15.10.2021

So kürzen Sie Urlaub in der Elternzeit

Urlaub – ohne ihn auf Dauer kein Unternehmenserfolg. Dem trägt eine arbeitnehmerfreundliche Rechtsprechung immer wieder Rechnung. Ausnahme: Urlaubsansprüche bei Elternzeit. Hier haben Sie als Arbeitgeber Kürzungsrecht. Doch achten Sie auf ein paar Grundregeln!

Urlaub Elternzeit

Was sieht Ihr Kürzungsrecht von Urlaub eines Mitarbeiters bei Elternzeit vor?

Es erlaubt Ihnen als Arbeitgeber eine anteilige Urlaubskürzung bei Elternzeit. Dazu muss man folgendes wissen: Im Urlaubsrecht gilt das Kalenderjahr als Urlaubsjahr. Das bedeutet:

  • ein Mitarbeiter, der länger als sechs Monate bei Ihnen beschäftigt ist, erwirbt am 01.01. eines Kalenderjahres den vollen Urlaubsanspruch.
  • Geht Ihr Mitarbeiter im Laufe eines Kalenderjahres in Elternzeit und hat seinen Urlaub zu diesem Zeitpunkt noch nicht vollständig genommen, können Sie nach § 17 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) den Erholungsurlaub um ein Zwölftel pro Kalendermonat einer Elternzeit kürzen.
  • Dabei ist es auch denkbar, dass Ihr Mitarbeiter bereits mehr Urlaub genommen hat, als ihm nach der Kürzungsmöglichkeit zusteht.

Wie gehen Sie als Arbeitgeber vor, um einen Urlaub zu kürzen?

  • 17 Abs. 1 BEEG gibt Ihnen die gesetzliche Grundlage dafür. Danach können Sie als Arbeitgeber den Ihrem Arbeitnehmer für das Urlaubsjahr zustehenden Erholungsurlaub für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um 1/12 kürzen. Die Kürzung erfolgt nicht automatisch. Sie als Arbeitgeber machen sie vor, während oder nach dem Ende der Elternzeit geltend, aber:
  • nicht bevor Ihr Mitarbeiter überhaupt die Elternzeit beansprucht hat, etwa vorsorglich im Arbeitsvertrag.
  • nur während des bestehenden Arbeitsverhältnisses,
  • nicht nach dessen Beendigung.

Können Sie zu viel genommenen Urlaub kürzen?

Ja. Hat Ihr Mitarbeiter in dem Jahr, in dem er die Elternzeit antritt, bereits mehr Urlaub erhalten, als ihm gemäß der Kürzungsmöglichkeit nach § 17 Abs. 1 BEEG zusteht, können Sie als Arbeitgeber nach Abs. 4 den Ihrem Arbeitnehmer nach Ende der Elternzeit zustehenden Urlaub um die zu viel gewährten Urlaubstage kürzen. Wie bei der Übertragungsmöglichkeit nach Abs. 2 können Sie die Kürzung im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr nach dem Ende der Elternzeit vornehmen.

Was, wenn das Arbeitsverhältnis nach dem Ende der Elternzeit endet?

Dann können Sie nicht mehr kürzen. Auch können Sie das Urlaubsentgelt für den zu viel genommenen Urlaub wegen § 5 Abs. 3 BUrlG nicht zurückfordern.

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Bleibt Resturlaub erhalten?

Ja. Ihr Mitarbeiter kann seinen Resturlaub gemäß § 17 Abs. 2 BEEG in dem Jahr nehmen, in dem seine Elternzeit endet, oder im darauffolgenden Urlaubsjahr. Das kann der Fall sein, wenn Ihr Mitarbeiter seinen Urlaub nicht, wie in der Praxis üblich, vor Antritt der Elternzeit seinen Urlaub nehmen kann. Sofern der Elternzeit ein mutterschutzrechtliches Beschäftigungsverbot vorausgeht, gilt dies entsprechend. Ansonsten verfällt nicht innerhalb des vorgesehenen Zeitraumes genommener Urlaub nach § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) spätestens am 31.03. des Folgejahres.

Was ist in der Praxis bei der Kürzung zu brachten?

  • Vergessen Sie bei dem allen zu erteilenden Hinweis zum aktuellen Jahresurlaub nicht diesen Resturlaub bei Rückkehrern aus der Elternzeit! Auch für den aus einer Elternzeit übertragenen Resturlaub gilt die nach neuester Rechtsprechung bestehende Mitteilungs- und Belehrungspflicht.
  • Wenn Sie als Arbeitgeber die Kürzungsmöglichkeit wahrnehmen, können Sie das später am besten dadurch nachweisen, dass Sie zu diesem Behufe die Kürzung bereits in die nach § 16 Abs.1 BEEG zu erteilende Bescheinigung über die Elternzeit aufnehmen.
  • Bestätigen Sie den Erhalt eines Elternzeitverlangens Ihres Mitarbeiters mit voraussichtlichem Geburtstermin und die Dauer der erbetenen Elternzeit im Anschluss an die Mutterschutzfrist! Ihr Mitarbeiter möge Ihnen später den genauen Geburtstermin mitteilen, damit Sie die Elternzeit genau bestimmen können.
  • Und teilen Sie Ihrem Mitarbeiter mit, dass Sie seinen Jahresurlaub für jeden vollen Monat der Elternzeit um 1/12 kürzen werden. Ein Musterschreiben haben wir für Sie online zum Herunterladen bereit gestellt.

Was sollten Sie noch über Urlaub wissen?

Zum Beispiel, dass Sie Ihre Mitarbeiter ihre Urlaubswünsche in einer Urlaubsliste eintragen lassen. Das hilft Ihnen bei der Betriebsplanung. Doch Vorsicht! Als Arbeitgeber sollten Sie dabei auch einige Regeln beachten. Welche, das erfahren Sie in dem Beitrag „Diese Regeln sollten Sie als Arbeitgeber zum Thema Urlaub kennen“.

Wenn Sie den Urlaub flexibler handhaben wollen, dann sollten Sie eine ähnliche Regelung wie bei der Gleitzeit überlegen: den Urlaub nach Bedarf. Wie das geht, dazu erfahren Sie alles Wissenswerte in dem Beitrag „Unternehmen bieten Mitarbeitern Urlaub nach Bedarf an“.

Sie gewähren Ihren Mitarbeitern mehr als den gesetzlichen Mindesturlaub? Wie Sie das korrekt im Arbeitsvertrag festhalten, haben wir für Sie in einer kostenlosen „Musterformulierung Zusatzurlaub“ zum Abruf online vorbereitet.

Noch ein wichtiger Tipp: Manchmal vergessen auch Mitarbeiter, ihren Urlaub zu nehmen. Können Sie als Arbeitgeber das übersehen oder sich gar insgeheim darüber freuen? Nein. Sie sollten ihn tunlichst daran erinnern, wenn der Urlaub heranrückt – sicher ist sicher. Tun Sie das nicht, kann es hinterher teuer für Sie werden, wie Sie dem Beitrag „Gerichte bestätigen Hinweispflicht auf drohenden Urlaubsverfall“ entnehmen können.

Autor: Franz Höllriegel