18.05.2022

Motivation und Bindung durch Sachbezüge – Was ist abgabefrei?

Stell dir vor, es gibt Facharbeit, aber niemanden, der sie verrichten will. Das nennt man Fachkräftemangel. Er lastet immer schwerer auf den Unternehmen. Als solches können Sie sich helfen: locken und binden Sie Mitarbeiter mit Sachzuwendungen! Sie können so sogar Steuern sparen.

Sachbezüge abgabefrei

Wie groß ist der Fachkräftemangel mittlerweile?

Sehr, sehr groß – und er wird immer größer. Und niemand kann sagen, wir hätten ihn nicht frühzeitig darüber informiert. Schon vor fünf Jahren berichteten wir darüber. Lesen Sie unseren Beitrag „Fachkräftemangel wird zu echtem Wachstumshemmnis“ aus 2017. Damals eher eine Bedrohung für Deutschland – wie Sie in unseren Beiträgen „Droht Deutschland ein Arbeitskräftemangel?“ und „Fachkräftemangel von Experten unterschiedlich beurteilt“ damals lesen konnten – ist im März 2022 die Zahl der offenen Stellen, für die es rechnerisch bundesweit keine passend qualifizierten Arbeitslosen gab, auf den neuen Höchstwert von gut 558.000 gestiegen, wie dpa meldet und sich dabei auf Angaben des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (Kofa) beruft. Damit habe sich die Fachkräftelücke innerhalb von nur drei Monaten um weitere 88.000 offene Stellen vergrößert. Das Kofa wird im Auftrag des Bundeswirtschaftsministeriums vom arbeitgebernahen Institut der deutschen Wirtschaft (IW) betrieben. Es sammelt Daten der Bundesagentur für Arbeit (BA) und dessen Forschungseinrichtung, dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), des Bundesinstituts für Berufsbildung sowie des Statistischen Bundesamts.

Der wachsende Fachkräftemangel trifft der Untersuchung zufolge den gesamten Arbeitsmarkt. Besonders ausgeprägt sind demnach die Engpässe in:

  • Gesundheit, Soziales, Lehre und Erziehung: hier konnten der Studie zufolge die Unternehmen im März gut sechs von zehn Stellen nicht mit passend qualifizierten Arbeitslosen besetzen.
  • Bau, Architektur, Vermessung und Gebäudetechnik
  • Rohstoffgewinnung, Produktion und Fertigung, Naturwissenschaft, Geografie und Informatik
  • Land-, Forst und Tierwirtschaft
  • Gartenbau

Der Fachkräftemangel sei hier überall überdurchschnittlich ausgeprägt. Stark zugenommen habe zuletzt außerdem die Zahl der offenen Stellen für qualifizierte Bewerber in Berufen des Luftverkehrs und der Energietechnik.

Was ist der Grund für den zunehmenden Mangel?

Einen wichtigen sehen die Marktforscher für den Mangel an Fach-, aber auch allgemein an Arbeitskräften in der demografischen Entwicklung. Jahr für Jahr scheiden zunehmend mehr ältere Menschen aus dem Arbeitsmarkt in den Ruhestand aus, als junge Menschen in ihn eintreten. Dabei wird die Lage der Unternehmen zusätzlich durch die immer größere Zahl an Arbeitsausfällen verschärft. Infolge von Corona-Infektionen, Quarantänezeiten oder Absenzen von Eltern aufgrund von geschlossenen Kinderbetreuungseinrichtungen waren im Januar 2022 knapp 40 Prozent der Betriebe von Arbeitsausfällen betroffen. Gut 20 Prozent aller Betriebe und damit mehr als die Hälfte der von Arbeitsausfällen betroffenen Betriebe berichten zudem davon, dass diese Ausfälle größere Probleme im Betriebsablauf nach sich ziehen. Das zeigt eine zwischen dem 13. und dem 28. Januar durchgeführte repräsentative Betriebsbefragung des IAB.

Tipp der Redaktion

Dieser Beitrag beruht auf einem Artikel aus dem „Lohn und Gehaltsprofi AKTUELL“ (Ausgabe 15/2021). Unser Beratungsbrief „Lohn und Gehaltsprofi AKTUELL“ informiert Sie monatlich über alle Neuerungen in Sachen Lohn- & Gehaltsabrechnung – praxisnah, kompakt und mit konkreten Handlungsempfehlungen. Mit rechtssicheren Informationen und Arbeitshilfen zu einem optimalen Gehaltsmanagement.

