherung verjähren grundsätzlich vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden sind. Bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen beträgt die Verjährungsfrist 30 Jahre. Wenn Sie als Arbeitgeber es wünschen, z. B. weil Sie über die Versicherungspflicht bestimmter Mitarbeiter unsicher ist, können Sie auch eine vorzeitige Betriebsprüfung beantragen. Hierdurch erreichen Sie eine schnellere Rechtssicherheit und vermeiden hohe Beitragsnachforderungen über mehrere Jahre. Gemäß § 42f Abs. 4 EStG können Sie als Arbeitgeber verlangen, dass Finanzbehörden und DRV Lohnsteueraußenprüfung bzw. Sozialversicherungsprüfung zur selben Zeit durchgeführt werden.

Kommt der Prüfer auch so überraschend wie der vom Finanzamt?

Nein, jedenfalls nicht, wenn Sie als Arbeitgeber eine reine Weste haben. Dann muss die DRV Prüfungen vorab anmelden, normalerweise schriftlich mit Angabe von

  • Prüfungsort, in der Regel Standort Ihres Betriebes, auf Ihren Wunsch auch bei Ihrem Steuerberater,
  • Prüfungstermin und
  • Zeitraum, auf den sich die Prüfung erstreckt.
  • 7 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) schreibt ihr vor, Ihnen als Arbeitgeber oder Ihrem Steuerberater Betriebsprüfungen möglichst einen Monat, spätestens jedoch 14 Tage, vorher anzukündigen.

Doch wehe, Sie könnten als Arbeitgeber Beiträge hinterzogen haben oder Schwarzarbeiter beschäftigen, dann kennt das Gesetz kein Pardon. Dann soll die DRV Prüfungen unangekündigt durchführen.

Wann erfahren Sie als Arbeitgeber das Ergebnis der Prüfung?

In einem sogenannten Schlussgespräch am Ende der Prüfung. Dabei erfahren Sie als Arbeitgeber alles und können sich zu einzelnen Sachverhalten äußern wie z. B. Statusfragen. Sie bekommen dann noch schriftlich endgültig das Ergebnis der Prüfung innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Prüfung mitgeteilt.

Hat die Prüfung keine Beanstandungen ergeben, erhalten Sie als Arbeitgeber lediglich eine sogenannte Prüfungsmitteilung; wenn nicht, ergeht ein förmlicher Bescheid.

Autor: Franz Höllriegel