17.03.2022

Meetingkosten berechnen

„Weckt mich bei einem nationalen Notfall jederzeit auf – selbst in einer Kabinettssitzung!“ Die Anweisung des einstigen US-Präsidenten Ronald Reagan scheint nicht ganz abwegig zu sein. Die meisten Besprechungen sind wenig produktiv. Eine Stoppuhr kann manchmal Wunder bewirken.

Meetingkosten

Meetings sind fruchtbar – oder?

Das hoffen zumindest ihre Veranstalter. Jedoch: Bis zu 7.000 Stunden verbringen deutsche Führungskräfte jährlich in Meetings, hat die Studie der Managementberatung Bain & Company unter dem Titel „Managing Your Scarcest Resource“ des Zeitmanagements von 17 Konzernen ergeben.

  • E-Mails und Besprechungen kosten Zeit und die Unternehmen Millionen
  • Führungskräfte erhalten im Schnitt 30.000 E-Mails pro Jahr
  • Rund 15 Prozent der Arbeitszeit der gesamten Belegschaft entfallen auf Meetings
  • Konsequentes Messen des Zeitaufwands und strikte Kontrolle vermeiden das Vergeuden der wertvollen Ressource Arbeitszeit

Zeit wird in Unternehmen wie keine andere Ressource verschwendet. Die wenigsten Firmen haben Strukturen, mit denen sich quantifizieren lässt, womit Topmanagement und Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Die Bain-Studie ergibt, dass Führungskräfte durchschnittlich 30.000 E-Mails pro Jahr erhalten. In den 1970er-Jahren mussten sie sich mit gerade mal 1.000 Anfragen und Mitteilungen befassen. Setzt sich diese Entwicklung fort, werden Topmanager bald mehr als einen kompletten Arbeitstag in der Woche für elektronische Kommunikation aufwenden.

Darüber hinaus verbringt die gesamte Belegschaft der untersuchten Unternehmen jährlich rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen – ein Wert, der ebenfalls stetig steigt. Werden die vorbereitenden Besprechungen mit den Teams und die Folgemeetings hinzuaddiert, fallen demnach insgesamt 300.000 Stunden an. Zudem halten sich Führungskräfte durchschnittlich gut zwei Tage pro Woche in Sitzungen mit mehr als drei Teilnehmern auf. Dabei finden laut Bain-Studie viele Meetings häufig nur aus reiner Gewohnheit statt.

Des Weiteren beklagt die Studie die Zunahme kontraproduktiven Konferenzverhaltens. Beginnt eine Sitzung nur fünf Minuten zu spät, entspricht dies etwa acht Prozent der Kosten, die für dieses Meeting anfallen. In einem der untersuchten Unternehmen haben 20 Prozent der Konferenzteilnehmer während der Sitzung im Schnitt alle 30 Minuten drei oder mehr E-Mails verschickt. Bei 10.000 Mitarbeitern gehen auf diese Weise rund 60 Millionen US-Dollar (55 Millionen Euro) verloren. Dies sind 20 Prozent der Gesamtkosten aller Meetings.

Tipp der Redaktion

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Speziell in Konzernen habe die Verschwendung von Arbeitszeit durch Besprechungen und E-Mails seine Ursache in der Unternehmenskultur, sei aber auch systemisch bedingt. So prägen sich im Zeitverlauf in großen Organisationen komplexe Mechanismen aus, die einer ständigen Wartung bedürfen, um reibungslos zu funktionieren. Die dadurch entstehenden Prozesse binden intern Ressourcen und verringern das Zeitkontingent, das für Kundendienst und Kundenpflege benötigt wird.

„Die meisten Zeitmanagementsysteme sind auf einzelne Handlungen fokussiert“, erklärt Dr. Imeyen Ebong, Leiter der deutschen Praxisgruppe Organisation bei Bain & Company. Sie empfählen Mitarbeitern beispielsweise, Besprechungen sinnvoll auszuwählen und E-Mails auf das Notwendigste zu beschränken. Doch viele Unternehmenskulturen funktionieren heute anders. Wer E-Mails oder Einladungen zu Besprechungen ignoriert oder nicht zeitnah beantwortet, riskiere es, Kollegen und Vorgesetzte zu verärgern. Einzig innovative Unternehmen pflegten eine Kultur, in der Zeit als ebenso knappe Ressource wie Kapital betrachtet – und auch ebenso umsichtig investiert wird.

