26.10.2018

Internes Kontrollsystem (IKS) – was bedeutet das für mein Unternehmen?

Unternehmen müssen sich, ob sie wollen oder nicht, einer ordnungsgemäßen Buchführung befleißigen. Das allein genügt aber in Zeiten der Digitalen Transformation nicht mehr. Unternehmen sollten sich früh genug um ein Internes Kontrollsystem (IKS) kümmern. Warten Sie nicht zu lange! Wir zeigen, worauf es ankommt.

Internes Kontrollsystem Wortwolke

Das IKS – Bürokratie oder Orientierungshilfe in der Buchführung

Neue „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ der Finanzverwaltung (GoBD) erfordern nicht nur einen neuen Umgang mit Papierbelegen, digitalisierten Papierbelegen und Daten, sondern auch die Einrichtung eines internen Kontrollsystems (IKS). Aber was bedeutet das für Unternehmen?

Seit wann müssen Unternehmen neue Buchführungsvorschriften beachten?

Am 14.11.2014 hat das Bundesministerium für Finanzen in einem Schreiben festgelegt, wie die neuen GoBD anzuwenden sind. Sie lösten die alten „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ ab. Grundsätzlich ist allein der Steuerpflichtige für die Ordnungsmäßigkeit seiner elektronischen Bücher zuständig. Und das auch, wenn er teilweise oder vollständig Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben organisatorisch und technisch auf einen Steuerberater oder ein Rechenzentrum überträgt. Dabei ist die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen nach denselben Prinzipien zu beurteilen wie die manuell erstellter Bücher oder Aufzeichnungen.

Welche Anforderungen stellen die neuen GoBD?

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit,

  • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Wann sind Geschäftsvorfälle zu erfassen?

Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen. Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich. Unternehmen müssen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben nach §146 Absatz 1 Satz 2 Abgabenordnung (AO) täglich festhalten. Die Geschäftsvorfälle müssen grundsätzlich fortwährend in einem Journal gebucht werden.

Was ist ein internes Kontrollsystem, und welche Ziele verfolgt es?

Ein internes Kontrollsystem (IKS) ist:

  • nach innen gerichtet,
  • betriebsintern,
  • in einer Verfahrensdokumentation beschrieben,
  • innerbetriebliche Arbeitsabläufe betreffend,
  • systematisch und regelmäßig durchgeführt.

Durch ein IKS soll erreicht werden, dass die in der Verfahrensdokumentation beschriebenen internen Abläufe (z.B. Durchführung der Kontrolle der elektronischen Kontoauszüge) auch tatsächlich umgesetzt und dauerhaft beibehalten werden. Zweck ist die dauerhafte Erfüllung der Grundanforderungen der GoBD.

Wie ist ein IKS innerhalb der Buchführung ausgestattet?

Wie ein solches System ausgestattet sein muss, hat die Finanzverwaltung absichtlich offengelassen. Zu den neuen Buchführungsvorschriften gehört es, dass ein Internes Kontrollsystem die Einhaltung der Verfahrensanweisungen zum Umgang mit Belegen und Daten überwacht. Die Finanzverwaltung bestimmt nur, dass der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren hat. Hierzu gehören beispielsweise:

Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, auf Basis entsprechender Zugangs- und Zugriffsberechtigungskonzepte (z.B. spezifische Zugangs- und Zugriffsberechtigungen)

  • Funktionstrennungen
  • Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen)
  • Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe
  • Verarbeitungskontrollen
  • Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten

Wie konkret müssen Unternehmen ein solches Kontrollsystem ausgestalten?

Grundsätzlich bleibt das jedem Unternehmer selbst überlassen. Er muss auch für sich entscheiden, welchen Umfang für welche Kontrolle das eigene System tatsächlich haben soll. Wichtig ist, dass das interne Kontrollsystem in den jeweiligen Verfahrensanweisungen dokumentiert wird – und zwar so, wie es tatsächlich durchgeführt wird. Beim Eingang des elektronischen Kontoauszugs des Unternehmers oder von anderen elektronischen Daten (z.B. E-Mails) hat der empfangende Unternehmer eine Kontrolle durchzuführen, z.B. auf:

  1.  Richtigkeit
  2.  Echtheit der Herkunft
  3.  Unversehrtheit des Inhalts

Dieser Prüfvorgang ist zu dokumentieren und zu protokollieren.

Welche Schritte sollte man bei der Anwendung eines IKS befolgen?

Benennen Sie ein Zeitfenster bzw. einen Zeitplan für eine verbindliche Umsetzung eines IKS und überprüfen Sie ischenzeitlich die Einhaltung.

  1.  Schaffen Sie eine Arbeitsgruppe, welche mit der Umsetzung betraut wird. Die Besetzung besteht idealerweise aus Mitarbeitern, die IT-Erfahrungen mitbringen, und Mitarbeitern, die langjährige Erfahrungen im Unternehmen haben.
  2.  Binden Sie auch Ihre anderen Mitarbeiter ein und fragen Sie, ob Vorschläge oder gar bereits Prozessbeschreibungen für Kontrollen vorhanden sind. Oftmals existieren bereits Lösungsansätze, die Arbeitsabläufe sind schließlich nicht neu.
  3.  Nach der Phase des Sammelns muss eine Sortierung und Wertung erfolgen. Dabei sollten Sie pragmatischen Lösungen den Vorrang geben.
  4.  Begreifen Sie ein IKS-System nicht nur als lästige Pflichterfüllung. Kontrollen können zur Leistungsverbesserung beitragen oder auch die Produktivität steigern.
  5.  Gehen Sie selbst als gutes Beispiel voran und halten Sie sich an Kontrollschritte und Kontrollvorgaben.

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Autoren: Franz Höllriegel , Joachim Welper (Dipl.-Betriebswirt, Steuerberater, Business Coach, langjähriger Autor im Bereich Unternehmensführung)