22.12.2022

Nutzungsdauer für Hard-/Software: Wichtig für Abschreibung!

Corona brachte den Lockdown. Am heimischen Computer arbeiten war angesagt. Unternehmen investierten in neue Systeme. Dieses Verhalten fördert das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Rundschreiben. Darin regelt es praktische Fragen und eine schnellere Abschreibung.

Nutzungsdauer für Hard Software

Müssen Sie als GmbH Investitionen wie einen Computer abschreiben?

Ja. Einen Computer wollen Sie ja länger nutzen. Er soll Ihren Unternehmen längerfristig dienen. Damit ist er ein Wirtschaftsgut des Anlagevermögens Ihrer GmbH. Im Zuge der längeren Nutzung verbraucht Ihr Unternehmen dieses Wirtschaftsgut mit der Zeit. Wenn Ihr Unternehmen ein solches anschafft, erfassen Sie die Anschaffungskosten nicht sofort als Betriebsausgabe, sondern Sie schreiben es über die Zeit ab.

Was sind Abschreibungen?

Abschreibungen spielen im Steuerrecht wie im Rechnungswesen einer GmbH eine große Rolle und werfen immer wieder Fragen auf: Was ist der Unterschied zwischen kalkulatorischer und bilanzieller Abschreibung? Was heißt lineare Abschreibung? Welche Wirtschaftsgüter müssen abgeschrieben werden? Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter? Antworten darauf gibt Ihnen unser Beitrag „Abschreibung – Was ist das?“.

Worum geht es bei Investitionen?

Wenn Sie als Unternehmen investieren, geht es in der Regel neben viel Geld um:

  • strategische Entscheidungen,
  • Zukunftssicherung,
  • Aufhebung von Kapazitätsbegrenzungen oder
  • eine Erweiterung des Produktionsprogramms.

Investitionen in nennenswertem Umfang wirken sich zudem auf Ihre Bilanz und eine Vielzahl wichtiger Kennzahlen – beispielsweise die Eigenkapitalrentabilität – aus. Wir haben Ihnen eine kostenlose Anwendung zum „Anlagevermögen: Darstellung der Entwicklung“ zum Herunterladen bereitgestellt. Damit können Sie die genaue Planung einzelner Investitionen sowie die Entwicklung des Anlagevermögens im Ganzen im Blick behalten. Mit dieser Anwendung machen Sie sichtbar, wie sich das Anlagevermögen unter Berücksichtigung von geplanten Investitionen entwickelt.

Wie lange schreiben Sie ein neues Wirtschaftsgut ab?

Die Abschreibungsdauer bemisst sich bei beweglichen Wirtschaftsgütern gemäß § 7 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) grundsätzlich nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer. Sie entspricht der Anzahl der Jahre oder Monate, die man ein Wirtschaftsgut für gewöhnlich nutzt oder nutzen kann. Auf sie verteilt die planmäßige Abschreibung die Kosten. Wollen Sie als GmbH einen Vermögensgegenstand über kürzere oder längere Dauer abschreiben, genügt ein Nachweis der jeweiligen Nutzungsdauer. Für nach dem 31.12.2019 und vor dem 01.01.2022 angeschaffte oder hergestellte bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sieht Abs. 2 dieser Vorschrift eine degressive Abschreibung vor. Näheres hierzu lesen Sie bitte in unserem Beitrag „Die neue degressive Abschreibung“.

Tipp der Redaktion

Der Informationsdienst von Experten hilft Ihnen monatlich mit praxisnahen Handlungs-Empfehlungen sich selbst und die GmbH zu schützen, sowie steuerliche Gestaltungsspielräume rechtssicher auszuschöpfen. Haftungsrisiken vermeiden, rechtssicher handeln – volle Finanzsicherheit und maximierte Steuervorteile genießen! Darüber hinaus nutzen Sie als Kunde kostenlose Seminare und den persönlichen Kontakt zu unseren Experten.

Wie können Sie den Nachweis der jeweiligen Nutzungsdauer erbringen?

Nutzen Sie dazu am besten die AfA-Tabellen zur Orientierung!

Was sind die AfA-Tabellen?

