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12.05.2016

Lohnsteuer-Minenfeld Mahlzeiten für Arbeitnehmer

Reisekostenreform 2014 und die Mahlzeitengestellung

Reisen bildet. Sagt man. Vor allem aber: Reisen macht hungrig, zumal wenn man zum Essen eingeladen wird. Doch der Appetit vergeht schnell, wenn Wirt Finanzamt zum Dessert seine Rechnung präsentiert. Kluge Arbeitgeber studieren dessen Menü besser genau – bevor sie Mitarbeiter zu Tisch bitten.

Wiener Schnitzel© Brent Hofacker - fotolia.com

Warnung vom Fachmann

Ein „Minenfeld“. Lutz Schumann, ausgewiesener Steuerfachmann und Chefredakteur von „Lohn- & Gehaltsprofi AKTUELL“, kann gar nicht genug davor warnen. Ein Minenfeld, dem ihm zufolge die Vorgaben der Finanzverwaltung zur Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber ähneln. Grund für ihn genug, dieses Thema in einer eigenen Sonderausgabe seines Newsletters (7/2016) einmal genauer zu beleuchten.

Am Anfang war die Reisekostenreform 2014

Angefangen hat demnach alles mit der Reisekostenreform 2014. Damit sollte vieles einfacher werden. Bereits 2013 hatte „Lohn- & Gehaltsprofi AKTUELL“ (15/2013) darüber berichtet. Doch in einem Bereich ist wohl nicht alles nach Wunsch verlaufen: der Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber bei Auswärtstätigkeiten. Schumann: „Hier ist dem Gesetzgeber dies nicht geglückt.“ Auch bei anderen Mahlzeitensituationen sei die lohnsteuerrechtliche Behandlung zu einem „wahren Minenfeld“ geworden.

Auf die Feinheiten kommt es an

Es ist wie bei einem Menü der Haute Cuisine: bei der Kostenübernahme von Verpflegung durch den Arbeitgeber kommt es auf die Feinheiten an. Dies führt grundsätzlich zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Die Feinheiten hier liegen in den Ausnahmen, wenn nämlich entweder der Arbeitslohn ausdrücklich steuerfrei gestellt ist oder kein Arbeitslohn vorliegt.

Aufmerksamkeit oder betriebliche Notwendigkeit

Letzteres ist der Fall, wenn:

die Mahlzeitengestellung als Aufmerksamkeiten gelten oder

die betriebliche Notwendigkeit schwerer wiegt, als der für den Arbeitnehmer entstehende Nutzen. Dann erkennt das Finanzamt ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers an.

Lokalisierung der „Minen“

Derlei Vorschriftendeutsch birgt eine Fülle von Allgemeinplätzen, das, was Schumann eben „Minen“ nennt. Er nimmt zu deren Lokalisierung zunächst einmal eine eingehende Begriffsklärung vor:

  • Was sind „Aufmerksamkeiten“?
  • Was ist ein „eigenbetriebliches Interesse“?
  • Was sind „Betriebsveranstaltungen“?

Belohnungsessen, Geschäftsfreunde, Auswärtstätigkeit

Sodann geht der Bericht auf verschiedene Fallstellungen ein wie:

  • Unterschied zwischen Arbeits- und Belohnungsessen
  • Teilnahme von Mitarbeitern an der Bewirtung von Geschäftsfreunden
  • Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit

Steuerpflichtige übliche Mahlzeiten

Besonders geht der Bericht auf die Frage ein, wie Arbeitgeber steuerpflichtige übliche Mahlzeiten behandeln müssen. Kann der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale beanspruchen, müssen Arbeitgeber eine mit dem Sachbezugswert bewertete übliche Mahlzeit als Arbeitslohn besteuern.

Man soll die Mahlzeit nicht vor der Rechnung loben

Ein Beispiel sagt mehr als tausend Worte. So auch in „Lohn- & Gehaltsprofi AKTUELL“: Mitarbeiter Fleißig nimmt auf Wunsch seines Arbeitgebers an einer Fortbildungsveranstaltung teil. Inklusive eines üblichen Mittagessens muss der eine Rechnung über 650 Euro verdauen. Fleißig ist sieben Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend.

Mittagsverpflegung in der Besteuerung

Seine Mittagsverpflegung wurde vom Arbeitgeber veranlasst. Die Besteuerung erfolgt mit dem amtlichen Sachbezugswert von 3,10 Euro. Dem Mitarbeiter steht kein Verpflegungspauschbetrag zu. Der Arbeitgeber kann die Pauschalierung (25 Prozent) wählen.

BMF-Schreiben zum Download

Die Sonderausgabe ist gespickt mit Expertentipps, Gestaltungshinweisen und tabellarischen Übersichten, die Arbeitgebern bei der steuerrechtskonformen Vorbereitung von Mitarbeiterbewirtungen helfen. Überdies bietet der Newsletter „Lohn- & Gehaltsprofi AKTUELL“ das einschlägige Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts mit zahlreichen weiteren Beispielen zur Mahlzeitengestellung auf Dienstreisen.

 

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Autor: Franz Höllriegel 

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