14.11.2019

Sonntagsarbeit und Co: Bei Zuschlägen wartet die Stolperfalle!

Am siebten Tag vollendete Gott sein Werk – und ruhte. Dass er trotzdem Beiträge zur Sozialversicherung gezahlt hätte, ist nicht sicher. Sicher ist aber: Wenn Ihr Mitarbeiter am Sonntag ruht, zahlen Sie als Arbeitgeber besser seine Beiträge weiter – sonst kann es für Sie teuer werden.

Sonntagsarbeit Stolperfalle

Wie berechnen Sie als Arbeitgeber Beiträge zur Sozialversicherung?

Aus laufendem Arbeitslohn. Daraus berechnen Sie nach dem Entstehungsprinzip die Abgaben zu:

  • Kranken-,
  • Pflege-,
  • Renten- und
  • Arbeitslosenversicherung.

3b Einkommensteuergesetz (EStG) legt fest, dass solche Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind – wenn Sie als Arbeitgeber diese neben dem Grundlohn zahlen. Im Arbeitsrecht liegt die Sache etwas anders. Danach haben Arbeitnehmer auch Anspruch auf diese Zuschläge, wenn die Arbeit ausgefallen ist, typischerweise an einem Feiertag. Das machen sich Prüfer der deutschen Rentenversicherung (DRV) gern zunutze und fordern Sozialabgaben selbst für Zeiten am Feiertag oder bei Krankheit, zu denen Ihr Mitarbeiter nicht gearbeitet hat.

Ist Feiertag gleich Feiertag?

Nein. Die Regelungen gelten nur an gesetzlichen, nicht an nur kirchlichen Feiertagen. So sind z.B. Karfreitag und Ostermontag gesetzliche Feiertage, Ostersonntag dagegen ein kirchlicher. Deswegen gibt es nur an Karfreitag und Ostermontag den Feiertagszuschlag, am Ostersonntag nur den geringeren Sonntagszuschlag.

Sonntags dürfen nach § 9 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) Arbeitnehmer grundsätzlich nicht arbeiten. Hierzu bestehen lediglich Ausnahmen für solche, deren Dienst sonntags unverzichtbar ist, so beispielsweise medizinisches Personal (§ 10 ArbZG). Wer sonntags arbeitet, hat gesetzlich keinen Anspruch auf einen Zuschlag zu seinem Lohn. Als Arbeitgeber gestehen Sie bloß einen Ersatzruhetag zu (§ 11 ArbZG). Allerdings schreiben häufig Tarif- oder Arbeitsverträge fest, dass Arbeitnehmer darüber hinaus eine finanzielle Entschädigung erhalten, üblicherweise einen Zuschlag von 50 Prozent zum Lohn neben dem normalen Gehalt. Bis zu der Grenze von 50 Prozent bleibt der Zuschlag auch steuerfrei.

Nachtarbeit zwischen 20 Uhr und sechs Uhr vergüten Sie als Arbeitgeber nach §2 ArbZG entweder mit einer angemessenen Zeit bezahlter freier Tage oder – auch ohne Tarifvertrag – mehr Lohn (§ 6 ArbZG). Beginnt der Arbeitnehmer seinen Dienst vor Mitternacht, erhält er ausgehend vom Grundlohn sogar 40 Prozent steuerfrei für seine Arbeit zwischen Mitternacht und vier Uhr.

Was bedeutet „Entstehungsprinzip“?

Dass die Berechnung nach der Grundlage erfolgt. Grundlage ist das Arbeitsentgelt, auf das Ihr Mitarbeiter einen Rechtsanspruch hat – egal, ob Sie es auch tatsächlich gezahlt haben. Ein Anspruch auf Lohnzuschlag ergibt sich meist aus dem Gesetz, Tarif- oder Arbeitsvertrag. Mit ihm will man Arbeitnehmer dafür entschädigen, dass sie zu einem Zeitpunkt arbeiten, an dem die meisten Menschen frei haben. Dabei unterscheidet man Zuschläge für Arbeit an bzw. in:

  • einem Feiertag,
  • einem Sonntag,
  • der Nacht.

An gesetzlichen Feiertagen besteht zwar kein gesetzlicher Anspruch auf einen Zuschlag zum Lohn, aber nach § 11 ArbZG zumindest auf einen Ersatzruhetag. Allerdings sehen in diesen Fällen viele Tarifverträge Zuschläge auf dem Lohnzettel vor. Der Zuschlag bleibt steuerfrei, soweit er nicht 125 Prozent des Grundlohns übersteigt. Zu den Weihnachtstagen sieht es laut „Focus“ sogar noch besser aus: An Heiligabend, erstem und zweiten Weihnachtsfeiertag und übrigens auch am 1. Mai beträgt danach die Grenze ab 14 Uhr satte 150 Prozent. Für alle Zuschläge hier gilt indes: Sie sind nur bis zu einem Stundengrundlohn von 50 Euro steuerfrei. Damit will der Gesetzgeber Geringverdiener unterstützen.

