17.10.2022

Projektmanagement im Wandel

Alles fließt. Das ist eine Binse, trifft indes wohl auf keinen Sachverhalt so zu wie auf das Projektmanagement. Wer als Unternehmer nicht bereit ist, Vertrautes loszulassen und Neues anzuwenden, hat verloren. Achten Sie auf ein wandlungsfähiges Management. Ständige Anpassung ist Trumpf.

Projektmanagement

Warum sollten Sie als Unternehmer sich ständig anpassen?

Weil nichts so beständig ist wie der Wandel, und umso mehr in der Wirtschaft. Und dieser Wandel zieht Sie als Unternehmen mit. „Punkten Sie mit einem wandlungsfähigen Projektmanagement, bei dem die ständige Anpassung im Mittelpunkt steht!“ rät Allan Thomson, ein nach dem Standard Prince2 qualifizierter Projektmanager mit über 25 Jahren Erfahrung in den Bereichen Projekt-, Programmmanagement und Project Management Optimization (PMO).

Scheitern denn so viele Projekte, so dass ein solches Projektmanagement notwendig wird?

Thomson zufolge ja, trotz der reichen Erfahrung:

  • überschreiten selbst einzelne Etappen ursprünglich angesetzte Zeitfenster
  • verfehlen Projekte Ziele
  • explodieren Kosten regelrecht während der Umsetzung.

Was sind Gründe für das Scheitern?

Einer ist sicherlich, dass viele Projekte aufgrund der Globalisierung mehr denn je eine Zusammenarbeit notwendig machen, die Grenzen überwindet:

  • organisatorische
  • nationale
  • im eigenen Unternehmen zwischen Abteilungen oder einzelnen Personen.

Schon immer nutzen Unternehmen Methoden des Projektmanagements, um beispielsweise neue Produkte zu entwickeln, intern größere strategische Vorhaben zu managen oder die Zusammenarbeit auf Zeit mit Kunden effektiver zu gestalten. Die Anwendungsmöglichkeiten, wenn man um das Design, die Entwicklung und Umsetzung von Projekten weiß, sind vielfältig.

Was hat sich im Projektmanagement geändert?

Die Konkurrenz zwischen zwei Polen ist größer geworden:

  • einerseits der wichtige laufende Geschäftsbetrieb mit seinen Aufgaben:
    • Produktivität,
    • Rentabilität,
    • Kundenbeziehungen u.a.
  • Die überlebenswichtige Aufgabe des Managements, Prozesse so weiterzuentwickeln, dass Ihr Unternehmen in Zukunft wettbewerbsfähig bleibt.

Wenn Sie als Organisation in Bezug auf Technologien und Verfahren, neue Gesetze oder Veränderungen im Marketing wie neue Tools u.a. nicht mithalten können, bleiben Sie nicht leistungsfähig. Der Wandel ist unumgänglich. Als Unternehmen brauchen Sie eine gute Balance zwischen Business as usual und Business Change.

Eine erfolgreiche Projektarbeit verlangt andere Fähigkeiten als der normale Geschäftsbetrieb mit Linienfunktionen.

Tipp der Redaktion

Erfolgreich als Führungskraft und Manager: Ganz gleich, ob Sie Tipps zur Führung von Mitarbeitergesprächen, Vertriebsteams oder Optimierungswünsche zu Ihrem eigenen Führungsstil haben: „Führung & Management AKTUELL“ hilft praxisnah und innovativ!

Wo ist der Ausweg?

Thomson sieht einen in einem gemeinsamen Verständnis für:

  • die angestrebten Ziele,
  • die Gründe sowie
  • den zu erwartenden Nutzen.

Zum Projekterfolg gehört, dass Management und Mitarbeiter Projekte vom normalen Geschäftsbetrieb unterscheidet als:

  • befristet, also zeitlich begrenzt,
  • einzigartig: kein Projekt ist wie das andere und
  • meist risikoreicher als das alltägliche Geschäft und
  • oft bereichsübergreifend, über Abteilungsgrenzen oder Organisationen hinweg.

Besonders spannend machen Projekte zum einen ihre Einzigartigkeit. Auch wenn sie sich manchmal in der Grundstruktur ähneln, ist kein Projekt wie das andere. Projekte sind risikoreicher als das alltägliche Geschäft. Mitarbeiter wie Führungskraft brauchen dafür ein anderes Portfolio an Fähigkeiten.