Wie können Sie als Unternehmen darauf reagieren?

Diese Entwicklung ist eine enorme Herausforderung – für Sie als Unternehmen ebenso wie für Ihre Arbeitnehmer. Die Wirtschaft wird sich etwas einfallen lassen, um die Produktivität der Arbeit zu steigern. In den Zehnerjahren konnte sie laut IAB allein dadurch wachsen, dass sie die Beschäftigung stark ausweitete. Jedes Jahr schuf sie demnach im Schnitt rund 500.000 neue sozialversicherungspflichtige Arbeitsplätze. Das sei möglich gewesen, weil der Bestand an Arbeitskräften ebenfalls stark wuchs. In Zukunft jedoch würde auf Sie als Unternehmen ein Lernbedarf zukommen, mit weniger Menschen mehr zu erwirtschaften. Sie werden statt wie bislang die Quantität künftig die Qualität der Arbeit erhöhen.

Eine probate Möglichkeit der Mitarbeitergewinnung und -Sicherung besteht in der Qualifizierung von Mitarbeitern. Diese legen Sie in Zielvereinbarungen fest; alles wichtige dazu finden Sie in dem Beitrag „Zielvereinbarungen für Mitarbeiter formulieren“. Ein Tipp ist außerdem, als Arbeitgeber auf Teilzeitwüsche Ihres Arbeitnehmers zu reagieren. Wie Sie das am besten machen, erfahren Sie in dem Beitrag „Sind Sie als Arbeitgeber gut auf Teilzeitwünsche vorbereitet?“. Mancher Unternehmer hoffte zudem, nach der Einwanderungswelle 2015 seine Arbeitskräfteprobleme mit Hilfe der nach Deutschland kommenden Menschen zu lösen. Doch ist hier Ernüchterung eingetreten. Lesen Sie unseren Beitrag „Für Unternehmen verschärfen sich Probleme Stellen zu besetzen“ dazu.

Eine weitere Möglichkeit haben Sie als Unternehmen, neue Mitarbeiter zu gewinnen und bisherige an sich zu binden, durch die Gewährung von Vergünstigungen. Um steuerlich auf der sicheren Seite zu sein, empfehlen sich hier Sachzuwendungen.

Woraus können Sachzuwendungen bestehen?

Grundsätzlich aus:

  • Gutscheinen,
  • Sachgeschenken
  • geldwerten Vorteilen.

Mit diesen Zuwendungen können Sie als Unternehmen Mitarbeiter motivieren, gute Arbeit zu leisten, oder aber auch an das Unternehmen binden.

Inwiefern beachten Sie als Unternehmen dabei steuerliche Aspekte?

Viele dieser Zuwendungen können steuer- und sozialversicherungsfrei sein. Bei den Sachzuwendungen an Arbeitnehmer liegen dem einige Stolperfallen im Weg:

  • Sachbezüge bestehen niemals aus Bargeld. Bargeldzufluss ist immer Arbeitsentgelt und als solches steuer- und sozialversicherungspflichtig. Insofern achten Sie als Arbeitgeber darauf, dass ein Gutschein für Ihren Arbeitnehmer nicht die Möglichkeit enthält, sich den ganzen Gutscheinwert oder einen verbleibenden Restbetrag bar auszahlen zu lassen.

Die vier wichtigsten Sachbezugsarten, für die Ihr Arbeitnehmer keine oder verringerte Abgaben zahlt, sind:

  • Sachbezüge, die keine Aufmerksamkeiten sind, bis zu einem Wert von 50 Euro brutto sind steuer- und sozialversicherungsfrei.
  • Sachbezüge an Ihren Arbeitnehmer aus Ihrem Sortiment als sein Arbeitgeber sind steuer- und sozialversicherungsfrei bis zum Rabattfreibetrag von 1.080 Euro brutto, egal ob Sie diese
    • vertreiben,
    • als Waren herstellen oder
    • als Dienstleistung erbringen.

Als Wert legt man den Betrag zugrunde, den Ihr Arbeitnehmer für die Ware bzw. Dienstleistung am freien Markt sonst ausgeben müsste.

