25.04.2022

Rückforderung einer Überzahlung kann Probleme bereiten

Kein Einzelfall: Im Pandemie-Lockdown leistet ein Betrieb Kurzarbeit. Sie stellen auf einmal fest: einige Mitarbeiter haben teilweise bis zu 200 Euro brutto zu viel erhalten. Normalerweise würden Sie das zu viel gezahlte Gehalt aufrechnen. Beachten Sie dabei aber die Pfändungsfreigrenzen!

Rückforderung einer Überzahlung

Wieso sollten Sie als Arbeitgeber bei Kurzarbeit zu viel Lohn auszahlen?

Kurzarbeitergeld hilft, Ihrem Betrieb wertvolle Arbeitskräfte zu erhalten, auch wenn Ihre Beschäftigten vorübergehend zu wenig Arbeit haben. Für die Zeit der Kurzarbeit ersetzt es Ihnen einen Teil der Kosten des Entgelts für Ihre Beschäftigten. Außerdem werden Ihnen die Sozialversicherungsbeiträge abzüglich der Arbeitslosenversicherung von Januar bis März 2022 pauschaliert zu 50 Prozent erstattet. Ab April 2022 fällt die Möglichkeit der Erstattung von Sozialversicherungsbeiträgen weg. Eine pauschalierte Erstattung von Sozialversicherungsbeiträgen in Höhe von 50 Prozent ist dann nur noch möglich, wenn die Beschäftigten in Ihrem Betrieb während der Kurzarbeit an einer geförderten beruflichen Weiterbildung nach § 106a SGB III teilnehmen.

Wenn Sie als Arbeitgeber beispielsweise die Lohnbuchhaltung nicht angepasst haben und Ihren Mitarbeitern weiter den vollen Lohn auszahlen, kann es schon mal passieren, dass dies von Ihnen unbemerkt bleibt und Ihr Mitarbeiter Lohn erhält, obwohl er zeitweise nicht arbeitet. Was arbeitsrechtlich unter Kurzarbeit verstanden wird, erfahren Sie in unserem Beitrag „Keine Kurzarbeit ohne erforderliche Rechtsgrundlage“.

Können Sie als Arbeitgeber das Geld jetzt vom laufenden Lohn einbehalten?

Das ist grundsätzlich möglich. Gemeinhin ist es sowieso der einfachste Weg, eine Überzahlung durch Aufrechnung zu korrigieren. Dabei verrechnen Sie zwei wechselseitig sich gegenüberstehe Geldforderungen miteinander. Im Fall der Überbezahlung nach Kurzarbeit würden Sie als Arbeitgeber Ihren Rückforderungsanspruch gegen den aktuellen Vergütungsanspruch Ihres Mitarbeiters aufrechnen. Das Bundesarbeitsgericht hat den Rückforderungsanspruch des Arbeitgebers beispielsweise in seinem Urteil vom 13.10.2010 bejaht (Urteil vom 13.10.2010 – 5 AZR 648/09, https://openjur.de/u/170896.html).

Sie müssen freilich selbstverständlich die Pfändungsfreigrenzen beachten.

Was sind die Pfändungsfreigrenzen?

Nach § 394 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt die Besonderheit, dass Sie als Arbeitgeber bei der Aufrechnung die Pfändungsfreigrenzen Ihres Arbeitnehmers beachten. Sie wollen ja nicht seine Existenz gefährden. Ihm und seinen unterhaltsberechtigten Familienangehörigen steht deswegen ein Existenzminium zum Leben zur Verfügung. Das heißt für Sie als aufrechnender Arbeitgeber: Sie können nicht gegenüber der gesamten Gehaltsforderung aufrechnen. Was Sie also aufrechnen können, wäre nur in Höhe des pfändbaren Betrages. Je nach Höhe der Überzahlung kann sich daher Ihre Aufrechnung über mehrere Monate hinziehen oder sogar gänzlich ins Leere laufen.

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Sie können „grundsätzlich“ aufrechnen: gibt es also Ausnahmen?

Ja; denn der Rückzahlungsanspruch ist dem Grunde nach fraglich. Unabhängig davon, ob Sie die Überzahlung im Wege der Aufrechnung einbehalten können, stellt sich die Frage, ob Sie als Arbeitgeber überhaupt die Rückzahlung der zu viel ausgezahlten Vergütung verlangen können. Die Verpflichtung Ihres Arbeitnehmers auf Rückzahlung des überzahlten Betrages an Sie als sein Arbeitgeber richtet sich aber nach den allgemein im Zivilrecht geltenden Grundsätzen über die ungerechtfertigte Bereicherung.

