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16.09.2016

Lohnnachweis für Unfallversicherung wird digital

Änderungen für Unternehmen ab 1. Dezember

Arbeitnehmer leben gefährlich. Jemand muss sie gegen die Fährnisse des Berufslebens schützen. Das ist der Arbeitgeber. Sie müssen Beschäftigte gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten versichern. Das tun sie bei der Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse – künftig digital.

Mann liegt mit einem gebrochenen Fuß zuhause auf dem Sofa© tibanna79 /​ fotolia.de

Ab November wichtige Post

Unternehmensführung/Personal.  Arbeitgeber erhalten ab November wichtige Post. Absender ist ihre Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse. Das teilte ihr Verband, die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) jetzt in Berlin mit.

Zugangsdaten für neuen digitalen Lohnnachweis

Das Schreiben enthält Zugangsdaten für den neuen digitalen Lohnnachweis. Mit diesem sollen Arbeitgeber zukünftig alles melden, was für die zur Unfallversicherung der Beschäftigten wichtig ist:

  • Entgelte,
  • Arbeitsstunden und
  • Anzahl der Beschäftigten.

Lohnnachweis zur gesetzlichen Unfallversicherung

Der Lohnnachweis ist die Grundlage für die Berechnung des Beitrags zur gesetzlichen Unfallversicherung. Rechtsgrundlage für das neue Verfahren ist das 5. SGB IV-Änderungsgesetz, das der Deutsche Bundestag Ende 2014 verabschiedet hat. Nach einer Übergangsphase soll der Lohnnachweis 2019 nur noch digital erfolgen.

Berechnung anhand der Lohndaten

Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Beschäftigten gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten bei der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse zu versichern. Den Beitrag berechnen die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung anhand der Lohndaten, die der Arbeitgeber meldet.

Bislang auf Papier oder online

Bislang geschah dies mit Hilfe eines Formulars auf Papier oder online über das Extranet des Unfallversicherungsträgers. Der Vorteil der neuen Vorgehensweise: Der Arbeitgeber kann den Lohnnachweis nun direkt mit Hilfe seiner Software zur Entgeltabrechnung erstellen und verschicken. Das soll den Aufwand und die Fehleranfälligkeit bei der Datenübertragung verringern.

Datenabgleich notwendig

Bevor ein Arbeitgeber den ersten digitalen Lohnnachweis ausfüllen kann, werden die Unternehmensdaten abgeglichen. Er soll nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermitteln. Der Abruf erfolgt aus dem im Unternehmen verwendeten Entgeltabrechnungs-Programm. Er wird aktiv durch den Nutzer angestoßen. Ab 1. Dezember ist dies frühestens möglich.

Zugangsdaten kommen schriftlich

Die entsprechenden Zugangsdaten werden von der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse schriftlich mitgeteilt. Bei den Berufsgenossenschaften beginnt der Versand im November, bei einzelnen Unfallkassen erst Anfang des kommenden Jahres.

Weiterleitung an Steuerberater

„Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden“, empfiehlt Ulrike Richter, Referentin für Beitragsrecht bei der DGUV. Die Zugangsdaten umfassen:

  • Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers,
  • Mitgliedsnummer des versicherten Unternehmens oder der Einrichtung sowie
  • eine PIN.

Systemgeprüfte Ausfüllhilfe

Falls kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungs-Programm benutzt wird, kann ein Arbeitgeber für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe verwenden. Dann werden die Stammdaten automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises abgerufen. Eine eigenständige Abfrage ist daher nicht notwendig.

Parallelverfahren für die Beitragsjahre 2016 und 2017

In einer zweijährigen Übergangsphase können Arbeitgeber den Lohnnachweis für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis auch wie bisher abgeben:

  • online,
  • als Papierausdruck oder
  • per Fax.

Ab Beitragsjahr 2018, also ab 1. Januar 2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren. Die Übergangsregelung soll sicherstellen, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird.

 

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Autor: Franz Höllriegel 

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