11.12.2015

Immer mehr Unternehmer für Enterprise Content Management

Enterprise Content Management Forum auf der CeBIT 2016 informiert über Anwendungsmöglichkeiten. Das papierlose Büro. Es kommt nie, geht es nach den „Papierpatriarchen“ unter den Unternehmern. Es ist schon lange da, frohlockt so mancher „Online-Freak“. Dreh- und Angelpunkt ist eine professionelle Dokumentenverwaltung im Unternehmen. Wie das geht, steht im Mittelpunkt eines Forums auf der kommenden CeBIT 2016 in Hannover.

papierloses Büro

Datenablage – Tummelplatz verschiedener Vorlieben

Hannover. 11. Dezember 2015 – Bei der Datenablage gibt es ganz verschiedene Vorlieben. Doch egal welcher Typus, vom Aktenstapler bis zum Online-Opfer: Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für eine elektronische Dokumentenverwaltung oder Enterprise Content Management (ECM). Der Grund: die Anwendungen sind heute bereits so weit gediehen, dass mit einer ECM-Anwendung so ziemlich jeder Anwendertyp angesprochen wird.

Ablage und Weiterverarbeitung von Dokumenten

Auf der CeBIT 2016 am 16. März sollen Anwender unterschiedlicher Vorlieben im ECM-Forum eine umfassende Bandbreite des Enterprise Content Managements finden, von der sicheren Ablage und Weiterverarbeitung von Dokumenten bis hin zur elektronische Rechnungsverarbeitung oder der Einhaltung von Standards und Compliance-Regelungen.

Enterprise Content Management und Mittelstand

Einer Bitkom-Studie aus diesem Jahr zufolge setzt etwa ein Drittel der mittelständischen Unternehmen eine Standard-Software für Aufgaben des ECM ein. Die Verbreitung hängt demnach aber in hohem Maße von der Unternehmensgröße ab: So nutzen bereits rund 60 Prozent der größeren Mittelständler Standard-Software für ECM. Installationen von ECM-Lösungen seien im Schnitt 6,2 Jahre alt. Und nur gut 40 Prozent der mittelständischen Unternehmen, die bereits Lösungen für ECM nutzen, setzen diese unternehmensweit ein. Die Potenziale eines einheitlichen, unternehmensweiten ECM werden demnach im Mittelstand bis dato noch kaum ausgeschöpft.

Welcher Dokumenten-Typus sind Sie?

Die ECM-Fachleute der CeBIT unterscheiden folgende Grundtypen potentieller ECM-Anwender:

  • Der Papier-Patriarch
  • Der Sicherheitshysteriker
  • Der Onliner
  • Der Earlybird
  • Der Sparfuchs

Papier-Patriarch lässt ausdrucken

Der Unternehmertyp „Papier-Patriarch“ verschließt sich danach dem Trend Internet vollständig. Sein Papierverkehr: hoch. E-Mails lässt er sich von seiner Sekretärin ausgedruckt auf den Schreibtisch legen – um anschließend seine Antwort ins Diktiergerät zu sprechen.

Sicherheitshysteriker stehen digitaler Welt skeptisch gegenüber

Im Vergleich zum Papier-Patriarchen steht der Sicherheitshysteriker der digitalen Welt mehr als aufgeschlossen gegenüber. Laptop und Smartphone hat er immer dabei. E-Mails auszudrucken käme ihm ohne triftigen Grund nicht in den Sinn. Dennoch will es mit dem chaosbefreiten Büro nicht so recht klappen – auch hier stapelt sich das Papier. Denn: Der Sicherheitshysteriker hebt all seine Unterlagen in dicken Ordnern auf – und das jahrelang.

Onliner und ihr Desktop-Chaos

Die Möglichkeiten der Digitalisierung sind dem Onliner alles andere als fremd – und sein Schreibtisch ist beinahe schon befremdlich leer. Dokumente scannt er regelmäßig ein und jagt sie im Anschluss durch den Schredder. E-Mails werden sofort in einen von unzähligen Ordnern sortiert, im Posteingang liegen maximal die Mails der letzten Stunde. Allerdings: hier herrscht keine Ordnung. Auf Desktop, Festplatte, Netzlaufwerk und Laptop nichts als Chaos.

The Earlybird catches the worm

Der Earlybird ist der sprichwörtliche frühe Vogel, der auch bei der Dokumentenverwaltung den Wurm fängt. Dieser Unternehmertypus hat sein eigenes ECM aus Lösungen unterschiedlicher Anbieter zusammengestöpselt: eine Cloud-Lösung für die E-Mail-Archivierung, die frisch gelaunchte Tüftler-App für den geschäftlichen Bankverkehr und das Crowdfunding-Projekt für die Auswertung sensibler Kundendaten. Schade nur, dass seine Dienstleister regelmäßig innerhalb kurzer Zeit Konkurs anmelden und von der Bildfläche verschwinden – genauso wie seine Daten in der Cloud.

Sparfüchse mit Excel Version Annodazumal

Dem Sparfuchs sind die Vorteile einer ECM-Lösung in seinem Unternehmen durchaus bewusst. Die Dokumentenverwaltung im Betrieb läuft einigermaßen, doch der Papieraufwand ist eine große Belastung. Eine Excelliste, vorzugsweise noch aus dem letzten Jahrzehnt, mit Vor- und Nachteilen der einzelnen Anbieter vor allem in finanzieller Hinsicht soll ihm bei der Entscheidung helfen. Ob sich der Sparfuchs jemals entscheidet und ob die kostengünstigste Wahl dann auch die richtige war, steht in den Sternen.

Autor: Franz Höllriegel