Was bedeutet ungerechtfertigte Bereicherung?

Na, Ihr Arbeitnehmer kann doch das zu viel gezahlte Geld bereits ausgegeben haben. Als er es zu viel erhalten hat, wird er doch nicht im Traum daran gedacht haben, er könnte es zu Unrecht erhalten haben und müsste es Ihnen zurückgeben. Eine solche Möglichkeit ist nicht aus der Luft gegriffen, und der Gesetzgeber hat sie selbstverständlich bedacht. Ihr Arbeitnehmer kann sich deshalb darauf berufen, er habe das Geld nicht mehr, oder, juristisch ausgedrückt: er sei entreichert im Sinne des § 818 Abs. 3 BGB. Diesen Entreicherungseinwand kann Ihr Mitarbeiter erheben, wenn

  • er das zu viel empfangene Geld verbraucht hat und
  • das Geld nicht ausgegeben hätte, wenn er von der Überzahlung gewusst hätte.

Eine solche nur natürliche Entwicklung können Sie genauso wie der Gesetzgeber vorausschauend bedenken und sich dagegen wappnen. Dafür genügt es, wenn Sie im Arbeitsvertrag den Entreicherungseinwand ausschließen. Dann bleibt die Rückzahlungsverpflichtung Ihres Arbeitnehmers bestehen – trotz Entreicherung auf seiner Seite.

Hat Ihr Mitarbeiter durch Verwendung des überzahlten Betrages anderweitige Aufwendungen erspart, greift der Entreicherungsaufwand allerdings nicht und er muss Ihnen als sein Arbeitgeber den Betrag zurückzahlen. Die Entreicherung greift also nur, wenn Ihr Arbeitnehmer sich mit der Überzahlung Luxusaufwendungen außer der Reihe geleistet hat, wie z. B. bei einem nicht geplanten Kurzurlaub.

Wer belegt, wie das zu viel gezahlte Geld ausgegeben wurde?

Im Streitfall grundsätzlich Ihr Arbeitnehmer. Er muss darlegen und beweisen, dass er in Höhe der Überzahlung entreichert ist. Ist die Überzahlung jedoch geringfügig und zählt Ihr Arbeitnehmer zur unteren oder mittleren Einkommensgruppe, nimmt die Rechtsprechung ohne weitere Ausführungen an, dass die zu viel erhaltenen Bezüge für den Lebensunterhalt ausgegeben wurden und nicht mehr vorhanden sind.

Bis zu welchem Betrag zieht ein solcher Anscheinsbeweis?

Die Grenze dürfte ungefähr bei zehn Prozent der Gesamtbezüge, höchstens 100 Euro pro Monat liegen (BAG, Urteil vom 18.1.1995, AZ: 5 AZR 817/93). In allen Fällen, die darüber liegen, müsste Ihr Arbeitnehmer darlegen und beweisen, dass er die rechtsgrundlose Leistung ersatzlos für Luxusausgaben verwendet hat. Wer z.B. ausnahmsweise auf die Malediven geflogen ist, obwohl er sonst immer auf Usedom den Jahresurlaub verbringt, würde eine Luxusausgabe belegen können, die auch ersatzlos weggefallen ist. Der Kauf einer goldenen Uhr wäre sicher auch eine Luxusausgabe. Allerdings wäre die Uhr regelmäßig noch vorhanden und Ihr Arbeitnehmer müsste sie im Zweifel an Sie als sein Arbeitgeber herausgeben. Grundsätzlich wird Ihr Arbeitnehmer seine Entgeltabrechnungen regelmäßig genau lesen – schon aus Eigeninteresse, bloß nicht möglicherweise zu wenig Lohn erhalten zu haben.

Können Sie als Arbeitgeber nur aufgrund der Kurzarbeit zu viel gezahlten Lohn zurückfordern?

