05.09.2018

Neue App macht ordnungsgemäße Buchführung leichter

Buchhaltung – vor allem kleinere Unternehmen behandeln diese Abteilung eher stiefmütterlich. Ein Fehler. Und für die Prüfer vom Finanzamt ein Anlass für teure Schätzungen. Eine neue App kann die Arbeit erleichtern und für eine ordnungsgemäße Buchführung sorgen.

Mit ordnungsgemäßer Buchführung lassen sich teure Schätzungen des Finanzamts vermeiden.

Warum eine ordnungsgemäße Buchführung vor Schätzungen schützt

Ist die Buchführung ordnungsgemäß, wird auch ihre Richtigkeit vermutet. Dies ergibt sich aus § 158 Abgabenordnung (AO). Eine Schätzung ist dann grundsätzlich unzulässig. Doch nicht jeder Unternehmer – vor allem Klein- oder Kleinstunternehmer – ist gegen eine solche Schätzung gewappnet. Wie etwa Betreiber von Cafés oder Restaurants. Sie sollen sich um ausgefallene Speisekreationen, besseren Service oder neue Küchenmaschinen kümmern – für sie sind  Papierberge und eine ordnungsgemäße Buchführung eher ein Reizthema. Das sehen viele von ihnen so und mit ihnen Stefan Jeschonnek.

Zeitgold hilft bei der Buchhaltung

Über Jeschonnek und eine neue Erfindung berichtet das „Handelsblatt“. Der 35-Jährige und seine zwei Mitgründer wollen mit ihrer App „Zeitgold“ den Buchhaltungsalltag dieser Kleinunternehmer erleichtern und gleichzeitig verbessern. Zeitgold ist ein israelisch-deutsches Co-Unternehmen. Die Technologie hat ihre Ursprünge im Militär des Landes. Kooperationspartner von Zeitgold ist der Israeli Kobi Eldar (34), ehemals Mitglied einer Cyber-Security-Einheit des israelischen Militärs.

So funktioniert die App „Zeitgold“

Die Lösung setzt da an, wo Berge von Papier die Lust auf Buchhaltung gleich erheblich dämpfen. Jeder Kunde von Zeitgold bekommt eine Box, in die er seine gesamten Dokumente hineinlegt: Eingangsrechnungen von Lieferanten, Krankmeldungen von Mitarbeitern, Schreiben vom Finanzamt usw.

Ein Kurier holt die Dokumente einmal pro Woche ab und bringt sie in das Digitalisierungszentrum von Zeitgold. Von da an wird es digital, denn Künstliche Intelligenz (KI) übernimmt. Die zugrunde liegenden Algorithmen schreiben KI-Experten aus Tel Aviv. Sie extrahieren aus den Daten die Informationen, die notwendig sind, um geschäftsrelevante Entscheidungen zu treffen. Für den Zeitgold-Nutzer bedeutet das am Ende nur noch wenige Klicks auf seinem Smartphone oder Tablet – und schon läuft die ordnungsgemäße Buchführung. Sie soll so funktionieren, dass Schätzungen des Finanzamtes weitgehend ausgeschlossen sind. Das nimmt solche nur dann vor, wenn Steuererklärungen nicht abgegeben werden oder wenn Buchführungs‑, Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflichten verletzt werden.

Führt jeder Fehler in der Buchhaltung zur Schätzung?

Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Eine solche ordnungsgemäße Buchführung ist grundsätzlich beweiskräftig und der Besteuerung zugrunde zu legen.

Davon darf der Prüfer nur abweichen, wenn er

  • beweisen kann, dass das Ergebnis (z. B. der Gewinn) unzutreffend oder
  • die Buchführung formell ordnungswidrig ist.

Diese Anforderungen stellt eine ordnungsgemäße Buchführung

Die Buchführung stellt die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens planmäßig und nachprüfbar dar. Dazu gehört, dass

  • die Buchführung vollständig ist und
  • eine gewisse Ordnung aufweist,
  • richtig ist,
  • zeitgerecht vorgenommen wird,
  • sämtliche erforderlichen Buchführungsunterlagen unveränderbar und revisionssicher für den Aufbewahrungszeitraum archiviert werden.

Der Umgang mit elektronischen Belegen erfolgt analog zu den Vorschriften für Papierbelege. Elektronische Buchhaltungsdaten müssen zeitgerecht festgeschrieben werden. Sie müssen revisionssicher elektronisch aufzubewahren sein.

Ausdrucke elektronischer Daten alleine reichen nicht aus. Zusätzlich verlangen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und zum Datenzugriff der Finanzbehörden (GoBD) außerdem:

  • eine schriftliche Verfahrensanweisung zum Umgang mit Daten und Belegen im Unternehmen sowie
  • die Einrichtung eines (zumindest einfachen) Kontrollsystems. Dieses muss die Einhaltung der Verfahrensanweisung sicherstellen.

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Wann der Prüfer hinzuschätzen kann

Hier einige typische Fälle, in denen der Prüfer hinzuschätzen darf

  • Der Prüfer findet Einzelfälle, die nicht verbucht sind.
  • Er entdeckt Warenverkäufe beim Großhändler, die beim Einzelhändler nicht als Wareneinkauf gebucht wurden.
  • Es gibt Einlagebuchungen auf Geschäftskonten ohne plausible Erläuterungen.
  • Buchführungsunterlagen sind nicht mehr auffindbar.
  • Es fehlen Einzelbelege.
  • Es fehlt die Kassensturzfähigkeit.
  • Die Rechnungsnummernkreisläufe sind lückenhaft.
  • Es fehlen Programmierprotokolle bei Computerkassen.
  • Es gibt größere Abweichungen zwischen Verprobungsergebnis (Kalkulation) und tatsächlichem Ergebnis.

Können Vergleiche mit Richtsätzen eine ordnungsgemäße Buchführung entkräften?

Oft vergleicht der Prüfer das Unternehmen mit den Branchenrichtsätzen der Finanzverwaltung. Ein solcher „externer Betriebsvergleich“ reicht im Regelfall alleine nicht aus, um das Ergebnis einer weitestgehend ordnungsgemäßen Buchführung anzugreifen. Daher führt das nicht zur Schätzberechtigung.

Die Spanne der Richtsätze berücksichtigt individuelle Gegebenheiten eines Unternehmens nicht. Auch können die Werte eines Unternehmens außerhalb der Richtsätze plausibel sein (Beispiel: Baustelle vor dem Geschäftseingang führt zu Rohgewinnen außerhalb der Richtsätze).

Für Bargeschäfte und ordnungsgemäße Kassenführung sind die Aufzeichnungs- und Dokumentationsvorschriften noch strenger geregelt, z. B. durch:

  • tägliche Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben
  • Kassensturzfähigkeit durch Zählprotokoll
  • Aufbewahrung der Programmierprotokolle
Autor: Franz Höllriegel