23.01.2023

Gutscheine und Geldkarten

Nur Bares ist Wahres? Nicht nur. Als Arbeitgeber können Sie sich und Ihrem Arbeitnehmer helfen, Steuern zu sparen, indem Sie ihn nicht bar bezahlen, sondern unbar. Die Schlüsselwörter hier heißen Gutschein und Geldkarte. Eine Bedingung: Sie müssen die Spielregeln beachten.

Gutscheine und Geldkarten

Woraus besteht die unbare Lohnzahlung und seit wann gibt es sie?

Seit 2022. Damit können Sie als Unternehmen Ihrem Mitarbeiter einen Gutschein oder eine Geld- oder Wertkarte geben anstelle einer Auszahlung des Lohnes:

  • im Wert von bis zu 50 Euro: gilt für alle in dem Monat zugeflossenen Sachbezüge. Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern am Monatsanfang eine Tankkarte über 50 Euro überlassen haben und gegen Monatsende die neue CD vom stadtbekannten Sänger, sind alle Leistungen dieses Monats wie Tankkarte und CD steuer- und sozialabgabenpflichtig.
  • Monat für Monat: Die Freigrenze von 50 Euro gilt monatsbezogen. Daher ist es wichtig, wann Ihre Arbeitnehmer den Gutschein erhalten. Der Gesetzgeber hat festgelegt:
    • Sind die Gutscheine/Geldkarten bei einem Dritten einzulösen, gilt der Zeitpunkt der Hingabe des Gutscheins an den Arbeitnehmer oder die Aufladung des Guthabens für ihn.
    • Kann Ihr Arbeitnehmer die Gutscheine ausschließlich bei Ihnen als seinem Arbeitgeber einlösen, gilt der Zeitpunkt der Einlösung.
  • gänzlich frei von Abgaben

Was heißt frei von Abgaben?

Keine Steuern und keine Sozialabgaben. Das heißt, als Arbeitgeber können Sie Ihren Mitarbeiter mit einem kleinen Bonus in Form eines Gutscheins bzw. einer Geldkarte zusätzlich motivieren. Ihre Firma spart ihren Anteil bei der Sozialversicherung, anders als bei einer herkömmlichen Gehaltserhöhung.

Warum dann überhaupt noch Gehalt auszahlen?

Weil es ohne das normale Gehalt keinen Gutschein und keine Geldkarte geben kann. Die Grundregel: Sie gewähren als Arbeitgeber den Bonus nur zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn. Ein Sachbezug ist erforderlich.

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Was heißt Sachbezug?

Das hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem elfseitigen Schreiben (vom 15.03.2022, Az.: IV C 5 – S 2334/19/10007:007) detailliert dargelegt und den Begriff „Sachbezug“ neu definiert. Danach haben grundsätzlich keinen Sachbezug und zählen gemäß § 8 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) als steuer- sowie sozialversicherungsrechtlich nicht begünstigte Geldleistungen:

  • zweckgebundene Geldleistungen
  • nachträgliche Kostenerstattungen
  • Geldsurrogate und
  • andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.

Typische andere Sachbezüge sind:

  • die Gewährung von Versicherungsschutz, etwa
    • Kranken-, Krankentagegeld- oder Pflegeversicherung beim Abschluss einer solchen Versicherung und Beitragszahlung durch Sie als Arbeitgeber.
    • Unfallversicherungen sind begünstigt, sofern Ihr Arbeitnehmer seinen Versicherungsanspruch unmittelbar gegenüber dem Versicherer geltend machen kann.
    • Zuschüsse zu Mahlzeiten wie dem Kantinenessen und zu Kosten der Arbeitskleidung.

Ausdrücklich als Sachbezug erklärt das BMF:

  • bestimmte zweckgebundene Gutscheine und Geldkarten. Voraussetzung: Sie sind ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen bei dem Arbeitgeber oder einem Dritten berechtigt und erfüllen festgelegte „ZAG-Kriterien“ (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG).

Was heißt ZAG?

ZAG steht für Zahlungsdienste-Aufsichtsgesetz. Die Stolperfalle: Dessen Kriterien sind nicht erfüllt, wenn Ihr Arbeitnehmer zunächst in Vorleistung tritt und Sie als Arbeitgeber die Kosten nachträglich erstatten. Stellen Sie sich vor, Ihr Mitarbeiter tankt für 50 Euro und reicht den Tankbeleg anschließend bei Ihrem Unternehmen als seinem Arbeitgeber ein. Dann gilt der Vorgang als nicht begünstigte Geldleistung. Hat Ihr Beschäftigter jedoch zuvor einen Tankgutschein über 50 Euro erhalten und diesen beim Tanken eingelöst, sind alle Voraussetzungen für die Steuerfreiheit gegeben.

Nochmal: Warum nicht ganz auf Auszahlung von Gehalt verzichten?