Die Finanzverwaltung hat für den Nachweis die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer vieler Wirtschaftsgüter in den Abschreibungstabellen für allgemein verwendbare Anlagegüter, die sogenannten AfA-Tabellen, erfasst. AfA-Tabellen sind ein Hilfsmittel, um die Nutzungsdauer von Anlagegütern nach den besonderen betrieblichen Verhältnissen zu schätzen. Die AfA-Tabellen stellen keine bindende Rechtsnorm dar. Die Werte aus den AfA-Tabellen sind also nicht zwangsläufig bindend, sondern geben lediglich eine Orientierung vor. Die in ihnen festgehaltenen Werte beruhen auf Erfahrungswissen. Sie spiegeln ein umfangreiches in der Praxis gewonnenes Fachwissen wider. Die in den AfA-Tabellen festgelegten Abschreibungssätze sind deswegen anerkannt von:

  • der Rechtsprechung,
  • der Verwaltung,
  • der Wirtschaft allgemein

Die AfA-Tabellen beziehen sich auf neue Wirtschaftsgüter. Die AfA-Tabellen zu den verschiedenen Wirtschaftszweigen finden Sie auf dieser Seite des Bundesfinanzministeriums.

Für gebrauchte Vermögensgegenstände ergibt sich die Nutzungsdauer aus der Zeit, die Sie das Wirtschaftsgut voraussichtlich noch in Ihrem Betrieb nutzen werden. Enthält die AfA-Tabelle einen Vermögensgegenstand nicht, sollten Sie sich an einem ähnlichen Vermögensgegenstand orientieren. Im Zweifelsfall schätzen Sie die Nutzungsdauer.

Nehmen Sie zum Beispiel an, Ihre GmbH kauft am 01.03.2023 einen neuen Computer für 1.200 Euro netto. Das Wirtschaftsjahr entspricht dem Kalenderjahr. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer beträgt ein Jahr. Sie läuft also vom 01.03.2023 bis 28.02.2024. Anteilig erfolgt somit eine Abschreibung im Jahr 2023 für zehn Monate in Höhe von 1.000 Euro (= 1.200 × 7/12) und für das Jahr 2024 in Höhe von 200 Euro. Der Restbuchwert zum 31.12.2023 beträgt 200 Euro.

Was bestimmt das BMF besonders für Computer und warum?

Hardware und Software von Computern unterliegen einem schnellen technologischen Fortschritt. Sie bilden den Kernbereich der Digitalisierung einschließlich der dazu gehörenden Peripheriegeräte sowie der sfür die Dateneingabe und -verarbeitung erforderliche Betriebs- und Anwendersoftware.

Diese Wirtschaftsgüter unterliegen einem immer schnelleren Wandel. Ihn will das BMF besonders dadurch berücksichtigt sehen, dass es die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von Computerhardware und Software auf ein Jahr herabsetzt. Damit können Sie als GmbH Anschaffungs- und Herstellungskosten von Computerhardware oder Software über den kurzen Zeitraum von einem Jahr abschreiben. Das wirkt sich steuersenkend aus.

Die Finanzverwaltung hat nach vielen Diskussionen in der Fachliteratur eingelenkt und auch eine andere Abschreibungsmöglichkeit zugelassen (BMF vom 22.02.2022, Az.: IV C 3 -S 2190/21/10002:025).

In der Folge beschreibt das BMF, was Sie abschreiben können:

  • in der Fibu und gegebenenfalls im Werbungskostenbereich Anschaffungen ab 1.1.2021 mit einem Jahr
  • In Bilanzen, Einnahme-Überschuss-Rechnung und im Werbungskostenbereich im Jahr 2021 für bereits in den Vorjahren angeschaffte Computer die Nutzungsdauer auf ein Jahr verkürzt, d.h. Sie können den Restbuchwert voll auf einmal abschreiben.
  • Beides gilt im Werbungskostenbereich z.B. ein Angestellter kauft einen Computer und setzt ihn bei seinen Einkünften ab.

Danach können Sie als GmbH die unter die Änderung fallende Hardware und Software auch im Jahr der Anschaffung bzw. Herstellung in voller Höhe abschreiben. Im Schreiben des BMF heißt es dazu wörtlich: „Es wird nicht beanstandet, wenn abweichend zu § 7 Absatz 1 Satz 4 EStG die Abschreibung im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe vorgenommen wird.“ Im obigen Beispiel wäre es also wahlweise möglich, den kompletten Betrag im Jahr 2023 abzuschreiben, sodass der Buchwert am Jahresende 0 Euro betrüge.