Welche Rolle spielt Führung?

Sie ist der rote Faden digitaler Kooperation. Nur mit einem hohen Grad an Offenheit und Ehrlichkeit, Engagement und Leidenschaft sind Sie als Führungskraft in der Lage, Ihr Team durch unsichere Zeiten zu führen. Thomson zufolge hat sich die Führungsdynamik verändert in der VUCA-Welt:

  • Volatility = Schwankungen,
  • Uncertainty = Unsicherheit,
  • Complexity = Komplexität
  • Ambiguity = Mehrdeutigkeit.

In der virtuellen Umgebung müssen Führungskompetenzen breiter verteilt werden, damit verschiedene Beteiligte in unterschiedlichen Phasen der Umsetzung die Verantwortung übernehmen können.

Sie als Führungskraft sind in Projekten stärker denn je gefordert, Ihre Leistungs- bzw. Entwicklungsfähigkeit gefragt. Die neue digitale Arbeitswelt verstärkt Führungsdefizite, auch wenn die meisten Menschen sich an die virtuelle Welt gewöhnt haben und mit Homeoffice-Lösungen inzwischen zurechtkommen. Als Führungskraft stehen Sie vor der Herausforderung, die richtige Balance zwischen Management und Führung zu finden, wollen Sie Projekte zielgerichtet steuern. Es bedarf eines grundlegenden Vertrauens und eines gemeinsamen Sinns, der sich jedem Mitarbeiter erschließt. Sie Schaffen es als Führungskraft, Ihr Team gedanklich und praktisch in der täglichen Umsetzung mit zu nehmen, wenn:

  • Klarheit darüber herrscht, warum Ihr Unternehmen etwas macht,
  • es eine überzeugende Vision gibt.

Was heißt das für die Führung Ihres virtuellen Teams?

Thomson gibt Ihnen zur Verbesserung der Leistung in einem virtuellen Team folgende Tipps:

  • Bleiben Sie für Ihr Team greif- und sichtbar – besonders in schwierigen Zeiten. Seien Sie leidenschaftlich und mitfühlend.
  • Bieten Sie Ihren Mitarbeitern konsequent Informationen an. Kommunizieren Sie dabei stets mit Zuversicht und Empathie.
  • Konzentrieren Sie sich auf Ihre Mitarbeiter und erkennen Sie Ihre individuellen Gefühle.
  • Zeigen Sie emotionale Intelligenz und bedenken Sie, wie sich Ihre Entscheidungen im Projekt auf andere auswirken.
  • Schaffen Sie psychologische Sicherheit im Team, indem Sie deutlich machen, dass es in Ordnung ist, zu scheitern und aus Erfahrungen zu lernen, wenn man neue Dinge angeht.
  • Beweisen Sie, dass Zusammenarbeit, Transparenz und umfassende Kommunikation wichtige Faktoren für Sie sind.
  • Stellen Sie eine klare Struktur zur Verfügung, in der die Mitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen und Unterstützung erhalten, wenn es doch einmal Konflikte gibt.
  • Demonstrieren Sie Belastbarkeit, und dass Sie die Kraft haben, durchzuhalten.
  • Bleiben Sie flexibel und zeigen Sie, dass Sie in der Lage sind, sich den Anforderungen von Projekten anzupassen.
  • Treffen Sie effiziente und effektive Entscheidungen unter dem Aspekt einer gesteigerten Kontrolle.

Damit ein Projekt gelingt, ist eine universelle Sprache nötig, sowohl im Projektteam selbst als auch bei externen Lieferanten und Partnern oder Kollegen, wo immer sich diese befinden: ob in einem anderen Land, auf einem anderen Kontinent oder im Büro zwei Etagen tiefer. Erfahrungsgemäß sei es hilfreich, wenn wertschätzende Führung, Mitarbeiter mit entsprechendem Knowhow und ein effizientes Projektmanagement sich gegenseitig verstärken und so betriebliche Leistungsfähigkeit nachhaltig steigern können.

Immer mehr immer ältere Mitarbeiter – hält Ihr Unternehmen das aus? Andererseits: Das Krisenjahr 2020 beschleunigt die Digitalisierung wie nie zuvor. Benötigt sie nicht immer mehr junge Menschen? Wen soll Führung 4.0 führen? Sie als Führungskraft können die Herausforderung meistern. Was sie über Führung 4.0 wissen müssen, lesen Sie in dem Beitrag „Herausforderung: Führung 4.0“.