  • Alle Sachbezüge, die nicht unter die drei erstgenannten Beispiele fallen, können bis 10.000 Euro brutto der pauschalen Lohnsteuer von 30 Prozent nach § 37b Einkommensteuergesetz (EStG) zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag unterworfen werden.
  • Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von 60 Euro brutto anlässlich von persönlichen Anlässen sind steuer- und sozialversicherungsfrei.

Was gilt für Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer?

Betrieblich veranlasste Aufmerksamkeiten an Ihren Arbeitnehmer ziehen Sie ohne Einschränkungen als Betriebsausgaben ab. Voraussetzung: es handelt sich um Zuwendungen im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses. Ein privater Anlass hingegen liegt vor bei einer Aufmerksamkeit oder einem Geschenk außerhalb eines Arbeitsverhältnisses. Ist die Schenkung also privat veranlasst, dürfen die Ausgaben den steuerlichen Gewinn nicht mindern.

Bei Ihrem Arbeitnehmer führen Sachzuwendungen und Geldgeschenke grundsätzlich zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Unter bestimmten Voraussetzungen bleiben diese jedoch steuerfrei oder können vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden. Wichtig: Aufmerksamkeiten von Ihnen als Arbeitgeber werden zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Arbeitsleistung erbracht, um steuerfrei zu bleiben. Eine Zuwendung in Form einer Gehaltsumwandlung ist nicht zulässig. Um Aufmerksamkeiten handelt es sich, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

  • Gewährung an Arbeitnehmer oder auch deren Angehörige
  • Wertgrenze von 60 Euro brutto einschließlich Umsatzsteuer wird nicht überschritten
  • Getränke und andere Genussmittel (z. B. Obst und Süßes), die Sie als Arbeitgeber im Betrieb für alle Mitarbeiter zum Verzehr zur Verfügung stellen
  • Zurverfügungstellen von trockenen, unbelegten Brötchen ist keine Bewirtung, sondern eine reine Aufmerksamkeit.
  • Zuwendung aufgrund eines besonderen Anlasses

Zu den besonderen Anlässen zählen beispielsweise der Geburtstag des Arbeitnehmers, die Geburt oder die Konfirmation von Kindern, Jubiläen, Examen, Beförderungen, eine Trauung oder auch die Silberhochzeit.

Die 60-Euro-Freigrenze gilt anlassbezogen. Sie können sie zusätzlich neben der 50-Euro-Grenze für Sachzuwendungen ausschöpfen. Weiterhin handelt es sich weder um einen monatlich noch jährlich begrenzten Freibetrag. Es sind mehrere Geschenke jährlich – auch in einem Monat – möglich, z. B. die Geburt eines Kindes Anfang des Monats und anschließende Hochzeit zum Monatsende. Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer zu beiden Anlässen jeweils ein Geschenk in Höhe von maximal 60 Euro zukommen lassen. Zulässig ist es wiederum nicht, zu einem der beiden Anlässe ein Geschenk im Wert von 120 Euro zu gewähren. Als Arbeitgeber können Sie ein Geschenk oder mehrere Artikel im Gesamtwert von 60 Euro zu einem Präsent zusammenstellen.

Gelten Firmen-Pkw und Jobbike als Sachbezüge?

Ja, ein von Ihnen als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellter Pkw oder ein Jobbike berücksichtigen Sie als Arbeitgeber bei ihm als erhaltener Sachbezug in seiner Lohnabrechnung. Bei der privaten Nutzung eines Firmenwagens wenden Sie die Ein-Prozent-Regelung an. Der Bruttolistenpreis ist die Berechnungsgrundlage. Von diesem schlägt Ihr Arbeitnehmer ein Prozent der Lohnsteuer und der Sozialversicherung über seine Lohn- und Gehaltsabrechnung zu.

Fällt Umweltverträglichkeit ins Gewicht?

Ja, der Staat fördert sie. Er berücksichtigt ein von Ihnen als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer zur Verfügung gestelltes Rad zwar auch als Sachbezug in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Allerdings gilt hier als Berechnungsgrundlage lediglich 25 Prozent des offiziellen Verkaufspreises, wenn Ihr Arbeitnehmer das Rad per Gehaltsumwandlung als Leasing-Bike finanziert. Kaufen Sie als Arbeitgeber das Rad und stellen es Ihrem Arbeitnehmer ohne Gehaltsumwandlung zur Verfügung, so ist der geldwerte Vorteil nicht als Sachbezug in der Lohn- und Gehaltsabrechnung steuer- und sozialversicherungsmäßig zu berücksichtigen (§ 3 Nr. 37 EstG). Das heißt, dass Sie als Arbeitgeber das Rad zusätzlich zum vereinbarten Bruttoentgelt Ihrem Arbeitnehmer zur Verfügung stellen. Diese Regelung ist zunächst bis zum Jahr 2030 befristet.