Können DRV-Prüfer Nachforderungen stellen?

Ja, und zwar Beiträge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge für bis zu vier Jahre zurück. Haben Sie einen größeren Betrieb mit mehreren Beschäftigten und vielen Zuschlägen, kann sich so schnell eine Nachforderung ergeben. Das kann teuer werden – insbesondere bei Aushilfsbeschäftigungen. Bei Sozialversicherungsprüfungen lauert damit eine teure Beitragsfalle. Für die Nachzahlung haftet stets der Arbeitgeber. Hier können auch Geschäftsführer schnell in den Fokus geraten und bei persönlichem Fehlverhalten in Anspruch genommen werden. Sie als Unternehmen aber können die Beiträge nur für drei Monate vor der Betriebsprüfung vom Mitarbeiter zurückfordern.

Haben Ihre Mitarbeiter Anspruch auf Zuschläge während arbeitsfreier Zeiten, können Sie mit Nachzahlungen bei der nächsten DRV-Prüfung rechnen, wenn Sie bislang keine Sozialabgaben auf die Zuschläge berechnet haben. Kleiner Trost: Bei sozialversicherungsfreien Geschäftsführern kann der Prüfer von Ihnen als Arbeitgeber keine Beiträge nachfordern.

Als Arbeitgeber berechnen Sie die Vergütung nach dem Lohnausfallprinzip, also als wenn Ihre Mitarbeiter an den ausgefallenen Tagen tatsächlich gearbeitet hätte. Andernfalls können sie bei Ihnen als Ihrem Arbeitgeber arbeitsrechtliche Forderungen geltend machen.

Welche Regelungen gelten für geringfügig Beschäftigte?

Wenn Sie als Arbeitgeber auch geringfügig Beschäftigten Zuschläge gewähren, sind diese in der Sozialversicherung zunächst beitragsfrei. Beitragspflichtiges Entgelt entsteht in dem Moment, wenn Sie Zuschläge an Feiertagen, während des Urlaubs oder bei Lohnfortzahlung im Krankheitsfall abrechnen. Hat Ihre Mitarbeiter dann nicht aktiv gearbeitet, sind diese Zuschläge beitragspflichtig. Folge: Da keine echte Arbeitsleistung vorlag, rutscht Ihre Aushilfe mit den zusätzlichen Zuschlägen über die Sozialversicherungsfreigrenze von 450 Euro im Monat. Das kann zu einem kompletten Statuswechsel führen. Im ungünstigen Fall handelt es sich dann nicht mehr um eine Aushilfe, sondern um eine reguläre Beschäftigung – mit voller Beitragspflicht. Hier können Ihnen als Arbeitgeber besonders üppige Nachzahlungen drohen.

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Nehmen wir einmal an, Ihr Unternehmen zahlt Ihren geringfügig Beschäftigten bei Krankheit den Lohn für sechs Wochen weiter. Der Entgelt-Fortzahlungsanspruch setzt sich aus 420 Euro Lohn und 50 Euro Nachtzuschlägen zusammen. Der Gesamtbetrag von 470 Euro war vor der Krankheit steuer- und sozialversicherungsfrei. Während der Krankheit der Aushilfe hat Ihr Arbeitnehmer nicht tatsächlich gearbeitet. Die Folge: Die 50 Euro Fortzahlung für Nachtzuschläge sind steuer- und versicherungspflichtig. Dieser Betrag kommt zum regulär fortgezahlten Lohn von 420 Euro hinzu. Somit beträgt der Monatslohn plötzlich 470 Euro und übersteigt damit die Aushilfsgrenze von 450 Euro. Damit besteht für den gesamten Betrag Beitragspflicht in sämtlichen Zweigen der Sozialversicherung.

Die DRV-Prüfer begründen das so: Nach § 3b EStG dürfen Nachtzuschläge nur für tatsächlich geleistete Arbeit steuer- und beitragsfrei gewährt werden. Im Lohnfortzahlungsfall entfällt die tatsächliche Arbeit. Die Zuschläge dürfen zwar weitergezahlt werden und müssen arbeitsrechtlich es sogar, aber nicht steuer- und beitragsfrei. Allerdings dürfen Aushilfen bis zu dreimal in einem Jahr die 450-Euro-Grenze überschreiten, vorausgesetzt allerdings, die Überschreitung war nicht vorhersehbar. Vielleicht hilft Ihnen diese Regelung, die Beitragsfalle zu umschiffen. Zahlt Ihre Firma regelmäßig Zuschläge, ist es zudem ratsam, die Verdiensthöchstgrenze bei Aushilfen nicht vollständig auszureizen.

Autor: Franz Höllriegel