Das geht von Gesetzes wegen nicht. Eine Gehaltsumwandlung oder ein Gehaltsverzicht scheiden aus nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG aus. Dort heißt es: „Sachbezüge … bleiben außer Ansatz, wenn die sich nach Anrechnung der vom Steuerpflichtigen gezahlten Entgelte ergebenden Vorteile insgesamt 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen; die … nicht zu den Einnahmen in Geld gehörenden Gutscheine und Geldkarten bleiben nur dann außer Ansatz, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.“

Seit diesem Jahr gilt für die Zusatzvergütung eine monatliche Freigrenze von 50 Euro.

Welche Wirkung entfaltet die Freigrenze?

Monatlich bleibt ein Gutschein bzw. eine Geldkarte bis zum Betrag von 50 Euro vollständig abgabenfrei. Überschreiten sie diesen Betrag auch nur gering, sind sie beide zu versteuern. Die Monatsbeträge können Sie nicht in Jahresbeträge hochrechnen; das ist unzulässig. Es gilt einzig die monatsgenaue Abrechnung. Zudem sind reine Geldleistungen nicht begünstigt; also keine Barauszahlung.

Wie bleibt der Zusatzbonus abgabenfrei?

Der Gutschein muss bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen einlösbar sein. Damit fallen Anbieter von Marktplätzen aus der Steuerfreiheit raus. So ist beispielsweise eine Amazon-Geldkarte nicht begünstigt. Trotz der Einschränkung bieten sich Ihnen etliche Möglichkeiten, Ihren Mitarbeitern steuerfreie Sachleistungen zu gewähren. Entscheidend ist, dass die Gutscheine Gültigkeit besitzen für:

  • eine begrenzte Produktpalette: Sie dürfen Sie einen Gutschein als steuerfreien Sachbezug behandeln, wenn er ausdrücklich für eine bestimmte Produkt- oder Dienstleistungspalette einlösbar ist, wie z.B.:
    • Gutscheine für Kraftstoffe, Waschkarten, Ladestrom
    • Karten für Personennah- und Fernverkehr
    • Streamingdienste für Filme/Musik
    • Gutscheine für Bücher, Zeitschriften, Downloads, Hörbücher
    • Kleidungs-, Fashion- und Beautycards
    • Fitnessangebote einer bestimmten Trainingsstätte und deren Leistungen
  • ein begrenztes Netzwerk: Aus Vereinfachungsgründen gewährt der Gesetzgeber bei Gutscheinen und Geldkarten zum Bezug von Waren und Dienstleistungen einer festgelegten Ladenkette die Abgabenfreiheit. In diesem Fall spielt es erfreulicherweise keine Rolle, ob der Gutschein im Laden oder Internetshop der Kette eingelöst wird. Begünstigt sind u.a.:
    • Gutscheine und Kundenkarten von Einkaufscentern
    • wiederaufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel oder Einzelhandelsketten
    • Tankstellenkarten für den Bezug von Waren oder Dienstleistungen
    • Karten der Online-Händler zum Bezug von Waren/ Dienstleistungen aus eigener Produktpalette
    • Citycards nach Postleitzahlenmodell

Was ist das Postleitzahlenmodell?

Hier hat sich der Gesetzgeber etwas Neues einfallen lassen. Sind Gutscheine oder Geldkarten geographisch auf eine bestimmte Region beschränkt, bleibt deren Überlassung abgabenfrei. Darunter fallen Gutscheine einer Stadt, Gemeinde oder Werbegemeinschaft, wenn das Einlösungsgebiet der Gutscheinkarte anhand von zweistelligen Postleitzahlbezirken begrenzt ist. Dabei legt der Gesetzgeber die ersten zwei Stellen einer Postleitzahl zugrunde.

Beispiel Düsseldorf: Hier gibt es beginnend mit den Ziffern 40 Postleitzahlbezirke von 40210 bis 40721. Somit ist ganz Düsseldorf ein zulässiges Einlösungsgebiet.

Beispiel München: Hier gibt es beginnend mit den Ziffern 80 Postleitzahlbezirke von 80331 bis 81999. Diese Bezirke gelten als ein zulässiges Einlösungsgebiet. Die dann folgenden Gebiete mit den Anfangsziffern 82 bis 85 fallen nicht mehr darunter. Anbieter von Citycards haben die Einlösbarkeit ihrer Gutscheinkarten bereits weitgehend angepasst.

Die Abgrenzung – was ist nicht begünstigt?

Die Gewährung von Geld- und Wertguthabenkarten mit überregionaler Akzeptanz ohne Einschränkungen bei der Produktpalette, Beispiel Amazon. Auch darf die Gutscheinkarte keine Barauszahlungsfunktion haben. Das gilt ebenso für Restguthaben auf Prepaidkarten. Eine anteilige Barauszahlung gefährdet die Abgabenfreiheit. Schließlich sind ausschließlich Sachbezüge begünstigt.