Wie wichtig ist das Zeitmanagement?

Sehr wichtig. In seiner Studie identifiziert Bain acht schwerwiegende Sünden im Zeitmanagement und zeigt auf, wie sie vermieden werden können:

  • Unklare Terminplanung: Eindeutig festlegen, wen welche Themen betreffen und für wen welche Aufgaben Priorität haben.
  • Zeit kostet nichts: Für jedes Projekt Zeitbudgets schaffen, die es so konsequent zu managen gilt wie Finanzetats.
  • Eine Idee ist noch kein Projekt: Jedem neuen Projekt einen Businessplan zugrunde legen.
  • Komplexe Organisation: Strukturen vereinfachen. Zu viele Führungskräfte und -ebenen kosten Zeit und schaffen Mehrarbeit für die gesamte Organisation.
  • Jeder kann ein Meeting einberufen: Klar bestimmen, wer befugt ist, Sitzungen anzusetzen.
  • Entscheidungen treffen oder verhindern: Standardisierte Prozesse zur Entscheidungsfindung im Unternehmen sind unverzichtbar.
  • Konferenzzeit ist Freizeit: Sitzungsdisziplin mit klarer Tagesordnung, guter Vorbereitung und pünktlichem Beginn konsequent einfordern. Meetings wann immer möglich vorzeitig beenden.
  • Sinnlose Zeitinvestitionen: Die für Konferenzen aufgewendete Zeit festhalten, ebenso wie die Teilnehmer und das E-Mail-Volumen während der Sitzung. Nur so lässt sich Effektivität sicherstellen. Denn was nicht überwacht wird, kann auch nicht gemessen werden.

Kommt hinzu die Zeit für Vor- und Nachbearbeitung. Da fragt man sich, wie viel Zeit für produktive Tätigkeiten übrig bleibt. Das alles wäre noch kein Problem, wenn diese Meetings zu brauchbaren Ergebnissen führen würden. Es hat mit einer fehlenden Meeting-Kultur in deutschen Unternehmen zu tun:

  • Teilnehmer kommen ständig zu spät,
  • Themen werden endlos breitgetreten,
  • Wichtiges wird außer Acht gelassen,
  • Randthemen werden zu Topprioritäten erklärt.
  • Kaum jemand kümmert sich um das Einhalten der Agenda.
  • Festgelegte Zeiten werden ständig überschritten; Folge: die nächsten Meetings beginnen nicht pünktlich.

Ebong: „Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie auch so behandelt, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen.“ Nur wenn der Zeitaufwand gemessen und strengere Kontrollen eingeführt werden, wäre Verschwendung dieser wertvollen Ressource vermeidbar.

Was bedeutet das für Ihre Praxis als Führungskraft?

Das lässt sich leicht ausrechnen: geht man von durchschnittlichen Personalkosten einschließlich aller Nebenkosten von 75 Euro je Stunde aus, kostet das Unternehmen ein solches einmal je Woche durchgeführtes Meeting mit sechs Personen pro Stunde 450 Euro. Im Jahr kommt man bei 50 Terminen auf 22.500 Euro.

Wenn Sie diese Berechnung auf Ihr eigenes Unternehmen und alle regelmäßig stattfindenden Meetings übertragen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass die Meeting-Kosten einen Betrag ausmachen, mit dem Sie so nicht gerechnet haben. Zum Beispiel könnte Ihr Unternehmen bei einer Umsatzrendite von fünf Prozent jeden Montag ein dreistündiges Vertriebsmeeting mit sechs Vertriebsmitarbeitern und dem Vertriebsleiter einplanen.