Wie werden Sport- und Gesundheitskurse behandelt?

Soweit von Ihnen als Arbeitgeber finanziell unterstützt, gehören Sie zu den möglichen Sachbezügen. Dazu gehören u.a. von Ihnen kostenlos zur Verfügung gestellte:

  • Handys
  • Laptops
  • Jobtickets
  • Zuschüsse zur Kinderbetreuung
  • Speisen und Getränke in kleinem Umfang.

In der Regel sind diese Zuwendungen für Ihren Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn Sie sie ihm zusätzlich zum regelmäßigen Entgelt gewähren.

… und eine Bahncard?

… als steuer- und sozialversicherungsfreier Sachbezug, wenn Sie als Arbeitgeber vorab schätzungsweise darlegen, dass seine finanziellen Einsparungen durch das Zurverfügungstellen der Bahncard höher wären als die Kosten, die diese verursachen würde. Darüber hinaus werden Corporate Benefits mittlerweile von Bewerbern geradezu erwartet. Das gilt besonders für jüngere Beschäftigte, die vor allem auf flexible Arbeitszeiten und -bedingungen (Homeoffice) sowie auf Weiterbildung achten. Deshalb ist es ratsam, dass Sie Ihr Angebot offensiv bei Arbeitgeberbewertungsplattformen oder auf Ihrer Webseite bzw. auf Messen kommunizieren. Welche Zuwendungsmöglichkeiten Sie hier im Zeichen des Fachkräftemangels und Ihres Kampfes dagegen einsetzen können, haben wir für Sie in einer „Checkliste Tipps zu Corporate Benefits“ zum Download vorbereitet.

Wie stände es mit einer Magnum zum Geburtstag Ihres Mitarbeiters?

Nicht immer eine gute Idee. Fallen Zuwendungen zu teuer aus, kann es passieren, dass der Beschenkte dafür auch noch zahlen soll. Bei Zuwendungen an Arbeitnehmer gibt es verschiedene Freigrenzen für Geschenke:

  • die 60-Euro-Freigrenze für Sachgeschenke zu besonderen Anlässen
  • seit 2022 die monatliche 50-Euro-Freigrenze für die erwähnten Warengutscheine
  • Für Betriebsveranstaltungen ein Freibetrag von 110 Euro sowohl für teilnehmende Geschäftspartner als auch für Arbeitnehmer.

Allerdings sind laut Gesetzgebung nur zwei Feiern im Kalenderjahr steuerfrei. Nicht nur Ihre Arbeitnehmer können Sie mit Zuwendungen erfreuen. Auch Geschäftspartner können Sie steuer- und abgabenfreundlich so für sich einnehmen, wie Sie unserem Beitrag „Geschenke an Geschäftspartner: So funktioniert es als Betriebsausgabe!“ entnehmen.

Was bedeutet das für Ihre Praxis als Arbeitgeber?

  • Ihre Ihrem Arbeitnehmer gewährte Aufmerksamkeit sollte den Wert von 60 Euro brutto nicht übersteigen, sonst geht die Steuerfreiheit verloren und Ihr damit bedachte Arbeitnehmer müsste die Aufmerksamkeit versteuern und demzufolge verbeitragen, sprich dafür Sozialbeiträge entrichten.
  • Als Arbeitgeber können Sie Ihrem Mitarbeiter diese unliebsame Überraschung ersparen, indem Sie den Bruttowert des Geschenks mit 30 Prozent pauschaler Lohnsteuer nach § 37b EStG versteuern.
  • Es gibt Finanzämter, die die der Aufmerksamkeit beigefügte Glückwunschkarte sowie das verwendete Geschenkpapier in die 60-Euro-Grenze einbeziehen. Wenn Sie also sichergehen möchten, dass die Steuerfreiheit nicht verloren geht, schenken Sie etwas, das entsprechend weniger gekostet hat.
Autor*in: Franz Höllriegel