11.02.2021

Neuer Leitfaden zur elektronischen Rechnung

Rechnungen auf Papier – ein Auslaufmodell. Die elektronische Rechnung ist im Kommen. Einen wichtigen Schub zur Digitalisierung könnte die E-Rechnungsverordnung bringen. Danach kommt auch die E-Rechnung nicht ohne Papierkram aus. Hier, wie Sie ihn am besten bewältigen.

Elektronische Rechnung

Rechnungen künftig nur noch elektronisch?

Nein, nicht nur, seit 27.11.2020 allerdings schon, wenn Ihr Unternehmen für den Bund arbeitet. Seit diesem Zeitpunkt müssen Sie als dessen Auftragnehmer ihre Rechnungen elektronisch an ihn übermitteln. Inwieweit die Bundesländer nachziehen, hängt von diesen selbst ab. Und entsprechend von der privaten Wirtschaft, ob diese auf die elektronische Rechnungsstellung setzen wird.

Was wird aus der Papierform? Ist sie E-Rechnungen steuerlich gleichgestellt?

Weitgehend ja. Alle Ihre Rechnungen müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen, wenn Sie sie steuerlich absetzen wollen. Das gilt für:

  • Authentizität
  • Integrität
  • Lesbarkeit
  • inhaltliche Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG).

Für den Empfang elektronischer Rechnungen muss ein Einvernehmen zwischen Ihrem Rechnungsempfänger und Ihnen als Aussteller bestehen. Das stillschweigende Akzeptieren einer E-Rechnung reicht dazu bereits aus.

Was sind die Hauptbestandteile der elektronischen Rechnung?

Bei ihr erledigen Sie alles auf elektronischem Wege:

  • Erstellung
  • Übermittlung
  • Empfang.

Sie können Ihr Rechnungsformat und die dafür verwendete Technik frei wählen. Standardisierte Formate bieten Ihnen einige Vorteile. Sie können sie leichter weiterverarbeiten.

Ganz gleich, ob Papier oder elektronisch – Sie sollten jede einzelne Rechnung auf die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts überprüfen:

  • Lieferung oder Leistung korrekt bezeichnet?
  • Mengenangaben und Preis?
  • Rechnungsausweis übereinstimmend mit übrigen Dokumenten wie Verträge, Lieferscheine etc.?

Ein internes Kontrollverfahren hilft Ihnen dabei. Ihre Rechnungsprüfung kann unverändert manuell oder EDV-gestützt ablaufen.

Wie und wie lange heben Sie die elektronische Rechnung auf?

Genauso lange wie eine Papierrechnung. In beiden Fällen müssen Sie die Rechnung aufbewahren, und zwar lesbar:

  • Zehn Jahre Aufbewahrung
  • Unveränderbar
  • über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar.

Was bedeutet das für Ihre Praxis?

  • Bewahren Sie das ursprüngliche digitale Dokument Ihrer elektronischen Rechnungen im ursprünglichen Zustand elektronisch auf! Speichern sie es elektronisch ab! Der alleinige Papierausdruck genügt nicht. Denken Sie daran: Die Finanzverwaltung hat ein Recht, auf Ihre elektronisch gespeicherten Daten und Dokumente zuzugreifen.
  • Achten Sie bei darauf auch bei etwaigen Wechseln Ihrer verwendeten EDV-Programme!
  • Wenn Sie eingehende Papierrechnungen einscannen und digital abspeichern, tritt die dadurch erstellte Bilddatei an die Stelle der ursprünglichen Papierrechnung. Unter folgenden Voraussetzungen dürfen Sie das Papierdokument nach dem Scannen vernichten:
    • Ihr Verfahren zur Digitalisierung von Papierrechnungen und deren Aufbewahrung entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD).
    • Es greift keine andere Vorschrift, die eine Aufbewahrung des Dokuments im Original vorschreibt.

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Was bedeutet die Aufbewahrungspflicht für Sie konkret?

Dass Sie unbedingt alles, was im Zusammenhang mit der Erstellung der elektronischen Rechnung steht, dokumentieren. Ein sachverständiger fremder Dritter muss jederzeit nachvollziehen können, wie Sie den Betriebsablauf bei der Rechnungsstellung und -bearbeitung organisiert haben. Dabei hilft Ihnen eine Verfahrensdokumentation des gewöhnlichen Geschäftsablaufes bei Eingang und Ausgang von Rechnungen.

  • Beschreiben Sie das von Ihnen genutzte EDV-System sowie Schritt für Schritt die Verarbeitung von Rechnungen!
  • Achten Sie darauf, dass theoretische Beschreibung und praktische Durchführung übereinstimmen!

Welche Rechnungen sind elektronisch zu erstellen und zu übermitteln?

Kommt drauf an, an wen Sie als Lieferant oder Dienstleister Ihre Rechnung stellen:

  • an den Bund: seit 27.11.2020 verpflichtend in einem festen, strukturierten, elektronischen Dateiformat, soweit der Auftragswert netto 1.000 Euro übersteigt.
  • an Land, Kreis oder Stadt: je nachdem, ob Ihre Kommune eine E-Rechnung verlangt. Dies kann sie frei entscheiden. Die meisten Bundesländer mit Ausnahme Bremens warten noch die Erfahrungen auf Bundesebene abwarten. Bremen verlangt die E-Rechnung ebenfalls seit November 2020.
  • an Unternehmen oder Privatkunden: keine rechtliche Verpflichtung. Sie haben die freie Wahl zwischen Papierrechnung und elektronischer Rechnung.