Nein, das gilt für alle Fälle zu viel gezahlten Lohnes. So zum Beispiel auch in dem Fall eines Arbeitgeber im Raum Stuttgart, der seinem Azubi noch während der Probezeit gekündigt hatte. Bei der letzten Lohnauszahlung wurde dem Azubi versehentlich statt dem regulären Lohn in Höhe von 380,74 Euro ein Betrag von 3.870,74 Euro ausbezahlt. Der Arbeitgeber bemerkte das Versehen und forderte den Azubi zur Rückzahlung auf. Der erhielt zur Aufstockung seines Lebensunterhalts Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz. Er verweigerte die Rückerstattung. Er gab an, er sei entreichert und beantragte für das vom Arbeitgeber eingeleitete Klageverfahren Prozesskostenhilfe – ohne Erfolg.

Die Stuttgarter Arbeitsrichter wiesen den Antrag ab. Der Azubi könne sich nicht auf Entreicherung berufen. Die Überzahlung sei angesichts der Lebensumstände des Azubi zu groß gewesen. Nach der Lebenserfahrung sei nicht davon auszugehen, dass sie vollständig in den reinen Lebensunterhalt geflossen wäre. Konkrete Angaben, auf welche Weise er das Geld verbraucht hat, habe der Azubi ansonsten nicht gemacht. Da er somit keine Erfolgsaussichten für das Klagverfahren habe, bestehe kein Anspruch auf Prozesskostenhilfe (LAG Baden-Württemberg, Beschluss vom 17.02.2017, Az. 4 Ta 2/17).

Auch wenn Sie als Arbeitgeber Fortbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter zahlen, könnte das Thema für Sie von Bedeutung sein. Solche Fortbildungsmaßnahmen sind wichtig, aber meistens auch kostspielig. Übernehmen Sie als Unternehmen die Kosten, werden Sie als vorausschauender Arbeitgeber sicher mit Ihrem Mitarbeiter eine Rückzahlungsvereinbarung treffen. Damit können Sie als Arbeitgeber sich davor schützen, dass Ihr frisch qualifizierter Mitarbeiter zu einem anderen Unternehmen abwandert. Warum Sie hier bei einer Rückzahlungsvereinbarung vorsichtig sein sollten, verrät Ihnen unser Beitrag „Klausel unwirksam: Arbeitgeber bleibt auf Fortbildungskosten sitzen“.

Können Sie von Geringverdienern zurückfordern?

Für diese gelten Besonderheiten, Ist eine Überzahlung geringfügig und handelt es sich um einen Arbeitnehmer, der zur unteren oder mittleren Einkommensgruppe zählt, nimmt die Rechtsprechung auch ohne weitere Ausführungen an, dass die zu viel erhaltenen Bezüge für den Lebensunterhalt ausgegeben wurden und nicht mehr vorhanden sind.

Auch sonst gilt: Nicht alles, was glänzt, ist Arbeitslohn. Das kann z. B. unterschiedliche Auswirkungen auf Ihre Steuerpflicht und Sozialversicherung haben, als Arbeitgeber wie als Arbeitnehmer. Sollten Sie einen Ausweg zur Entlastung von Steuern überlegen, warnt Sie als Arbeitgeber unser Beitrag „Arbeitslohn: Achten Sie als Arbeitgeber auf verschiedene Fallstricke“ vor einer Nettolohnvereinbarung.

Was können Sie zurückfordern: brutto oder netto?

Ob Sie als Arbeitgeber einen Anspruch auf Rückzahlung des Brutto- oder des Nettobetrages gegen den Arbeitnehmer hat, darüber streiten sich die Gelehrten. Ihr Arbeitnehmer erhält stets den Nettobetrag ausgezahlt. Sie als Arbeitgeber behalten auf den Lohn anfallenden Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer vom Lohn des Arbeitnehmers ein und führen an den Sozialversicherungsträger sowie das Finanzamt ab.

  • Müsste der Arbeitnehmer den Bruttobetrag zurückzahlen, müsste er über den erlangten Nettobetrag hinaus die entrichteten Steuern und Sozialabgaben an Sie als Arbeitgeber zahlen. Dies erscheint nicht interessengerecht, da Ihr Arbeitnehmer grundsätzlich nur das zurückerstatten soll, was er auch erhalten hat.
  • Zudem kommen Sie als Arbeitgeber mit der Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen grundsätzlich seiner eigenen Verpflichtung zur Abführung nach § 41a EStG, §§ 28e und 28h SGB IV nach. Sie können ohne weiteres die abgeführte Steuer vom Finanzamt zurückfordern und die überzahlten Sozialversicherungsbeträge vom Sozialversicherungsträger.
Autor*in: Franz Höllriegel