Was bedeutet der Standard Prince2?

Dabei handelt es sich um eine prozessbasierte Methode für effektives Projektmanagement. Sie soll den Nutzer mit Grundwissen ausstatten, um erfolgreich im Projektmanagement tätig zu sein. „Prince“ steht für „PRojects IN Controlled Environments“ (Projekte in kontrollierten Umgebungen). Angaben der Plattform „Prince2.com“ zufolge gibt es weltweit über eine Million zertifizierte Prince2-Profis, woraus ihre Betreiber die Bezeichnung als weltweiter Standard und meistverwendete Methode für das Projektmanagement ableiten. Projekte nach dieser Methode sollen profitieren von:

  • einem bewährten, beständigen Ansatz
  • jeweils kontrolliert und organisiert verlaufendem Beginn, Zwischenphase und Ende,
  • einem regelmäßigen Abgleich von Planung und Fortschritt
  • der Versicherung der fortwährenden geschäftlichen Rechtfertigung des Projekts

Zusätzlich kam der Bericht „Pulse Of The Profession“ 2018 zu dem Schluss, dass Unternehmen, die in bewährte Projektmanagementmethoden investieren, erfolgreicher sind als jene, die nicht investieren. Einem anderen Bericht „Power of Professional Certification“ der Firma „Axelos“ von 2019 zufolge sind 97 Prozent der Entscheidungsträger der Meinung, eine Zertifizierung wirke sich positiv aus und steigere Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.

Die Zertifizierung ist in zwei verschiedene Qualifikationsstufen unterteilt: Foundation und Practitioner. Foundation bietet eine Einführung in die Grundlagen, Themen und Prozesse von Prince2. Damit erlernen Sie, wie Sie Projekte fortlaufend pünktlich und budgetgerecht liefern, mit Risiken umgehen und auftauchende Probleme entschärfen. Auf der Practitioner-Stufe lernen Sie, Prince2 auf die Anforderungen und Probleme eines spezifischen Projektszenarios zuzuschneiden und anzuwenden.

Eine Prince2 Qualifizierung macht sich bestens in Ihrem Lebenslauf. Prince2 ist als internationales Produkt von Weltrang und Standardmethode für das Projektmanagement anerkannt. Mehr als die Hälfte aller Befragten in der Erhebung von Arras People aus dem Jahr 2011 verfügen über eine Prince2 Qualifikation. Eine Prince2 Practitioner-Qualifikation erlangen Sie über:

  • das kombinierte Prince2 Foundation und Practitioner Blended-Learning-Paket
  • das Prince2 Practitioner Plus Online-Schulungspaket
  • eine kombinierte fünftägige Prince2 Foundation-und-Practitioner-Präsenzschulung mit Tutor.

Immer mehr Unternehmen arbeiten mit agilen Methoden. Eine Prince2 Agile Zertifizierung fördere berufliche Aussichten. Mit ihr können Sie die Prince2-Methode auf agile Projekte zuschneiden. Marktforscher PricewaterhouseCoopers hat 2007 in einer Umfrage herausgefunden, dass „bei erfolgreicheren Projekten mit einer bedeutend höheren Wahrscheinlichkeit zertifizierte Projektmanager im Einsatz sind“. Manager und Geschäftsführer von Projekten und Unternehmen profitieren demnach von Prince2, weil sie damit die Nutzung von Ressourcen kontrollieren und sowohl Geschäfts- als auch Projektrisiken auf effektivere Weise managen können. Prince2 Agile ermögliche durch die Integration agiler Methoden Flexibilität und verbesserte Kommunikationsstrukturen bei Projekten.

Was versteht man unter Nachhaltigkeitsmanagement?

Gesellschaft, Wirtschaft, Soziales, Umwelt – das und noch viel mehr gehört zu einem guten Nachhaltigkeitsmanagement. Was viele missverstehen: dabei geht es nicht um falsch verstandenen Altruismus. Sie als Unternehmen eröffnen sich damit unternehmerische Chancen. Alles Wissenswerte dazu haben wir in dem Beitrag „Nachhaltigkeit managen – ein Vorschlag zur Einführung“ zusammengestellt.

Autor*in: Franz Höllriegel