Beispiel weltweite Prepaidkarte: Sie als Arbeitgeber geben Ihrem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn eine Prepaidkarte, die jeden Monat mit 50 Euro neu aufgeladen wird. Damit kann er bei 10 Millionen Akzeptanzstellen weltweit Produkte einkaufen. Damit fehlt es an einer Begrenzung auf ein festgelegtes Netzwerk oder eine definierte Produktpalette. Die Voraussetzungen für eine Abgabenfreiheit sind nicht erfüllt.

Beispiel begrenzte Prepaidkarte: Sie geben als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter eine Prepaidkarte, die er nur bei festgelegten Tankstellen- oder Modeketten einlösen kann. Dann gilt die Überlassung als Sachbezug und ist steuer- sowie sozialversicherungsfrei.

Zusätzlich können Sie Gutscheine steuerfrei überlassen, wenn ein Vertrag zwischen dem Aussteller und den Akzeptanzstellen für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke geschlossen wird. Das gilt für Verzehrkarten in Form von:

  • Essensgutscheinen
  • Restaurantschecks und Essensmarken
  • betriebliche Gesundheitsmaßnahmen
  • Zweckkarten für Erholungsbeihilfen und Fahrtkostenzuschüsse.

Was bedeuten Gutscheine für Ihre Praxis bei der Betriebsprüfung?

Betriebs- und Lohnsteuerprüfungen nehmen steuerfreie Bezüge regelmäßig auf ihre Berechtigung hin besonders unter die Lupe. Als Arbeitgeber bereiten Sie sich deshalb bei der nächsten Betriebsprüfung auf folgende Punkte vor:

  • Haben Sie die Freigrenze von 50 Euro (bis 31.12.2021: 44 Euro) eingehalten? Wichtig: Trägt Ihr Unternehmen Gebühren, etwa um Kosten für die Aufladung einer Geldkarte oder das Ausstellen eines Gutscheins, handelt es sich nicht um einen zusätzlichen geldwerten Vorteil, sondern um notwendige Begleiterscheinungen, um die Funktion zu ermöglichen. Solche Beträge bleiben bei der Freigrenze außer Betracht.
  • Passt die zeitliche monatsgenaue Zuordnung der Vergütung? Achten Sie bei der Verbuchung auf die korrekte Datumseingabe! Achtung Stolperfalle: Bei der Aushändigung einer Tankkarte am Monatsanfang für den laufenden Monat und zum Monatsende für den Folgemonat holen Sie sich ungewollt Probleme ins Haus. Wenn Sie aus Vereinfachungsründen jeweils den 30. oder 31. des Monats eingeben, sind unbequeme Nachfragen garantiert.
  • Haben Sie Ihre Dokumentationspflichten beachtet? Am besten verbuchen Sie sämtliche steuerfreien Sachbezüge auf einem eigenen Sachkonto „freiwillige soziale Leistungen“. Legen Sie den Rechnungsbeleg zum Lohnkonto des jeweiligen Mitarbeiters!
  • Erfüllen von Ihnen ausgegebene Universalgutscheine die neuen gesetzlichen Bedingungen einschließlich der ZAG-Vorgaben? Der Prüfer beachtet dies besonders kritisch.
  • Greifen Sie auf Gutscheine bzw. Geld- oder Wertkarten lokaler Anbieter und Werbegemeinschaften zurück. Sie
    • sind weniger prüfungsanfällig,
    • unterstützen die Nachhaltigkeit und
    • machen unabhängig von globalen Lieferketten.

Können Sie Gehaltszahlungen durch Sachzuwendungen ersetzen?

Ein zunehmend heißes Eisen. „Die Zeit der großen Geschenke ist eigentlich vorbei“, meint die Arbeitsrechtsexpertin Nathalie Oberthür aus Köln. Heute gebe es in der Regel nur kleine Aufmerksamkeiten, „um keine Risiken einzugehen“, so Oberthür. Warum Sie Vorsicht im Umgang mit Sachzuwendungen predigt und alles, was Sie hierzu wissen sollten, lesen Sie in unserem Beitrag „Sachzuwendungen: Die wichtigsten Regeln für steuerfreie ‚Aufmerksamkeiten‘“. Eine interessante Art der Gehaltserhöhung sind Warengutscheine, die Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer anstatt einer Erhöhung des Bruttoarbeitsentgelts gewähren. Unternehmensbranding und Mitarbeiterbindung können Sie so sehr leicht fördern. Wir haben für Sie eine Übersicht „Aufmerksamkeiten und Geschenke – Übersicht“ zum Herunterladen bereitgestellt. Dort finden Sie alles, was Sie hinsichtlich des Wertes und der Besteuerung bei Aufmerksamkeiten und Geschenken an eigene Mitarbeiter und an betriebsfremde Geschäftsfreunde beachten. Zudem haben wir eingefügt, was sich 2022 geändert hat.

Autor*in: Franz Höllriegel