Fachbeitrag | GmbH
02.11.2015

Reisekosten akkurat aufzeichnen!

Seit vergangenem Jahr gelten neue Regeln bei Reisekosten.

Die Finanzämter überprüfen jetzt stärker. Besonders bei Verpflegungsmehraufwendungen schauen sie genau hin. Davon betroffen sind zumal Geschäftsführer. Entweder sie bekommen Spesen steuerfrei von ihm erstattet oder sie wollen sie als Werbungskosten absetzen – immer ist der Fikus mit von der Partie. Worauf Geschäftsführer achten sollten, zeigt der neue „GmbH-BRIEF“ (14/2015).

Reisekosten© Marco2811 /​ fotolia.com

Spesen bei Dienstreisen

Kissing. 4. November 2015 – Geschäftsführer müssen hin und wieder beruflich unterwegs sein. Dabei fallen Reisekosten an, für die Fahrt, Übernachtungen, Reisenebenkosten und Verpflegungsmehraufwendungen. Sie können sie vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen. Oder auch nicht. Dann dürfen Geschäftsführer ihre Aufwendungen bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen.

Pauschalbeträge für Verpflegung

Für Verpflegungsmehraufwendungen gelten seit 2014 nur noch zwei Pauschbeträge. Sie sind strikt festgelegt, wie „GmbH-BRIEF“ berichtet. Wer mindestens acht Stunden von Wohnung und erster Arbeitsstätte abwesend ist, kann demzufolge zwölf Euro pro Tag steuermindernd absetzen.

Das gelte bei mehrtägigen Reisen auch für den An- und Abreisetag, dann unabhängig von der Dauer der Abwesenheit. Wer mindestens 24 Stunden unterwegs ist, kann 24 Euro pauschal in Anschlag bringen.

Fiskus prüft verschärft Pauschale

Doch Vorsicht! Wie „GmbH-BRIEF“ schreibt, sei derzeit auffällig, dass der Fiskus die höhere Pauschale häufig nur nach gezielter Prüfung anerkennt. So forderten zahlreiche Finanzämter selbst von typischen Außer-Haus-Berufen wie Installateuren, Malern oder Beschäftigten in den Bauberufen detaillierte Stundenaufzeichnungen an.

Bescheinigung des Arbeitgebers

Vielfach reiche selbst eine Bescheinigung des Arbeitgebers mit der Anzahl der Abwesenheitstage nicht mehr aus. Zusätzlich verlangten etliche Finanzämter die Vorlage von Stundenaufzeichnungen über die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Geschäftsführer muss nachweisen

Die Krux für die steuerpflichtigen Geschäftsführer: Sie müssen auf Verlangen nachweisen, dass ihre Auswärtstätigkeit beruflich veranlasst war. Der Newsletter rät deswegen, Reisedauer und Reiseweg aufzuzeichnen. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen oder selbstgefertigte Eigenbelege könnten die Dienstreise zusätzlich dokumentieren. „GmbH-BRIEF“: „Wichtig: Aus Ihren Belegen sollte klar ersichtlich sein, dass Sie länger als acht Stunden von zu Hause bzw. Ihrer ersten Arbeitsstätte abwesend waren.“ Hierauf achte der Fiskus derzeit gezielt.

Anmeldung der Verpflegungsmehraufwendungen

Der Newsletter veröffentlicht dazu eine umfassende Liste von Maßnahmen für eine korrekte Anmeldung der Verpflegungsmehraufwendungen. So berücksichtige das Finanzamt die Spesenpauschalen nur in den ersten drei Monaten einer beruflichen Tätigkeit am selben Ort. Neu sei seit letztem Jahr zudem die Regelung, wonach diese Frist immer von vorne beginnt, wenn die Tätigkeit des Geschäftsführers für mindestens vier Wochen unterbrochen wird – und das gelte auch bei Krankheit und Urlaub.

Online-Seminar am 25.11.2015

Tipp: Wer sich eingehender zu der Problematik informieren will, sei auf das Online-Seminar „Reisekosten – rechtssicher abrechnen“ am 25.11.2015 um 17:00 Uhr hingewiesen. Näheres auch dazu im neuen „GmbH-BRIEF“.

 

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Autor: Franz Höllriegel 
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