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) bietet einen kostenlosen 26-seitigen Leitfaden zur E-Rechnung an – speziell zugeschnitten auf kleine und mittlere Unternehmen. Eine eigene Umsetzungsempfehlung für den Energiemarkt steht mit dem Zentralen User Guide „„ZUGFeRD 1.0 für den Energiemarkt“ des Forums elektronische Rechnung Deutschland e.V. seit 2016 bereit. Er entstand in Zusammenarbeit mit dem Ferd e.V. und dem Bundesverband Energiemarkt & Kommunikation e.V. (Edna). Dazu hat die Edna-Projektgruppe „ZUGFeRD“ die allgemeinen Spezifikationen der Version 1.0 dieses Formats unter die Lupe genommen.

Was sind die spezifischen energiewirtschaftlichen Inhalte von „ZUGFeRD“?

Darin sind die spezifischen energiewirtschaftlichen Inhalte festgelegt, die eindeutig und widerspruchsfrei auf Basis dieses Standards abgebildet werden können. Dieses Format habe man kurzfristig für Energierechnungen nutzbar machen wollen, um so auch den unregulierten Bereich des Rechnungsaustauschs schnell zu digitalisieren, erklärt Edna-Präsident Dirk Heinze, Geschäftsführer der Meine-Energie GmbH und einer der Initiatoren der Edna-Projektgruppe.

Auf Basis der Umsetzungsempfehlung kann Ihr Energieversorger Ihnen als Unternehmen mit Energieverbrauch beispielsweise Energieabrechnungen komplett digital erstellt und elektronisch übermitteln. Für den Privatkunden steht die Rechnung damit im gewohnten Layout als PDF-Datei zur Verfügung und zum Ausdruck auf dem heimischen Drucker bereir.

Was sind Vorteile von ZUGFeRD für Gewerbekunden?

Als solcher könnten Sie die Daten direkt in der eigenen Rechnungsprüfung und Buchhaltung weiterverarbeiten oder elektronisch an den Steuerberater übermitteln. Kurzfristig können Energieunternehmen so die Zahl der Papierrechnungen spürbar verringern und die damit verbundenen Prozesskosten senken. Die Umsetzungsempfehlung und die dazugehörige Datenstrukturbeschreibung stehen hier zur Verfügung. Der Edna Bundesverband Energiemarkt & Kommunikation e.V.  ist eine Vereinigung von Softwareherstellern, Unternehmensberatern, IT-Dienstleistern und Unternehmen aus der Energiewirtschaft. Sie soll Sie als Unternehmen bei der Transformation der Energiemärkte hin zu „Energie 4.0“ unterstützen.

Dabei stehen die Bereiche Strukturierung, Standardisierung und Information im Vordergrund. Überdies unterstützt Edna die Automatisierung der Kommunikation sowie die Interoperabilität der Geschäftsprozesse zwischen den Marktpartnern in der Energiewirtschaft. Edna sieht sich als Interessenvertreter seiner Mitglieder gegenüber anderen Verbänden sowie den politischen Institutionen.

Sind im ZUGFeRD bereits alle Anforderungen abgebildet?

Im ersten Schritt der Umsetzempfehlung von „ZUGFeRD 1.0“ waren noch nicht alle spezifischen Anforderungen des Energiemarktes abgebildet. So musste beispielsweise die Umsetzung der Pflichtangaben nach Energiewirtschaftsgesetz (EnWG) in Teilen auf spätere Versionen verschoben werden. Für die Endkundenabrechnung spielte dies jedoch nur eine untergeordnete Rolle. Hier muss die elektronische Verarbeitung primär dem Umsatzsteuerrecht entsprechen.

Geregelt werden konnte über die Umsetzungsempfehlung hingegen die Abbildung von

  • Zählpunkten,
  • Stornierungen und
  • Korrekturen.

Einschränkungen gab es etwa bei den Verbrauchsmengen. Diese konnten in der ersten Version nur an den einzelnen Rechnungspositionen angegeben werden. Die auf Energierechnungen allgemein üblichen und vorgeschriebenen Angaben waren damit nicht abbildbar. Mittlerweile ist Version „ZUGFeRD 2.X“ zusammen mit „XRechnung“ in Betrieb.

Damit überprüft das Portal nicht nur mithilfe von mehreren hundert Regeln auf die Einhaltung der europäischen Norm für den Austausch elektronischer Rechnungen. Weitere Zusatzregeln stellen sicher, dass der Datensatz auch den Vorgaben der deutschen XRechnung entspricht. Dazu kommen sechs edna-spezifische Regeln, darunter der Abgleich mit dem edna-Artikelnummernkreis für Energierechnungen.

Gibt es EDIFACT noch?

Dieser bisherige Standard und seine Derivate sind in den internationalen und großen Firmen weit verbreitet – aber in die Jahre gekommen. Kleine Firmen und Handwerker scheuen die Basiskosten einer Umstellung. Auch Probleme mit der Rechtssicherheit dürften eine Rolle spielen – die elektronische Rechnung muss gegenüber der Finanzverwaltung einwandfrei sein.

Weitere Informationen zur elektronischen Rechnung haben wir für Sie in folgenden Beiträgen aufbereitet:

Autor: Franz Höllriegel