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22.04.2016

Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihre Unternehmenspost

Umfrage von Bitkom Research

Please, Mr. Postman – der Postbote klingelt immer seltener an der Tür. Grund: Unternehmen versenden ihre Post immer öfter elektronisch. Interessant nicht nur deswegen, weil gegen jede Marktgesetze die Deutsche Post das Porto hebt. Unternehmen kann das nicht egal sein.

Briefkasten© mma23 - fotolia.com

Tiefgreifender Wandel

In deutschen Unternehmen stapelt sich die Post – noch. Denn hier hat ein tiefgreifender Wandel nicht mehr nur eingesetzt – er ist in vollem Gange. Jedenfalls wenn allgemein zutrifft, was jetzt eine repräsentative Umfrage von Bitkom Research unter 1.108 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern ermittelt haben will.

Viertel setzt auf digitalen Schriftverkehr

Danach setzt bereits jedes vierte Unternehmen (25 Prozent) auf digitalen Schriftverkehr, 40 Prozent wollen in Zukunft gar vermehrt auf digitale Kommunikation umstellen. „Unternehmen, die Dokumente digitalisieren, können effizienter arbeiten“, sagt Jürgen Biffar, Vorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.

Klassische Briefpost zu teuer

Dem Kommunikationsexperten zufolge bringt klassische Briefpost nur unnötige Kosten für Unternehmen, ganz zu schweigen von den Nachteilen für die Umwelt. Diese Kosten ließen sich durch Lösungen digitalen Dokumentenmanagementes erheblich verringern, ist sich Biffar sicher.

Vorreiter E-Rechnung

Als einen typischen Anwendungsbereich für elektronische Post im Unternehmensschriftverkehr nennt er die elektronische Rechnung. Ich entsinne mich Zeiten von vor zehn Jahren. Damals wurde mir von Kundenunternehmen die Zusendung der Rechnung per Email mit fünf Euro Bearbeitungsgebühr vergällt.

Rechnungen spielen zentrale Rolle

Das hat sich nachhaltig geändert. In jedem Unternehmen – ob klein oder groß – spielt das Schreiben von Rechnungen eine zentrale Rolle. Softwarelösungen ermöglichen es heute, Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und auf den Postweg zu verzichten.

Digitales Dokumentenmanagement

Beim Einsatz von digitalem Dokumentenmanagement hat die Bitkom-Untersuchung allerdings einige Unterschiede je nach Branche zu Tage gefördert. An der Spitze stehen demzufolge Ver- und Entsorger sowie Telekommunikationsunternehmen. Von ihnen digitalisieren bereits 33 Prozent ihren Schriftverkehr. Schlusslicht ist die Transport– und Logistikbranche mit nur 13 Prozent.

Unternehmensgröße weniger bedeutsam

Die Größe des Unternehmens spielt dagegen kaum eine Rolle. Bereits 29 Prozent der großen Unternehmen mit 500 und mehr Mitarbeitern ist es gelungen, die Briefpost durch digitale Kommunikation abzulösen. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen ist dies nur bei 23 Prozent (100 bis 499 Mitarbeiter) bzw. 26 Prozent (20 bis 99 Mitarbeiter) der befragten Unternehmen der Fall.

Digital Office Index

Der Bitkom hat jetzt erstmals den „Digital Office Index“ vorgestellt. Er gibt an, wie weit die Digitalisierung in den Unternehmen bislang gekommen ist und welche Effekte durch die Digitalisierung entstehen.

Porto hoch, Briefpost runter

Von der Entwicklung hin zur elektronischen Post scheint man überall schon etwas erfahren zu haben – außer bei der Deutschen Post. Statt das Porto zu senken, hebt sie es auch noch an. Offenbar will man der aus der Zeit fallenden Briefpost endgültig den Garaus machen – je schneller, je lieber. Auch von daher also Anlass genug für Unternehmen, sich beizeiten von der guten alten Papierpost zu verabschieden.

 

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Autor: Franz Höllriegel

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