29.05.2019

Kosten und Bindung bei Fortbildung: Arbeitgeber sollten sich juristisch absichern!

Man lernt nie aus – Ihr Mitarbeiter auch nicht. Sie als Arbeitgeber zahlen die Kosten für seine Weiterbildung. Doch kurz darauf sagt er Tschüss. Den Nutzen soll ein Mitbewerber einstreichen? Nicht, wenn Sie als Arbeitgeber vorgebeugt und sich rechtlich abgesichert haben.

Kosten und Bindung bei Fortbildung

Müssen Sie als Arbeitgeber eigentlich die Weiterbildung bezahlen?

Ja, das müssen Sie. Es ist ja schließlich auch in Ihrem Interesse, wenn sich Ihre Mitarbeiter weiterbilden. Die ständige technologische Weiterentwicklung stellt Ihr Unternehmen vor große Herausforderungen. Ihre Mitarbeiter müssen da auf dem Laufenden bleiben. Wenn nicht, kann es für Sie als Unternehmen noch viel teurer werden. Sie haben als Arbeitgeber also ein immenses Interesse daran, dass sich Ihre Mitarbeiter regelmäßig qualifizieren und weiterbilden. Nur so können Sie als Unternehmen dauerhaft konkurrenzfähig bleiben. Was die Kosten für die Qualifizierung betrifft, sollten Sie als Arbeitgeber sich aber rechtlich gut absichern, damit Sie nicht nachher im Regen stehen.

Aber was ist denn hierbei unter Weiter- oder Ausbildung zu verstehen?

Grosso modo kann man folgende Kosten unterscheiden:

  • Kosten der Schulung
  • deren materielle Ausbildungsmittel,
  • damit zusammenhängende Reisekosten,
  • Übernachtung,
  • Verpflegung

Nicht zu vergessen: Schließlich zahlen Sie als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter auch während der Lehrgangszeit die Arbeitsvergütung weiter, sofern Sie dafür nicht unbezahlten Urlaub vereinbart haben. Das Geld dafür können Sie zwar nicht zurückverlangen, aber bei Ihren Überlegungen zu den Kosten für Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter sollte dieser Posten nicht ganz unberücksichtigt bleiben, zumal wenn er sich kurz nach der Weiterbildung anderweitig orientieren sollte.

Ihr Mitarbeiter verlässt Sie kurz nach Lehrgangsende. Wie verhalten Sie sich als Arbeitgeber?

Tja, da haben Sie schlechte Karten. Grundsätzlich haben Sie als Arbeitgeber keinen Anspruch auf Rückzahlung der von Ihnen übernommenen Kosten für die Weiterbildungsmaßnahme Ihres Mitarbeiters.

Aber, gemach: Sie können einem solchen Missgeschick vorbeugen. Sie vereinbaren vorher eine Rückzahlung für solche Fälle. Das ist ganz normal. Es liegt doch auf der Hand, dass Sie als Arbeitgeber nur dann die Kosten von Qualifizierungs- oder Fortbildungsmaßnahmen Ihrer Mitarbeiter tragen werden, wenn Sie davon profitieren und nicht noch draufzahlen. Profitieren werden Sie als Arbeitgeber aber nur, wenn Ihr frisch qualifizierter Mitarbeiter die erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten zugunsten Ihres Unternehmens einsetzt und nicht kurz nach der Beendigung der Fortbildung direkt zur Konkurrenz wechselt.

Um dieser Interessenlage Rechnung zu tragen, ist es üblich und von der Rechtsprechung auch grundsätzlich anerkannt, dass Sie als Arbeitgeber mit Ihrem Mitarbeiter eine Vereinbarung über die Rückzahlung von Ausbildungskosten treffen.

Wann sollten Sie Rückzahlung der Fortbildungskosten vereinbaren?

Grundsätzlich für jede Fortbildungsmaßnahme. Sie sind als Arbeitgeber ja aufgrund des hohen Kostenaufwandes regelmäßig daran interessiert, dass Ihr Arbeitnehmer nach einer Aus- bzw. Fortbildung zumindest zeitweise weiterhin in Ihrem Unternehmen verbleibt. Sie erreichen eine solche Bindung Ihres Arbeitnehmers an Ihr Unternehmen durch die Vereinbarung einer Rückzahlungsklausel. Ausnahme hiervon sind betriebliche Ausbildungsverhältnisse (gesetzliches Verbot, §§ 12 Abs. 2, 26 Berufsbildungsgesetz, BBiG).

Können Sie Ihren Mitarbeiter unbegrenzt an Ihr Unternehmen binden?