Planen Sie Ihre Meetings effektiv! Hierfür haben sich einige Regeln bewährt:

  • Übertragen Sie die Verantwortung für das Meeting und dessen Ergebnisse an einen Mitarbeiter, der die Moderation des Meetings übernimmt!
  • Kein Meeting ohne Thema: Auch regelmäßig stattfindende Termine sollten einen Schwerpunkt haben, der rechtzeitig bekannt gegeben wird.
  • Stellen Sie sicher, dass rechtzeitig vor Beginn des Meetings die vom Moderator aufgestellte Agenda an alle Teilnehmer verteilt wird!
  • Stellen Sie ein Sparschwein in der Mitte des Tisches auf. Jeder, der unentschuldigt zu spät kommt, spendet für einen guten Zweck.
  • Achten Sie darauf, dass die Ergebnisse jeder Besprechung in einem Protokoll zusammengefasst und an die Teilnehmer verteilt werden.
  • Vermeiden Sie langwierige Anreisen, nur um alle Mitarbeiter an einen Tisch zu bekommen. Corona hat uns allen verdeutlicht, dass durch Einsatz von modernen Kommunikationstechnologien auch Mitarbeiter produktiv an Meetings teilnehmen können, die nicht vor Ort sind.
  • Achten Sie auf eine angemessene Besprechungskultur. Dazu gehört, andere ausreden zu lassen und deren Meinung zu akzeptieren. In keinem Meeting sollte derjenige recht bekommen, der seinen Standpunkt am lautesten vertritt, sondern derjenige, der die besten Argumente auf seiner Seite hat.
  • Lassen Sie eine Stoppuhr laufen, wenn sich die Besprechungszeit selbst bei Beachtung dieser Punkte nicht reduziert. Das verdeutlicht, wie viel Umsatz Sie machen müssen, um die Kosten der aktuellen Besprechung wieder hereinzuholen.
  • Wir haben Ihnen ein Tool im Downloadbereich zur Verfügung gestellt. Mit dem können Sie allen Teilnehmern auf einfache Weise verdeutlichen, was der Spaß bei Kaffee und Keksen gerade kostet und welchen Umsatz sie generieren müssen, um die Kosten dieser Zusammenkunft auszugleichen. Das sollte jedem vor allem vor dem Hintergrund einleuchten, dass um Entscheidungen gerungen wird, die weniger kosten als die Gehälter der Teilnehmer.
  • Machen Sie das Beste aus Meetings des Führungsteams!

Wie machen Sie das Beste aus Meetings?

Zur Beantwortung dieser Frage hat Bain ebenfalls Untersuchungen angestellt. Die Verbesserung von Vorstandssitzungen beginnt mit dem Nachdenken über ihren Zweck und ihre Absicht.‎ ‎Die Prioritäten der Führungskräfte unterteilt Bain in zwei Kategorien:

  • die Führung des Geschäfts (Betrieb)
  • die ‎‎Änderung‎‎ des Geschäfts (Innovation)

Jede erfordere eine bestimmte Art von Meeting.‎ ‎Mit diesem Framework könnten Sie als Führungskraft Ihre Meetings gestalten, die die richtigen Gespräche fördern und eine gute Entscheidungsfindung unterstützen.‎ Meetings seien immer noch das primäre Forum für Sie als Führungskraft, live oder virtuell, um:

  • wichtige Informationen auszutauschen,
  • zusammenzuarbeiten,
  • Input zu sammeln,
  • Ergebnisse zu überwachen und
  • Entscheidungen zu treffen.‎

‎Wenn sie gut funktionieren, könnten Meetings ein hocheffizientes und effektives Forum für robuste Diskussionen und Debatten sein, eine Gelegenheit für Sie als Führungskraft, sich auf zukünftige Maßnahmen abzustimmen, sich dazu zu verpflichten und sich gegenseitig zur Rechenschaft zu ziehen.

Welche Besprechungen sind für Sie als Unternehmen besonders wichtig?

Hier ist ganz klar eine zu nennen: die Schlussbesprechung einer Betriebsprüfung. Sie kann zu einer tatsächlichen Verständigung führen – und möglicherweise Ihnen viel Geld sparen helfen. Wie und unter welchen Voraussetzungen und vor allem wann nicht, erfahren Sie in unserem Beitrag „Wie funktioniert die „tatsächliche Verständigung“ bei der Betriebsprüfung?“.

Wie Sie für Ihre Meetings eine aktuelle und gesetzeskonforme Hygieneplanung durchführen, erfahren Sie in dem Beitrag „Hygienekonzepte – was Unternehmen lernen können“.

Autor*in: Franz Höllriegel