Fachbeitrag | Steuern 29.05.2015

Neue Regeln bei der digitalen Buchführung

Vorsicht Falle! Was Unternehmen künftig bei der digitalen Buchführung beachten müssen. Seit diesem Jahr gelten neue "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD). Wie der aktuelle Newsletter für Selbständige und Unternehmer "SteuerSPARBrief" 6/2015 berichtet, sind davon alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen betroffen.

GoDB

GoBD für bilanzierungspflichte Unternehmen

Betroffen von den GoBD (neue Grundsätze der digitalen Buchführung) sind dem Bericht zufolge bilanzierungspflichte Unternehmen, alle Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen, Einnahmenüberschuss-Rechner wie etwa Kleinstunternehmen und die meisten Freiberufler.

Zusammenfassung von GoBS und GDPdU

Mit den neuen GoBD wurden laut „SteuerSPARBrief“ aber nicht nur die bisherigen GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) zusammengefasst. Auch zahlreiche Konkretisierungen und Verschärfungen seien vorgenommen worden.

Eingesetzte Hard- und Software

Die GoBD umfassten die im Unternehmen eingesetzte Hard- und Software, mit denen steuerrelevante Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dazu gehören das jeweilige Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme.

Daten mit Belegfunktion

Sofern in einem System Belege (Daten mit Belegfunktion) anfallen, die Niederschlag in der Buchführung finden, müssten Betroffene von einer Aufbewahrungspflicht und der Notwendigkeit der GoBD-Beachtung für dieses System ausgehen.

Geordnete Belegablage

Künftig werde zwischen Erfassen im Sinne der GoBD und Buchen in einem EDV-System unterschieden. Erstes bedeute eine „geordnete Belegablage“, in diesem Zusammenhang nicht zwingend schon die elektronische Buchung. Die Neuregelung gelte auch für Unternehmen, die bislang vierteljährlich oder jährlich Buchhaltungen oder Aufzeichnungen erstellen. Quartals- und Jahresbuchhaltungen bzw. –aufzeichnungen müssten daher künftig monatlich erfasst und festgeschrieben werden.

Schätzung durch die Finanzverwaltung

Die Besteuerungsgrundlagen könnten, so „SteuerSPARBrief“, von der Finanzverwaltung geschätzt werden. Dies wäre beispielsweise der Fall bei nicht oder nur unvollständig erfolgter Vorlage zu führender Bücher und Aufzeichnungen, oder wenn sie nicht zeitnah, formell oder sachlich unrichtig sind. Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonstiger erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen samt eingesetzter Verfahren sei allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Außerdem müsse die ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation der Abläufe sichergestellt werden.

Autor: Franz Höllriegel