Nein, natürlich nicht. Zulässig ist nur eine zeitlich begrenzte Bindung. Grundgesetzlich ist Berufsfreiheit garantiert. Deswegen dürfen sie Ihren Mitarbeiter nicht durch eine unbegrenzte Rückzahlungsverpflichtung knebeln. Die Rechtsprechung hat Richtwerte entwickelt, als Anhaltspunkt für die zulässige Dauer der Bindung an den Betrieb im Anschluss an eine Weiterbildungsmaßnahme.

Dauer der Fortbildung maximale Bindung
bis zu 1 Monat 6 Monate
bis zu 2 Monate 12 Monate
bis zu 4 Monate 24 Monate
bis zu 12 Monate 36 Monate
bis zu 24 Monate 60 Monate

Können Sie eine Rückzahlung beliebig vereinbaren?

Nein, eine Rückzahlung darf nur an bestimmte Ausscheidensgründe anknüpfen. Zu ihrer Wirksamkeit muss eine solche Vereinbarung – neben einer angemessenen Bindungsdauer – vor allem an bestimmte Beendigungsgründe anknüpfen. Diese müssen im Verantwortungsbereich des Arbeitnehmers liegen:

  • Unwirksam wäre also eine Rückzahlungsklausel für den Fall betriebsbedingter Kündigung oder Eigenkündigung aufgrund eines vertragswidrigen Verhaltens des Arbeitgebers.
  • Wirksam wäre hingegen eine Rückzahlungsverpflichtung für den Fall, dass Ihr Mitarbeiter durch sein Fehlverhalten seine Kündigung durch Sie als seinem Arbeitgeber selbst verursacht.

Zulässiger Anknüpfungstatbestand einer Rückzahlungsklausel kann sein:

  • Nichterreichen des Ausbildungsziels
  • Ausscheiden des Arbeitnehmers aufgrund eigener Kündigung

Kein Anknüpfungstatbestand ist:

  • jedes Ausscheiden des Arbeitnehmers
  • grundlose arbeitgeberseitige Kündigung
  • betriebsbedingte oder personenbedingte Kündigung
  • Kündigungsgrund in der Sphäre des Arbeitgebers
  • Kündigung aufgrund unverschuldeter Krankheit des Arbeitnehmers

Eine Rückzahlungsklausel bei vorzeitiger Vertragsbeendigung ohne eindeutige Zuordnung des Beendigungsgrundes zu Ihnen als Arbeitgeber oder zu Ihrem Mitarbeiter ist unwirksam. Sie würde Ihren Arbeitnehmer unangemessen benachteiligen. Die Rückzahlungsklausel muss dem Arbeitnehmer die Möglichkeit geben, die Rückzahlung durch eigene Betriebstreue zu vermeiden. (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Mai 2013, Aktenzeichen 3 AZR 103/12).

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Dieser Beitrag stammt aus unserem Beratungsbrief „Personaltipp AKTUELL“ (Ausgabe 05/2019)

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Welche Voraussetzungen müssen Sie als Arbeitgeber weiter beachten?

Abgesehen von der Bindungsdauer die folgenden:

Verbesserung der beruflichen Chancen: Sie als Arbeitgeber können die Aus- oder Fortbildungskosten nur zurückverlangen, wenn die Aus- oder Fortbildungsmaßnahme dem Arbeitnehmer neue berufliche Chancen eröffnet, indem sie die Möglichkeit zum weiteren beruflichen Aufstieg oder seine Chancen auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt verbessert, ohne dass Ihr Unternehmen davon noch profitieren kann.

Ausdrückliche Vereinbarung: Sie als Arbeitgeber und Ihr Mitarbeiter müssen die Rückzahlung von Aus- oder Fortbildungskosten ausdrücklich gemeinsam vereinbart haben. Sie halten die Vereinbarung in dem jeweiligen Arbeitsvertrag oder in einer gesonderten Vereinbarung fest. Diese muss für Ihreen Arbeitnehmer transparent sein und darf keine Unklarheiten enthalten. Andernfalls kann Ihr Mitarbeiter sein Zahlungsrisiko nicht hinreichend klar abschätzen (BAG, 6. August 2013, Aktenzeichen 9 AZR 442/12). Sie brauchen die Rückzahlung nicht exakt beziffern; Art und Berechnungsgrundlage sind aber unverzichtbar. Fehlt eine Abrede über den Vorbehalt der Rückzahlung der Kosten, muss der Arbeitnehmer diese Kosten nicht erstatten.

Vereinbarungszeitpunkt: Sie müssen die Vereinbarung vor Beginn der Fortbildungsmaßnahme getroffen haben.

Autor: Franz Höllriegel