Wie sieht diese Abschreibung Ihres Computers in der Praxis aus?

Grundsätzlich wie andere Abschreibung. Bei der kürzeren Nutzungsdauer von Computern handelt es sich nicht um eine besondere Form der Abschreibung, auch nicht um eine neue Abschreibungsmethode oder Sofortabschreibung. Die Nutzungsdauer beginnt zum Zeitpunkt der Anschaffung oder Fertigstellung. Die jeweiligen Wirtschaftsgüter nehmen Sie nach wie vor in die Bestandsverzeichnisse auf.

Seit wann gilt die reduzierte Nutzungsdauer?

Die aktuelle Nutzungsdauer für Computerhardware und Software von einem Jahr gilt für die Gewinnermittlungen, deren Wirtschaftsjahr nach dem 31.12.2020 endete. Auch den Restbuchwert von früheren Anschaffungen aus dem Bereich Hard- und Software kann vollständig abgeschrieben werden.

Welche Wirtschaftsgüter sind betroffen?

Jegliche Art von

  • Computer: Gerät, das Logikoperationen ausführt und Daten verarbeitet, in der Lage ist, Eingabegeräte zu nutzen und Informationen auf Anzeigegeräten auszugeben und in der Regel eine Zentraleinheit (ZE) beinhaltet, die die Operationen ausführt.
  • Desktops
  • Notebooks
  • Tablets
  • Workstations
  • Dockingstations
  • Small-Scale-Servern
  • externen Netzteilen,
  • Peripherieteilen wie
    • Maus,
    • Tastatur,
    • Scanner,
    • Kamera,
    • Mikrofon
    • Headset,
    • externen Speichern,
    • externen Ausgabegeräten wie Bildschirme oder Beamer
  • Drucker.

Die Software, die unter die aktuellen Regelungen fällt, umfasst alle Betriebs- und Anwendungssoftware. Dazu gehören die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, sowie neben Standardanwendungen auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Soft-ware, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung.

Wie sieht das BMF andere Wirtschaftsgüter in diesem Zusammenhang?

Experten sehen die Abschreibungsänderungen bei Computer nicht unkritisch. Steuerberater und Rechtsanwalt Harald Zankl von der Münchner Wehr Zankl Partnerschaft begrüßt zwar das Bestreben des Ministeriums, die tatsächlich schnelllebigen Computer schnell abzuschreiben.

„Ein Jahr klingt allerdings schon sehr sportlich und sieht eher wie eine politisch motivierte Subvention aus“, so Zankl.

Während normale geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) in gleicher Weise rund 60 Jahre der Höhe nach ungeprüft fortgeführt würden, schienen die Computer als besonders wichtig angesehen zu werden und „schon nach 20 Jahren erneut“ geprüft und direkt abgeschrieben. Zankl erinnert an die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von betrieblichen Kfz. Sie wurde von fünf Jahre auf sechs Jahre verlängert – „das müsste auch ca. 20 Jahre her sein“, so der Steuerexperte. Insoweit hielte er jetzt angesichts der Tatsache, dass die Autolobby noch stärker als die Computerlobby ist, hier eine Verkürzung auf drei Jahre für angezeigt. Zankl: „Wir danken es Corona.“

Ist eine kürzere Abschreibung immer von Vorteil?

Bei absehbar steigenden Unternehmenssteuern könnte es zum Beispiel vorteilhaft sein, Abschreibungen nicht sofort, sondern erst ein, zwei Jahre später geltend zu machen. Ausschlaggebend könnten aber auch betriebliche oder persönliche Gründe sein. Wenn Sie mehr dazu wissen wollen, empfehlen wir Ihnen die Lektüre unseres Beitrages „Teilwertabschreibung: So bewahren Sie sich als GmbH vor einer vGA“. Übrigens können Sie mit einer besonderen Art der Abschreibung Steuern sparen: der Ansparabschreibung oder, wie es seit 2008 heißt, dem Investitionsabzugsbetrag (IAB). Was es damit auf sich hat, erfahren Sie in unserem Beitrag „Morgen investieren, heute Steuer sparen – Wie funktioniert der IAB?“.

Autor*in: Franz Höllriegel